従来のタイムカードに比べ、ICカード方式のタイムカードには便利な部分が多いです。そのため、多くの企業が導入しています。
この記事では、ICカード方式のタイムカードを導入したいと考えている企業の担当者に向けて、ICカード方式のタイムカードの特徴や選び方について解説します。導入を検討するうえでの参考として役立ててください。
ICカード方式のタイムカードとは？
ICカード方式のタイムカードは、それぞれのICカードに設定されている固有の識別番号をもとにして出退勤の時間を打刻します。レコーダーにICカードリーダーが付属している勤怠管理システムです。ICカードを改めて用意しなくても、個人が所有しているIC免許証や各種交通系ICカードをそのまま利用して打刻できます。
他のタイムレコーダーとの違い
従来のタイムレコーダーでは、紙のタイムカードを使用しています。紙のタイムカードは社員の人数分が必要であり、使用後は一定期間そのままの状態で保管する義務があります。
一方、ICカード方式のタイムカードは、ICカードをかざすだけで打刻が可能です。データは紙の資料としてではなく、データとして保管できます。打刻後のデータは、パソコンですぐに確認できます。
ICカード方式のタイムカードの種類
ここでは、ICカード方式のタイムカードにはどのような種類があるか解説します。
- 接触型ICカード方式
- 非接触型ICカード方式
接触型ICカード方式
接触型ICカード方式のタイムカードは、カードの中に電極とICチップが埋め込まれています。打刻するためには、専用のカードリーダーに差し込み、ICチップの情報を読み取らせます。カードリーダーとICチップが接触する必要があるため、不正な打刻を防ぎやすいです。
非接触型ICカード方式
非接触型のICカード方式のタイムカードは、内部に電磁場を作るためのコイルが内蔵されています。電磁界を利用し、無線でICカードの情報を読み取らせる仕組みです。
非接触型ICカード方式は、交通系ICカードや電子マネーなど、身の回りで利用されているさまざまなICカードに採用されています。
ICカード方式のタイムカードを利用するメリット
ここでは、ICカード方式のタイムカードを利用するとどのようなメリットがあるか解説します。
- 誰でも簡単に使える
- 労働管理や給料計算を同時に行える
- コスト削減につながる
誰でも簡単に使える
ICカード方式のタイムカードはカードリーダーにかざすだけで打刻できるため、使い方が簡単です。難しい操作は必要ないため、誰でも利用できます。また、新しくICカードを用意しなくても、社員がもともと所有しているICカードを登録すれば、すぐにタイムカードの打刻ができます。導入後は、すぐに定着する可能性が高いです。
労働管理や給料計算を同時に行える
ICカード方式のタイムカードの場合、打刻された出退勤のデータは自動的に勤怠管理システムに登録されます。紙のタイムカードとは違い、データの登録のため手間がかかりません。リアルタイムで労働時間を把握でき、労働管理と給料計算を同時に進められます。
コスト削減につながる
社員がもともと所有しているICカードを活用できるため、備品として新しいICカードを購入する必要がありません。そのため、導入時にコストがかかるのは、ICカードを読み取る機器だけです。ICカード方式のタイムカードを導入すれば、労働に関するデータの管理やデータを使用する作業も効率化できます。そのため、大幅なコスト削減につながる可能性があります。
勤怠管理システムの導入により、タイムカードの保管や手動計算といった業務上のムダを大幅に削減した事例はこちら。
「拠点在室者」を見ることで、職員が出勤できているかどうかをパソコンで確認することも出来るようになりました。データで入退出の記録が残るため、給料計算に関しても基幹システムと連携してほぼ自動で計算できるようになりました。
【利用者の声】明誠株式会社（オフィス）より
ICカード方式のタイムカードを利用するデメリット
ここでは、ICカード方式のタイムカードを利用するとどのようなデメリットがあるか解説します。
- 導入時に手間がかかる
- データを紛失するリスクがある
- セキュリティに気をつける必要がある
導入時に手間がかかる
システム全般にいえることですが、導入する際はさまざまな作業が必要です。まずは、自社の就業規則を考慮し、それに対応できるシステムを選ぶ必要があります。また、システムの導入後に例外として手作業で対応すべき内容が発生しないようにシステムを構築しなければなりません。
社内に使い方を周知したり、ワークフローへスムーズに組み込んだりすることも重要です。
データを紛失するリスクがある
ICカード方式のタイムカードでは、勤怠情報を電子的なデータで管理します。そのため、何らかのトラブルによりデータを紛失すれば、一度に大量の勤怠情報を失うリスクがあります。ICカード方式のタイムカードを導入した後は、定期的に複数のバックアップを取って対策しなければなりません。
セキュリティに気をつける必要がある
勤怠情報は個人情報でもあるため、データの漏えいには注意が必要です。データを管理しているパソコンがウイルスに感染しないように注意しましょう。セキュリティ対策を取り入れ、勤怠情報が流出しないように管理する必要があります。ログインIDやパスワードを設定し、厳重に管理するのが基本です。
ICカード方式のタイムカードを利用するためにかかるコスト
ここでは、ICカード方式のタイムカードを利用するためにどの程度コストがかかるか解説します。
導入時にかかるコスト
ICカード方式を導入する際は、ICカードリーダーとタイムレコーダーが必要です。一体になっているタイプなら、10万円程度で購入できます。また、社員個人が所有するICカードを使用しない場合は、打刻用のICカードも必要です。ICカードは数百円程度で購入できます。
さらに、勤怠管理のためのソフトも必要です。クラウド型なら無料で利用できるものもありますが、パッケージ型の商品は10万円以上するものもあります。
導入後にかかるコスト
導入後は、ICカード方式のタイムカードを運用する費用はほとんどかかりません。データを集計する人件費以外は、想定する必要がないでしょう。
ICカード方式のタイムカードを選ぶときのポイント
ここでは、ICカード方式のタイムカードを選ぶ際にどのようなポイントを確認すればいいか解説します。
機能
さまざまなシステムがあり、それぞれ搭載されている機能は異なります。なかには、基本的な打刻の機能だけでなく、交通費精算機能やシフト管理機能がついているものもあります。残業や休暇などの各種申請まで対応できたり、勤務時間を自動で集計できたりするシステムも人気です。自社の状況を考慮したうえで、どのような機能があると便利か検討しましょう。
コスト
ICカード方式のタイムカードの打刻に必要なシステムの価格はさまざまです。便利な機能がついているとしても、費用対効果を見込めなければ本末転倒となります。自社にとっての必要性を考慮したうえで、予算に合うシステムを選びましょう。なお、システムの単価だけでなく、設置する台数も考慮して総額を把握する必要があります。
セキュリティ対策
勤怠管理のために記録した労働時間のデータは、3年間保管しなければなりません。このことは企業に対して義務付けられています。データを安全に保管するには、厳重なセキュリティ対策が必要です。
とくに、個人が所有するICカードを活用する場合、クレジット機能や個人情報も一緒に保管することになります。悪意をもった第三者に情報を抜き取られないよう、しっかり対策しましょう。
サポート
新しいシステムを導入すると、最初のうちは解決方法が分からないトラブルが発生する可能性もあります。安心して使用するには、サポートが充実しているシステムを選びましょう。そのようなシステムであれば、自社の就業規則や雇用形態を丁寧にヒアリングしたうえで初期設定を支援してくれる可能性が高いです。
まとめ
ICカード方式のタイムカードを利用すれば、より効率的かつスムーズに勤怠管理ができるようになります。社員にとっても簡単で便利なため、すぐに定着させられる可能性が高いです。
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