勤怠管理とは？徹底して行うべき理由や実施時の注意点・役立つツールを紹介

勤怠管理の業務内容を把握しておきたいという人もいらっしゃるでしょう。

この記事では、勤怠管理の担当者に向けて、勤怠管理の詳しい業務内容や具体的な方法、注意点などについて解説しています。

勤怠管理の業務効率を上げる際におすすめのツールも紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

勤怠管理とは

まずは、勤怠管理がどのような業務なのかについて、詳しく解説していきます。

従業員の労働時間を適正に管理する

勤怠管理とは、企業が、従業員の労働時間や欠勤日数、有給の取得日数などを正確に把握するために必要な業務のことです。1日8時間、週40時間の法定労働時間を順守できているのかを、自社で確認するうえで不可欠な業務です。

また、上限規定がある時間外労働は、月45時間、年360時間を超えないよう適正に管理する必要があります。

勤怠管理の対象者

勤怠管理の対象となる人は、みなし労働時間制に該当する労働者を除いた、すべての従業員です。

また、企業の経営者や労務管理の責任者である管理監督者は、勤怠管理の対象から除外されます。

対象となる労働者は、　いわゆる管理・監督者及びみなし労働時間制が適用される労働者（事業場外労働を行う者にあっては、みなし労働時間制が適用される時間に限る。）を除くすべての労働者　です。

厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署「労働時間の適正な把握のために」

勤怠管理は、企業の規模や従業員の人数、業種によって例外が設けられることはありません。従業員を抱えている企業は、法のもとに勤怠管理を行う必要があります。

管理すべき項目

労働時間や時間外労働の超過に関する上限はあるものの、管理項目については明確な規定が設けられていません。

使用者は、労働時間を適正に管理するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること。
事業場において労務管理を行う部署の責任者は、当該事業場内における労働時間の適正な把握等労働時間管理の適正化に関する事項を管理し、労働時間管理上の問題点の把握及びその解消を図ること。

厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署「労働時間の適正な把握のために」

ここでは、一般的に管理が必要とされている項目をまとめました。以下の項目を目安に勤怠管理を行いましょう。

始業・終業に関しては1分単位で記録・管理し、給与の「〇分以内切り捨て」は認められません。

また、2019年からは労働基準法第39条7において、有給休暇の取得が義務化されています。「知らなかった」では済まされないため、従業員や部下の有給休暇取得状況の管理を徹底しましょう。

労務管理や就業管理、勤務管理やなどとの違い

「勤怠管理」と似た言葉で「就業管理」「労務管理」というものがあります。

「勤怠管理」が従業員の出退勤時間や休暇の管理であるのに対し、「就業管理」は働き方や待遇などをより詳細に管理するものです。

「労務管理」は「勤怠管理」「就業管理」を含み、従業員の労働内容や賃金の管理、さらにそれらが法令に違反していないかの管理・確認を指します。

ときどき「勤怠管理」を「勤務管理」と言う人もいますが、一般的には有給休暇日数や休憩時間も含めた「勤怠管理」という言葉が使われています。

勤怠管理を徹底すべき理由

企業において、勤怠管理を徹底して行わなければならない理由について解説します。

従業員の労働時間を把握することで長時間労働を未然に防げる

勤怠管理が必要とされる理由の一つが、働き方改革の推進です。

労働人口の減少に伴い、生産性の向上や、多様な働き方を認める動きが主流になりつつあります。企業が社会の一員としての責任を果たすためには、勤怠管理によって従業員の労働時間を正確に把握し、過重労働を未然に防ぐことが大切です。また、長時間労働を避けて従業員の心身の健康を守ることも、企業の責務です。

適正な給与計算を行える

勤怠管理が正確に行われれば、従業員に対する適切な給与計算も効率よく進められます。

勤怠データに誤りがあれば、従業員の給与計算も間違えたまま行われてしまいます。これにより、残業代などの未払いが発生すれば、企業と従業員の間でトラブルへ発展してしまうかもしれません。また、従業員だけでなく、社会的な信頼を失うリスクも高まります。

法律を順守する企業としてクリーンさをアピールできる

使用者は、原則として、1日に8時間、1週間に40時間を超えて労働させてはいけません。
使用者は、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を与えなければいけません。
使用者は、少なくとも毎週1日の休日か、4週間を通じて4日以上の休日を与えなければなりません。

厚生労働省「労働時間・休日に関する主な制度」

労働時間は法的に定められており、勤怠管理を正確に行うことでコンプライアンスを順守できます。また、従業員が労働の対価として正当な給与を受け取っているという事実は、企業が健康的な経営であることの証明になります。

従業員満足度やエンゲージメントが向上すれば、企業イメージのアップを図ることも可能です。さらに、企業の社会的な評価が高まることで、優秀な人材も集まりやすくなります。

現代では「会社の口コミ」を掲載するサイトも多く存在し、SNSでも口コミが広まりやすいため、法令順守は会社全体で徹底しましょう。

適切な勤怠管理を実施する際の注意点

勤怠管理を行ううえで、雇用形態ごとに注意すべきことがあります。以下の注意点を確認しておきましょう。

パートやアルバイトがいる場合

パートやアルバイトが多い企業では、勤務時間や休憩時間、時給などが従業員ごとに異なります。そのため、勤務形態や雇用条件をしっかりと把握したうえで、シフトに基づいた勤怠管理を行うことが大切です。シフト作成機能を利用できる勤怠管理システムを導入すれば、勤怠管理だけでなく、労務管理や給与計算も効率化できます。

扶養控除を申請する従業員がいる場合

扶養控除を申請する従業員を雇用している企業では、扶養控除を受けるための基準や制限を把握しておかなければなりません。制限を超えた労働をさせてしまうと所得税が発生し、扶養控除を受けられなくなります。そのため、シフト管理の段階から、扶養控除内に収まるように管理する必要があります。また、時間外労働が発生する場合は、シフトの見直しもしましょう。

テレワークなどの多様な勤務形態の従業員がいる場合

テレワークや直行直帰などの多様な勤務形態を設けている企業では、時間や場所に限定せずに利用できる打刻方法や管理方法の導入が必要です。たとえば、クラウドやオンプレミスなどのオンライン上で打刻できる勤怠管理などが挙げられます。また、給与管理システムとの連携が可能かどうかも確認しておきましょう。

日報提出だけで、テレワーク社員の勤怠管理に加え、業務状況の把握ができる日報システム「日報くん」の導入もご検討ください。詳しくはこちら。

勤怠管理の代表的な方法

勤怠管理は、原則客観的に勤怠状況が分かる記録を残す必要があります。

使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。
（ア）　使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること。
（イ）　タイムカード、ＩＣカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること。

厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署「労働時間の適正な把握のために」

勤怠管理を行う主な方法は以下の3種類です。

タイムカード

タイムカードによる勤怠管理は、従来から利用されている方法です。専用の機器にタイムカードを挿入するだけで、出退勤を打刻できる仕組みです。

操作が簡単なうえに、安いコストで導入できます。ただし、打刻機器に集計機能が搭載されていない場合は、タイムカードに打刻された勤怠データを集計し、手計算する必要があります。

Excel（エクセル）

Excelの機能にある関数を使用し、従業員の出退勤の時刻や労働時間などを管理する方法です。従業員が直接、Excelの表に出退勤の時刻を入力すると、計算式によって労働時間などが自動的に計算される仕組みです。

ただし、従業員による入力ミスや不正打刻、管理者による不正申告のリスクが高まります。また、勤怠管理に用いるパソコンにExcelが導入されていなければ、ライセンスの取得に費用がかかります。

勤怠管理システム

従業員が打刻すると同時に勤怠データがパソコンに送信され、労働時間などが自動で集計されるシステムです。従業員、管理者のどちらも手入力する手間がかからないうえに、人的なミスを防げます。

QRコードを端末にかざすものや、ICカードをタッチするタイプのものなど、様々なタイプがあります。また、初期費用などの導入コストや、毎月のシステム利用料なども、システムによって様々です。

次の章ではどのような勤怠管理システムがあるか紹介するので、自社の予算や必要とする機能に合わせて選びましょう。

【勤怠管理方法 比較表】

	タイムカード	Excel	勤怠管理システム
初期導入費用	✕ 5万円前後	△ 1万～2万円	△ 無料～50万円
ランニングコスト	△ 1人当たり 約20～50円/月 （用紙＋インク）	〇 0円（買い切りの場合）	△ 1人あたり 約55円～500円
打刻しやすさ	△ 瞬時に打刻できるが、 読み込めないときもある	✕ 入力に手間がかかり、 ミスも発生しやすい	〇 ワンクリックで打刻でき、 休暇や遅刻・早退も 申請可能
集計しやすさ	✕ 手作業で入力・ 計算するため 時間がかかり、 ミスも発生しやすい	△ 手作業で計算するため ミスが発生しやすい	〇 ワンクリックで 集計ができる
管理しやすさ	✕ 用紙の保管が必要	✕ 誤って削除したり 関数が改変される ことが多い	〇 データが自動で 蓄積されるため 紙の保管や ファイルの保存が不要

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勤怠管理システムの主な種類

勤怠管理を効率的に行うために、勤怠管理システムを導入する企業も多いです。以下では、主な種類の特徴を解説します。

タイムレコーダー

タイムレコーダーは、従来のタイムカードによる打刻方法をそのまま受け継いで勤怠管理を効率化できるシステムです。

また、自動集計機能を搭載したタイプでは、勤怠データをパソコンに取り込み、自動集計できます。

オンプレミス

オンプレミスは、自社のサーバ内に勤怠管理システムを構築するタイプのシステムです。

自社の勤務形態や勤怠ルールに基づいたシステムを構築しやすいため、多様な雇用形態や独自のルールをもつ企業におすすめです。

ただし、勤怠管理システムの開発や構築、導入などに膨大なコストと時間を要します。

クラウド

クラウドによる勤怠管理システムでは、テレワーク先や出張先などのオフィス外の場所でも出退勤の報告が可能です。

外部サービス連携機能により、既存のシステムやツールのデータを連携できるため、勤怠データや従業員データなども一元管理できます。これにより、人事や経理、総務などの業務の効率化も可能です。

現在では、維持費が高額になりがちなオンプレミスからクラウド型サービスに移行する企業も増加しています。

勤怠管理に役立つツールを紹介

勤怠管理システムのほかにも、勤怠管理の業務効率を図るうえで役立つツールがあります。なかでも、代表的なツールを四つ紹介します。

入退室管理システム

入退室管理システムとは、ICカードや認証システムなどを利用して、オフィスへの入退室を管理するためのクラウドシステムです。ほかにも、暗証番号やアプリ、生体認証などの方法でオフィスの解錠ができます。関係者以外のオフィスへの出入りを制限できるうえに、入退室の時刻なども自動で記録されるため、セキュリティの強化にもつながります。

入退室の管理だけでなく、勤怠データの自動集計や有給休暇の取得申請をはじめとする各種申請なども可能です。また、比較的安いコストで導入できます。入退室管理システムの選び方や人気のシステムはこちらの記事で紹介しています。

入退室管理システムの導入により、タイムカードの保管や手動計算といった業務上のムダを大幅に削減した事例はこちら。

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人事管理システム

人材の採用や開発、人事評価などの人事管理に特化した管理システムです。勤怠管理機能を搭載しているシステムを利用すれば、人事データと勤怠管理データを一元管理できます。たとえば、時間外労働の減少傾向などのデータから、従業員の能力や適性などを把握したり、人事評価に反映させたりするなど、データの活用の幅が広がります。

給与計算ツール

給与計算を自動化するためのツールです。正社員やパート、アルバイトなどの多様な雇用形態に対応可能です。一般的に、インストール型とクラウド型の二つに分類でき、さらに、給与計算に特化するタイプや人事労務も行えるタイプ、販売や会計などの複数の領域を網羅するタイプなどに細分化されます。勤怠管理と連携させれば、給与管理業務の効率化を図れます。

工数管理システム

プロジェクトごとに社員が稼働した時間を記録し、実際にかかった時間を確認・分析するツールです。プロジェクトの売上と照らし合わせることで、プロジェクト単位での利益額を把握することができます。日報作成時に時間を入力することで、実際の工数を集計できるツールがあります。

業務管理システムの「日報くん」は、日報の提出がそのまま勤怠管理になり、リモート社員の勤怠にも応用できます。さらに提出した日報のデータを元に工数管理もできるため、「日報くん一つで業務効率化できる！」と好評です。

入退室管理システム「入退くん」との連携も可能で、リモート社員と出社社員が混在する職場や、外出が多い職場にもピッタリ。工数管理の重要度が高い開発系の職場に特に好評いただいています。

業界最安値の「日報くん」を用いた工数管理方法とシーン別活用例はこちらの記事で詳しく解説しています。

まとめ

勤怠管理は、従業員の労働時間を正確に把握するうえで不可欠な業務です。勤怠管理が必要な理由として、働き方改革の推進により、従業員の長時間労働を防ぐ必要があるためです。勤怠管理システムやその他のシステムの導入により、業務の効率化も図れます。

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