勤怠管理の方法として広く使われているタイムカードですが、実はすべての企業がタイムカードを導入しているわけではありません。そもそもタイムカードがないのは何がいけないのでしょうか。
ここでは、企業や小売店などでタイムカードを使っている、またはこれから導入しようとしている勤怠管理者に向け、タイムカードの必要性を解説します。導入によるメリット・デメリット、およびタイムカード以外で効率よく勤怠管理をする方法も紹介します。
タイムカードがない状況は違法？
タイムカードがなくても違法ではありません。法律で定められているのは勤怠管理の義務化のみであるためです。
タイムカードを使っていなくても、従業員の自己申告制度などで勤務状況を管理できていれば問題ありません。とはいえ、タイムカードがないと不具合が生じる職場があるのも事実です。
具体的に、どのような問題が発生するのでしょうか。
タイムカードがないことによる弊害とは？
労働時間の把握・管理および従業員への対応に関し、タイムカードがないために起きがちな不具合を解説します。
労働時間を正確に把握・管理できない
2019年4月に働き方改革関連法が施行され、勤怠管理の義務化とともに、労働時間の正確な把握も義務付けられました。
そのため、従業員による自己申告制では内容の正確さが疑わしい部分があります。一方、タイムカード方式であれば、日々の打刻とルールを守ることで勤務時間を正確に記録しやすくなります。
従業員への適切な対応ができない
労働時間を正確に記録できていなければ、従業員への適切な対応ができません。
仮に残業代を請求されたとしても、記録が残っていなければ計算が困難です。また、賃金の支払いに不透明さを感じると従業員が不満を覚え、そこから企業への不信感につながるケースもあります。
タイムカードがない場合に取るべき方法は2つ
正確な勤怠管理をするために取るべき方法は2つあります。
- タイムカードの導入
- 入退管理システムの導入
まずは、タイムカードを導入するメリットについて解説します。
タイムカードにより勤怠管理するメリット
使用・管理の簡単さとコストに関し、タイムカードにより勤怠管理をするメリットを紹介します。
打刻・管理の簡単さ
タイムカードは打刻と管理のいずれも簡単です。勤怠管理者は従業員に対し、出勤・退勤時にタイムカードをタイムレコーダーに差し込むよう指導してください。打刻の手間をなくすために、従業員が出入りする建物やオフィスの入口に、タイムレコーダーを設置しましょう。
また、これまで自己申告制で勤怠管理をしていたのであれば、正確な時間がわかるぶん、管理が楽になります。
導入費用・維持費を抑えられる
従業員が多い企業は、複数のタイムレコーダーを設置すると出勤・退勤時の混雑を緩和できます。
タイムカード導入時に必要なものは以下のとおりです。
- 必要な数量のタイムレコーダー
- 従業員分のタイムカード
タイムカードの運用時に必要なものは以下のとおりです。
- 更新用のタイムカード
- インク
- 電気代
タイムレコーダーを導入してしまうと、維持費はそれほどかかりません。
タイムカードにより勤怠管理するデメリット
タイムカードを導入する前に、デメリットも把握しておきましょう。タイムカードを使い勤怠管理をするデメリットを紹介します。
不正打刻が発生しやすい
タイムカードは本人以外でも打刻できてしまいます。
上司が「打刻をしてから残業するように」と、部下に対し不当な要求をする可能性もありますが、打刻されたカードから不正を見抜くのは困難です。
集計作業に時間がかかる
タイムカードのデータは勤怠管理者が集計しなければなりません。毎月、全従業員分のタイムカードを回収し、データを集計するために多くの作業時間が必要になります。複数の支店があれば、各拠点でカードをまとめて発送するため余計に手間がかかります。
これまで自己申告制を採用していたのであれば、タイムカード導入時の集計作業をそれほど苦に感じないかもしれません。それでも業務効率化のためには、より効率のよい勤怠管理方法を検討したほうがよいでしょう。集計が容易な入退管理システムについては、後ほど詳しく紹介します。
集計ミスが起きやすい
タイムカードのデータは電子データではありません。そのため、集計するには勤怠管理者が手作業でパソコンに入力することになります。膨大なデータを入力するため、ミスが起きやすいです。また、ミスがないか確認するためにはデータを見返すことになり、間違いを見つけるだけでも大変です。
入退室管理システム「入退くん」なら、日々の入退室がそのまま集計データとして利用できます。詳しくは資料をメールでお受け取り下さい。
5年間の保管義務が発生する
労働基準法の改正により、タイムカードは5年間の保管が義務付けられています。当面の間は3年の保管義務ですが、将来に備えて5年分のタイムカードを保管するためのスペースを用意し、管理するためのコストも工面する必要があります。
リアルタイムに労働時間を把握できない
タイムカードのデータを集計するタイミングは毎月1回です。したがって、リアルタイムに残業時間を管理できません。いつの間にか残業規制を超えていたという事態も起こり得ます。また、年間の勤怠状況がタイムカードを見ただけではわからないため、休暇の申請・承認に時間がかかります。
テレワークなどに対応できない
自宅や外出先ではタイムカードを打刻できません。働き方改革や新型コロナウイルス感染症対策を受け、テレワークを導入する企業が増えています。テレワークの勤怠管理には、タイムカード以外の管理方法を検討しましょう。
タイムカードの利用を続ける場合は、打刻できない場合をはじめ、打刻を修正する場合などの扱いをどうするかなど、タイムカード運用のルールづくりが大切です。
入退管理システムを検討すべき理由とは？
タイムカードのメリットとデメリットを理解したところで、入退管理システムも検討してみましょう。入退管理システムの基本と、検討すべき理由を解説します。
入退管理システムとは？
入退管理システムは、タイムカードのデメリットであった集計・保管・労働時間管理などのわずらわしさから解放されるシステムです。勤怠管理にタイムカード・タイムレコーダーは使いません。使うのは、従業員個人のスマホやタブレットです。個人端末にQRコードを発行し、出勤・退勤時に設置した読み取り機にかざして労働時間を記録します。
従業員の個人端末を使うため、タイムカードで起きがちな、なりすましによる不正打刻の心配は無用です。また、手持ちのタブレットを読み取り機として使う場合は、導入費用や維持費用を抑えられます。
入退管理システムの導入により、大幅な業務効率化に成功した企業の事例はこちら。
入退管理システムでできることとは？
入退管理システムでは効率よく勤怠管理を行えます。入退管理システムを使ってできることを紹介します。
労働時間の自動集計
タイムカードで発生していたデータ回収・入力の手間を大幅に削減できます。自動的にデータが集計されるため、毎月集計に要していた時間分を、ほかの作業にあてられます。また、シフト制勤務・アルバイトなどのように、個人ごとの勤怠ルールを設定可能です。
【入退室管理システム利用者の声】
データで入退出の記録が残るため、給料計算に関しても基幹システムと連携してほぼ自動で計算できるようになりました。
【利用者の声】明誠株式会社（オフィス）より
労働時間のリアルタイム管理
勤怠データがシステムに直接蓄積されるため、リアルタイムでの管理が可能です。「残業規制は守られているか」「特定の個人に負荷が偏っていないか」などが一目でわかるため、仕事の配分やスケジュールを見直すなどの対策を立てられます。また、従業員の休暇取得状況も把握できることで、適正な休暇取得にも役立ちます。
業務用ツールとの連携
勤怠管理のデータを活用するツールと連携できます。給与計算ツールや年末調整に関する業務用ツールと連携させると、これまでデータ入力や計算に使っていた時間を大幅に減らせます。
入退管理システムの導入方法
利便性がよい入退管理システムですが、円滑に導入するにはポイントを押さえましょう。ここでは、導入方法について解説します。
サービスの比較検討
入退管理システムには、無料体験期間付きのものがあります。企業にあっているかを試すために、ぜひ利用しましょう。また、必要な機能をカスタマイズできる場合もあるため、適時サービス提供側に相談してください。
運用の準備・運用開始
まずは、従業員の部署や氏名、雇用条件などの初期情報を入退管理システムに入力します。次に、入退管理システムの運用開始について従業員に伝えます。セミナーを開催する、またはマニュアルを作成するなどして操作方法をわかりやすく説明しましょう。
入退管理の注意点とは？
入退管理システムに必要な機能は、業界や企業風土により異なります。入退管理システムを導入する際の注意点について解説します。
職場にあったシステムを選ぶ
職場によって、入退管理システムに求める機能は異なります。たとえばシフト制度の職場ならば、シフト管理機能付きのシステムが向いています。また、夜勤手当・資格手当などによって給料計算が複雑になりがちな職場には、給与ソフトと連携できるものがおすすめです。勤怠管理だけではなく、業務をより効率化してくれるシステムを選びましょう。
入退くんの導入により、大幅な業務効率化に成功した企業の事例はこちら。
まとめ
タイムカードの使用は義務ではありません。ただし、労働時間を把握・管理するにはタイムカードなどの勤怠管理ツールが必要です。入退管理システムは労働時間の自動集計やリアルタイム管理、業務ツールとの連携などにより業務を効率化します。
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