エクセル勤怠管理はなぜ手間？無料テンプレと低予算でできる改善策まとめ

「勤怠管理はとりあえずExcelでやってるけど…正直、めんどくさい。」

そんな声を、特に10〜50名規模の中小企業やスタートアップの事務担当者からよく耳にします。手間のかからないつもりで始めたExcel勤怠管理。でも実際は、

集計ミスや手入力の手間
ファイル共有の煩雑さ
月末の「勤怠集計地獄」

など、運用していくうちに多くの課題に直面することも。

本記事では、そんなエクセル勤怠管理のリアルや低予算でできる改善策をわかりやすく解説します。

【無料テンプレート】エクセル勤怠管理
エクセルでの勤怠管理が手間に感じる理由とは？
エクセル勤怠管理の手間改善策
エクセルよりコスパのいい勤怠管理システム
まとめ：勤怠管理の手間は業務負荷増加の原因に

【無料テンプレート】エクセル勤怠管理

これからエクセルで勤怠管理を行う場合は、こちらの無料テンプレートをダウンロードしてご利用ください。

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[ファイル] > [ダウンロード] > [Microsoft Excel (.xlsx)]

エクセルでの勤怠管理が手間に感じる理由とは？

エクセルでの勤怠管理は「かなり手間！」という声が多くみられますが、具体的に現場はどのような点が手間に感じているか把握できていますか？

ここでは、勤怠管理システムを提供する弊社がよくいただく「エクセル勤怠管理の手間」をご紹介します。

① 月末の集計が大変

勤怠記録が溜まってくる月末、「全員分ちゃんと入力されてる？」「残業合計合ってる？」などの確認作業が一気に押し寄せます。1人の入力ミスで全体の合計が狂ったり、修正のたびに集計関数を見直したり…。

「月末になると胃が痛くなる」という担当者の声も多く、ルーティンとはいえ精神的な負担が大きいのが現実です。

② 勤怠データがバラバラに届く

拠点やスタッフごとにファイル形式が違う、提出時期がバラバラ…その結果、「それぞれを確認→集計→整形」という手間が発生することも。さらに形式が統一されていないと関数の使い回しもできず、毎月1から手作業での関数入力が必要になるのです。

この工程だけで数時間〜数日取られることもあります。

③ 関数ミスで集計が狂う → 原因が不明

Excel関数は便利だですが、少しでも数式がズレていると合計が合わない・空白扱い・エラー表示といった不具合が頻出します。しかも、それを原因特定するのが一番時間かかるのです。

「どこが間違ってるかわからないまま、1セルずつ見ていく」という無駄な作業感により、仕事へのやる気を削がれる従業員も少なくありません。

④ 属人化していて他の人が触れない

「このファイルがどうなっているかAさんしかわからない」「1つエラーが起きるとBさんに依頼するしかない」といった属人化もよくある課題です。

数式が複雑すぎて他の人がメンテできない
Aさんが休みの日にエラーが出ると誰も直せない
他部署や上司が閲覧できない

といった問題が業務のブラックボックス化を招きます。

⑤ ファイル破損や上書きでデータが消える

データが消えるというトラブルも、勤怠管理に限らずエクセルを使っていると頻発するトラブルですよね。

上書き保存ミス
誤って違う月のテンプレに上書き
フリーズしてファイル破損
誰かが別名保存して最新版がわからなくなる

クラウドでの自動バックアップやファイルロック機能がないと、取り返しがつかないリスクすらあります。

⑥社内規則や法律が変わると混乱

社内規則や法律が変わったときに、エクセルの関数やマクロを手動で修正する必要があります。その際、ミスがあれば法律違反や給与計算ミスに直結し、大事になりかねません。

例①法律変更：
2023年4月の改正で「月60時間超の残業」に対して割増率が50％に変更
　→ Excelでの残業計算式にミスがあると、未払いリスクが発生

例②社内ルール変更：
子育てによる離職防止のためにフレックス勤務を導入
　→ 勤怠テンプレートや関数をゼロから見直すことが必要

エクセル勤怠管理の手間改善策

「エクセルは手間」と感じている方でも、ちょっとした工夫で改善可能です。ここでは、月末の集計負担を軽減し、属人化やミスを防ぐための改善策をご紹介します。

① 自動計算できる関数を活用する

毎回手計算していては非効率。以下の関数を使えば、勤務時間や残業時間を自動で集計できます。

内容	使用関数の例
勤務時間の計算	`=退勤時刻 - 出勤時刻 - 休憩時間`
月の合計労働時間	`=SUM(勤務時間列)`
所定労働時間との差分	`=実労働時間 - 所定時間`
残業の判定	`=IF(勤務時間>8, 勤務時間-8, 0)`
24時間以上の表示形式	`[ホーム] > [書式]` > [セルの書式設定] > [数値] > [カテゴリ] > [カスタム] > [種類] > 「 [h]:mm;@ 」と入力

万が一ファイルが壊れたときのために、テンプレート用ファイルを作成しておくこともおすすめします。

② テンプレートを整備して属人化を防ぐ

「このファイルはあの人しかわからない」という状態を防ぐには、見やすく・統一されたテンプレートを用意することが大切です。以下はその一例です。

入力欄と自動計算欄を明確に色分け
曜日や祝日が自動表示される設定を組み込む
休暇・遅刻・早退などの選択肢をドロップダウンリストで固定
入力ミスを防ぐための入力規則（データバリデーション）を活用

これにより、「誰でも使える勤怠ファイル」が実現します。

③ Googleスプレッドシートで共有＆同時編集

Excelの「上書きミス」や「最新版がわからない」といった悩みは、Googleスプレッドシートに切り替えるだけで大幅に軽減できます。

クラウド上で常に最新版を共有
複数人が同時編集可能
編集履歴が残るので、万が一のミスもすぐに戻せる
スマホ・タブレットでも場所を問わず入力可

無料で使えるのも嬉しいポイントです。

④ マクロ・VBAで作業を自動化する

「CSV出力」「月次レポート作成」「シートの複製・保存」など、繰り返し作業はマクロでボタン1つにまとめると効率的です。

複雑な数式を1クリックで実行
作業手順を標準化して、誰でも使えるように
自動エラーチェックやアラートも組み込める

Excelに不慣れな人でも、「このボタンを押せばOK」という状態を作ることで、属人化や操作ミスを防げます。

⑤ ファイル命名ルール・保管場所を統一する

どれだけテンプレが整っていても、「どこにあるかわからない」「上書きされた」が起きては意味がありません。以下のように保存ルールを明文化しておくと安心です。

命名ルール例：勤怠_2025年06月_全体版.xlsx
フォルダ構成：\\社内共有ドライブ\勤怠管理\年\月
編集権限：更新は担当者のみ／閲覧は上司OK
バックアップ：毎月初に複製保存

こうした運用ルールが「ミスを未然に防ぐ仕組み」になります。

エクセルよりコスパのいい勤怠管理システム

エクセル勤怠管理は、確かに「無料で手軽に始められる」点では優れています。
しかし、人的ミスによる損失やファイル作成や集計にかかる人件費を加味すると、低価格で導入できる勤怠管理を導入したほうがコストパフォーマンスが高くなることもあるのです。

勤怠管理システム導入のメリット

勤怠管理システムを導入することで、勤怠を申請する側も集計する側も作業がラクになり、人的ミスやそれによる損失を大幅に減らすことができます。

出退勤が簡単に打刻できる
残業時間・有給残数・休暇申請が自動で管理
給与計算ソフトとの連携でミスを激減
労基法改正にも自動で対応
複数拠点でもリアルタイム共有可能
ペーパーレス化でCSRアピールにも

コスパの良い勤怠管理システム3選

ここでは、コスパの良さが強みの勤怠管理システムを紹介します。

入退室管理システム入退くん

入退室管理システム入退くんは、QRコードやICカードで勤怠管理ができるシステムです。「入退室管理システム」でありながら有給・遅刻早退・直行直帰申請や拠点ごと・社員ごとにルールの設定が可能など、勤怠管理に不足しません。
シンプルな機能・画面なので教育コストをかけずに導入でき、PCが苦手な社員でもすぐに使いこなせるでしょう。