タイムカードの正しい使い方は？勤怠管理システムに切り替えるメリットも解説

紙のタイムカードを適切に使いこなすには、どのような点に気をつけるとよいのでしょうか。

ここでは、経営者や人事担当者、店舗や小売企業などの勤怠管理者に向けて、タイムカードの基本から勤怠管理システムのメリットまで解説します。

タイムカードを使う際の注意点を把握して、勤怠管理システム導入の検討にも役立ててください。

タイムカードとは？

タイムカードは、勤務時間の記録を目的として使われます。

従業員は出勤・退勤時の時刻をタイムレコーダーで記録し、記録内容をもとに管理者が勤怠管理を行います。

タイムカードの設置は義務ではありません。そのため自己申告をもとに、勤怠の管理をする企業もあります。しかし企業の規模が大きくなるにつれ、タイムカードを利用しないことによる弊害が大きくなるため、多くの企業では何らかのツールを用いて勤怠管理を行う必要性が出てきます。

タイムカードの種類

タイムカードには、主に4つの形式があります。

それぞれの仕組みや特徴について解説します。

紙のタイムカード形式

多くの企業で使われているのは紙のタイムカードです。

タイムレコーダーにカードを差し込んで印字する簡単な仕組みで、初期費用を抑えられるというメリットがあります。

しかし、紙のタイムカードによる情報収集は容易ではありません。情報をパソコンに入力して整理する手間もかかります。

生体認証形式

生体認証形式は、従業員の指紋や顔を認証し、出退勤の時刻を記録する仕組みです。

特徴としては、「なりすまし」を防ぐセキュリティの高さが挙げられます。

ただし、生体認証システムの導入は、費用がかさみがちです。また、指をケガするなどのイレギュラーな状況に弱く、スムーズな認証ができない可能性があります。

ICカード形式

ICカード形式は、ICチップ内蔵カードなどをカードリーダーに接触させて、出退勤の時刻を記録する仕組みです。

ICカードは繰り返し利用できるため、紙のカード発行にかかる費用やインク代を節約できます。

さらに、個人が所有するICカードを使うため、なりすましによる不正打刻のリスクが低いというメリットもあります。

QRコード形式

QRコード形式は、利用者ごとにQRコードを発行し、QRコードを端末のカメラに読み取らせて出退勤の時刻を記録する仕組みです。

スマホにQRコードの画像を保存したり、名刺サイズの紙に印刷して利用します。

QRコードはICカードと同様に繰り返し利用できます。QRコードが印刷された紙を紛失した場合、管理画面でQRコードの表示や再発行を簡単に行うことができます。

基本的なタイムカードの使い方

基本的に、従業員がタイムカードを使うのは、出勤時・退社時の2回です。

間違って打刻した、打刻を忘れたという場合は、勤怠管理者にすみやかに申告しましょう。時間が経つほど、正確な情報を忘れる可能性があるためです。

また、タイムカードを持参し忘れた場合も、管理者に報告して指示を仰ぎます。

タイムカードを使う際の注意点

タイムカードの仕組み自体は簡単ですが、運用にあたり注意点がいくつかあります。ここでは、タイムカードを使う際に、気をつけるべきポイントを解説します。

労働時間の管理

タイムカードによる記録は、労働時間の管理が容易ではありません。

まず、従業員が増えるほど、集計の手間が増えます。また、夜勤など割増賃金が発生するような案件には、個別に対応しなければなりません。

タイムカードには打刻時刻の記録しかできないため、集計に加えて、個別に対応するのが負担になります。

タイムカード自体の管理

タイムカードの紛失は、蓄積されたデータの紛失を意味します。再発行もしなければなりません。

担当者が気をつけていても、従業員が紛失する可能性があることも、管理を難しくさせています。また、紙のタイムカードを長期保管するためのスペースも必要です。

不正打刻

紙のタイムカードなどのように本人確認が難しいシステムでは、不正が起きやすくなります。不正を防ぐために、生体認証形式やICカード形式なども検討しましょう。

タイムカードを正しく運用するためのルール設定

打刻データを確認すると、実際の労働時間と打刻時間にずれが生じている場合があります。

正しく打刻するためには、従業員にタイムカードの仕組みを理解してもらうとともに、労働時間の定義を見直す必要があります。

ここでは、タイムカードを正しく運用するためのルールについて解説します。

操作方法を理解してもらう

タイムレコーダーの操作方法がわからないために、正しく使えていない可能性があります。タイムレコーダー付近にマニュアルを設置する、操作すべきボタンに順番に印をつけるなど、わかりやすさを意識しましょう。

リアルタイム打刻を徹底してもらう

リアルタイム打刻を促すには、事務所の出入口付近にタイムレコーダーを置くのがおすすめです。休憩や着替えを終えてからタイムカードに打刻するという状態が習慣化している人もいるためです。

事務所の出入口にタイムレコーダーがあれば、自然とリアルタイム打刻を促せるでしょう。あわせて、仕事の直前・直後に打刻するように指示を出してください。

タイムカードの打刻忘れが起きない仕組みづくりをすることも、打刻修正の負担を減らすためには重要です。

タイムカードの打刻時間を労働時間とみなす

「タイムカードの打刻時間＝労働時間」とするのもよいでしょう。始業までの準備や作業着への着替えなども労働に含むため、労働時間のずれを考える必要がなくなります。リアルタイム打刻とは労働時間の定義が異なりますが、いずれも管理者の負担を減らせます。

タイムカード打刻のルール化について詳しくは以下の記事で解説しています。

勤怠管理システムの導入でできること

タイムカードによる労働時間のチェックは、データの収集・管理が難しいといえます。また、実際の労働時間とのずれも生じがちです。

正確かつ効率よく労働状況を把握し、管理するために、勤怠管理システムを検討しましょう。

ここでは、勤怠管理システムでできることを解説します。

人的ミスを減らせる

勤怠管理システムは、従業員一人ひとりを区別し、自動的にデータを蓄積します。タイムカードの場合は、担当者が自力でパソコンにデータを入力するため、完全にミスをなくすのは難しいでしょう。

一方、勤怠管理システムを使うと、入力ミス・集計ミスを減らせるのに加えて、有給残日数なども自動的に算出できます。

勤怠管理を効率化できる

勤怠管理システムを導入すると、タイムカードの管理、月替わりや紛失時の再発行、データ回収などにかけていた時間を大幅に短縮できます。

また、休暇の申請もオンラインでできるため、勤怠管理者だけではなく、従業員の作業も効率化できます。

シフト調整の負担を減らせる

シフト調整とは、誰がどの時間帯を担当するかを、人件費とシフトのバランスをみて調整することです。考えるべき内容が多いため、負担に感じる勤怠管理者も少なくありません。勤怠管理システムには、希望するシフトの収集や承認、反映に役立つツールが組み込まれており、企業と従業員両方にメリットがあります。

勤怠管理システムの導入により、大幅な業務効率化に成功した企業の事例はこちら。

勤怠管理システムのメリット・デメリット

勤怠管理システムは、システムにログインすると、場所やデバイスを問わず確認できるため、出張やリモートワークにも適用できます。また、タイムカードによる管理に比べて、大幅に手間が減るため、業務の効率化も実現します。さらに、不正打刻の防止や、給与管理システムなど、他の社内システムとの連携も可能です。

一方、勤怠管理システムは、慣れるまでに時間を要するかもしれません。紙のタイムカードに比べて仕組みが複雑であるため、現場から反発を受ける可能性もあります。また、導入コストがかかるという問題があります。現場に勤怠管理システムのメリットを理解してもらい、資金計画を立てて導入しましょう。

勤怠管理システムに切り替えた成功事例

近年は多くの企業が勤怠管理システムを導入し始めています。ここでは、成功事例について紹介します。

1. 勤怠の集計工数削減による効率化

A社では、複数の事業所分のタイムカードのデータを、本社で集約して管理していました。タイムカードの課題は、集計工数に時間がかかることです。勤怠管理システムに切り替えたことにより、タイムカードを本社に運搬する時間、データを入力する時間の削減に成功しました。さらに、従業員の勤務状況をリアルタイムに把握できるようになりました。

2. 紙の削減

B社では、タイムカードと勤怠表で勤怠管理をしていました。勤怠管理システムに変更してからは、各事業所から毎日のように送られてきた書類が月初めだけになり、書類の量が最終的には3分の1にまで削減されました。

勤怠管理システムの導入により、大幅な業務効率化に成功した企業の事例はこちらで詳しく紹介しています。

まとめ

企業の多くは、タイムカードを使用しています。しかし、タイムカードによる勤怠管理は、管理者に多くの負担がかかります。勤怠に関わる業務を効率化するために、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

入退室管理システム 入退くんは初期費用が無料で、月額は1人あたり55円という業界最安価格を実現しています。パソコンはもちろん、iOS/Android/Windowsアプリであるため、スマホやタブレットにも簡単に導入できます。勤怠ルールの設定に加えて、給与計算に適したデータ形式やICカード・QRコードへの置き換えも可能です。