タイムカードの押し忘れを防止するには？押し忘れの理由や対処方法を解説

タイムカードを押し忘れる従業員がいるため、正確な勤怠管理ができず、困っている企業も少なくありません。押し忘れを防止するには、理由を考慮したうえで対策をする必要があります。

この記事では、従業員がタイムカードを押し忘れる理由に触れたうえで、具体的な対策方法を解説します。

タイムカードの押し忘れに困っている企業の担当者は、ぜひ参考にしてください。

タイムカードの重要性

タイムカードは、従業員の労働時間を正確に記録するためのツールです。記録することで、出勤や退勤の時間を客観的に判断できます。

勤怠状況は給与を算出するうえでも重要な情報であるため、タイムカードによって正しく確認することが大切です。

ただし、従業員がタイムカードを押し忘れても、それだけで欠勤扱いにはできません。これは、労働基準法において明確に定められています。

従業員がタイムカードを押し忘れる理由

なぜ従業員はタイムカードを押し忘れてしまうのでしょうか。

ここでは、従業員がタイムカードを押し忘れる理由について解説します。

タイムカードが視界に入りにくい

タイムカードを押すのは、出勤時と退勤時です。そのタイミングでタイムカードの打刻機が目に入らず、押し忘れてしまう人も少なくありません。

たとえば、打刻機が他の備品に紛れていると、視界に入りにくくなります。打刻機がトイレや休憩室の近くにある場合も、トイレや休憩室を使用しているうちに、タイムカードの打刻を忘れる可能性があります。

打刻が習慣化されていない

タイムカードの重要性を理解していなかったり、打刻を忘れがちだったりする人は、いつの間にかそれが習慣化します。

打刻を忘れても、本人にとって負担となるペナルティがなければ、タイムカードの打刻を忘れても問題はないと、無意識に思ってしまう可能性があります。

打刻に手間がかかる

タイムカードの打刻は、出退勤の際にひと手間がかかるため、面倒だと感じている人もいます。

スムーズに打刻できないと、打刻を後回しにしてしまい、そのまま打刻を忘れるケースも多いようです。

従業員には、必要なタイミングできちんと打刻させなければなりません。

従業員がタイムカードを押し忘れたときの対処方法

従業員がタイムカードを押し忘れたときは、その都度すみやかに対処する必要があります。ここでは、具体的な対処法を解説します。

発覚した時点で確認する

タイムカードを押し忘れた従業員がいると判明した場合は、すぐに本人に確認をしましょう。出退勤は毎日行うため、できるだけ早く確認してください。長く放置していると、本人も正確な出退勤の時刻を思い出せなくなります。早く対処すれば、従業員がタイムカードを押し忘れても、大きな問題に発展するのを防止できます。

客観的な事実とすりあわせる

出退勤の時刻を従業員本人に確認するだけではなく、周囲の従業員にも話を聞いて事実確認を行いましょう。本人に聞くだけでは客観的な証拠がないため、嘘を見抜けない可能性もあります。

たとえば、実際は遅刻したにも関わらず、通常どおり出勤したと証言するかもしれません。事実確認としては、メールの送受信履歴やレジの使用履歴などをチェックする方法があります。

あえて手間がかかる修正方法を取り入れる

正確な出退勤時刻を確認できたら、その時点でタイムカードを修正しましょう。ただし、修正については、手間がかかる方法を設定しておくことをおすすめします。

たとえば、修正時には所属部署の上司からの承認印を必須とする方法があります。タイムカードを押し忘れると修正が面倒だと従業員本人が自覚すれば、自然と押し忘れも防げます。

打刻忘れが起きることを念頭に置いたタイムカードのルール作りが大切です。

しっかり注意する

タイムカードは実際の出退勤の際に押すのが基本のルールです。押し忘れた従業員がいたら、正確な出退勤時刻を確認するだけではなく、きちんと注意する必要があります。改めてルールを伝えて認識させましょう。毅然とした態度で厳しく注意してください。

繰り返す場合は警告する

タイムカードを押し忘れる従業員は、何度も同じことを繰り返しがちです。押し忘れるたびに注意しても改善がみられないときは、始末書を書かせて反省を促しましょう。それでも改善されないのであれば、減給を検討する必要があります。ただし、減給については、あらかじめ規定を設けたうえで、周知しておかなければなりません。

タイムカードの押し忘れを予防するには？

従業員がタイムカードを押し忘れないようにするには、どのような対策があるのでしょうか。ここでは、タイムカードの押し忘れを予防する対策を解説します。

設置場所を工夫する

タイムカードの打刻機は、従業員の目に入りやすい場所に設置しましょう。わかりにくい場所に設置しているのであれば、場所を移動してください。また、打刻しなければ出勤や退勤ができない環境を作るのも効果的です。たとえば、従業員の出入口に打刻機を設置すると、タイムカードを押し忘れる従業員は減るでしょう。

リマインダーを表示する

タイムカードの押し忘れを防ぐには、従業員の意識を高めるために、リマインダーを表示するのも効果的です。すべての従業員の目に入る場所に張り紙をして、出退勤時の打刻を呼びかけましょう。従業員の目に入る場所にリマインダーを表示すると、つい忘れてしまう人もタイムカードを思い出しやすくなります。

従業員同士で確認しあう

タイムカードはすべての従業員が使用するため、従業員同士で打刻を確認しあう状況を作るのもおすすめです。人事の担当者だけではなく、社内全体で声を掛ける体制を目指しましょう。同じ部署の従業員同士で打刻をチェックしあうだけでも、押し忘れる人を大幅に減らせる可能性があります。

意識を改善する

押し忘れを防ぐために特に重要なのは、従業員本人にタイムカードの打刻の重要性を理解させることです。本人の意識が低ければ、対策を取り入れても効果は期待できません。たとえば、頻繁に打刻を忘れる人には、スマートフォンのリマインダーを活用したり、デスクに張り紙をしたりさせましょう。

簡単な打刻方法に切り替える

タイムカードの打刻方法が面倒だと、後回しにされる可能性があります。よりスムーズに打刻できる方法に切り替えて、従業員の手間や負担を軽くしましょう。入退室管理システムのなかには、ICカードやQRコードで簡単に打刻できるものもあります。自社の状況にあうシステムを選び、導入してください。

入退室管理システムのおすすめポイント

入退室管理システムを導入することで、タイムカードの押し忘れを防止できます。

ここでは、入退室管理システムのおすすめポイントを解説します。

簡単に打刻できる

先述のとおり、入退室管理システムのなかには、ICカードやQRコードをかざすだけで打刻できるものもあります。従業員は短い時間で簡単に打刻できるため、手間や負担もほとんどかかりません。出退勤の際は、従業員の多くは慌ただしくしていますが、入退室管理システムなら瞬時に打刻を完了できます。

打刻修正の機能がある

入退室管理システムには、打刻漏れに備えて打刻修正の機能もついています。打刻修正をシステム上で管理者に申請できるため、従業員が打刻を忘れても簡単に対処ができます。修正された時刻を、そのまま集計に反映させられるため、手間がかかりません。

打刻漏れを通知してくれる

打刻漏れがあったときは、入退室管理システムから従業員本人と管理者の両方に自動的にアラートが送られます。何度も打刻漏れを繰り返す従業員がいる場合も、管理者はすぐに把握できます。状況に応じた対策を取りやすく、タイムカードの押し忘れによるトラブルも減らせます。

集計の手間がかからない

入退室管理システムでは集計も自動的に行われるため、担当者の手間が軽減されます。自社の既存のシステムと連携できる場合もあり、勤怠状況のデータをスムーズに活用できます。従業員の打刻漏れを減らしつつ作業の手間も軽減することで、業務を大幅に効率化できる可能性があります。

まとめ

従業員がタイムカードを押し忘れる理由はさまざまです。着実に打刻させるための工夫を、取り入れなければなりません。打刻しやすいツールに切り替えるのも、タイムカードの押し忘れを防ぐための効果的な対策です。

入退室管理システム 入退くんは、初期費用無料で利用できます。月額料金も1人あたり55円からと、低コストでの運用が可能です。ICカードやQRコードも利用できるため、打刻にも手間がかかりません。タイムカードの押し忘れを防止するために、ぜひ導入を検討しましょう。