【2024年最新】無料で使える勤怠管理システム21選！管理ツールのメリットや選び方・向き不向きも解説

勤怠管理の業務効率化に向け、勤怠管理システムを導入する企業が増えています。ただしシステムの導入にかかる費用が気にかかり、導入を迷う企業も少なくありません。

この記事では、紙のタイムカードからの切り替えを検討中の企業や団体に向け、無料で使える勤怠管理システムを紹介します。無料で使えるシステムの向き・不向きも紹介するため、システム選びに役立ててください。

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勤怠管理システムは絶対に必要？アナログでも管理は可能？

正確に記録してさえいれば、紙のタイムカードや手書きの出勤簿でも、勤怠管理は可能です。

たとえば自己申告制で手書きの出勤簿を作成する場合は、従業員に事前に申告のルールや方法を説明します。その後出勤簿を回収し、記録と実情があっているか確認を行います。

ただしアナログな管理方法では、正確な情報の把握と記録の収集・管理が大変です。さらに、リアルタイムに記録ができないことで残業時間がわかりにくく、過重労働を引き起こすケースもあります。

また、最近ではExcelやGoogleカレンダーを用いて勤怠を管理している企業もありますが、これらも打刻や集計は手作業になるため、ミスや不正が簡単に発生してしまいます。

円滑に正確な勤怠管理を行うには、勤怠管理システムへの移行が求められます。

勤怠管理システムを導入するメリットとは

勤怠管理システムを導入することで、勤怠管理の負担が減り正確さが向上します。勤怠管理システムのメリットを紹介します。

出退勤時刻の管理が容易

労働時間の管理は法で義務付けられており、正確性に欠けたり、残業時間の規制を守らなかったりすると、ペナルティが課せられてしまいます。したがって企業や現場管理者は出退勤時刻を正確に記録し、適時確認の上、従業員の労働状況を調整する必要があります。

勤怠管理システムは、出退勤時刻のリアルタイムな管理が可能です。いつでも残業時間や深夜労働、休日出勤の状況などを確認でき、労働条件や時間の順守にも役立ちます。

不正を防ぐ

勤怠管理システムは、ICカードや顔認証、生体認証などの手段を用いて出退勤時刻を記録することで、従業員の不正を抑制します。一方、紙のタイムカードや手書きの出勤簿では、簡単に記録をごまかせてしまいます。

勤怠管理の不正は、給与の不正受給や労働時間の過少申告という問題をもたらします。いずれも従業員の信頼と社会的なイメージを損なう恐れがあるため、勤怠管理システムによる不正防止が有効です。

業務を効率化できる

勤怠管理システムを導入すると、これまで勤怠管理にかけていた工程を大幅に削減可能です。特に手書きのタイムカードを集計していた職場では、大いに効率化を実感できます。

たとえば、以下のような作業時間を削減できます。

労力に余裕ができた分は、ほかの業務に回しましょう。勤怠管理システムは管理者と従業員、いずれの負担も軽減するため、企業全体の業務効率化が期待できます。

勤怠管理システムを導入し、業務効率化に成功した企業の声はこちら。

インクリボンやタイムカード用紙といった備品を定期的に購入しなければならないうえに、保管場所の確保も大変でした。毎月の給料計算を手動で行っていたため、給料計算で一日が潰れる事も多々ありました。
（勤怠管理システム導入後は）データで入退出の記録が残るため、給料計算に関しても基幹システムと連携してほぼ自動で計算できるようになりました。

【利用者の声】明誠株式会社（オフィス）より

無料で使える勤怠管理システムで運用可能？

勤怠管理システムには、無料で始められるものも数多くあります。ただし無料サービスは我慢するポイントがいくつかあります。それぞれについて解説していくので、ご自身の職場で許容できそうかどうか、ぜひ検討してみてください。

機能の少なさ

有料システムが「勤怠集計」「出力」「休暇管理」「各種申請」などの機能があるのに対し、無料のものは「打刻」機能のみの場合が多いです。

打刻機能のみを求めている場合は問題ないですが、これから職場の勤怠関係を整えていくという場合は低価格のものでも良いので勤怠管理全般を網羅したシステムの導入をおすすめします。

広告表示の有無

無料で利用できるシステムのなかには、広告掲載によって収益を得ているものもあります。大きなマイナスポイントではありませんが、業務中に気が散ったり誤ってクリックしたりと、ちょっとしたストレスの原因になり得ます。

データの制限

無料で使えるシステムの場合、データ容量や保存期間に制限があるものが多いです。

勤怠管理は数年の保管が義務付けられている項目もあるため、保存期間が1年未満のものはデータの移行や印刷で保管する手間がかかります。そのための人件費や保管場所の確保を考えると、1カ月3000円程度の有料システムを導入したほうが安く済むことも多いです。

利用人数の制限

有料システムのなかには、「少人数限定」で無料利用できるものもあります。人数が少ない職場や開業直後で資金が少ない会社は、それらを利用するのも手です。

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無料の勤怠管理システムを選ぶときのポイント

無料の勤怠管理システムは、企業に必要な条件にあわせて選びましょう。

特に人数制限は重要です。数名しか登録できないものがほとんどですが、なかには人数制限なしで登録できるシステムもあります。

また機能制限も確認してください。業務効率化を考えるならば、給与システムと連動できるAPI連携、残業時間対策ならアラート機能が関係します。

ほかにも以下の項目などを調べましょう。

【50名以上で利用できる】無料勤怠管理システム4選

従業員数が多い企業に向け、50名以上で利用できる無料勤怠管理システムについて紹介します。

1.ユビキス[UBIXS]

人数	機能	データ制限
100名まで無料	felicaによる打刻	要問合せ

無料版ではFelicaが使えますが、有料になると認証手段が増え、体温測定機能や有給休暇管理などがつきます。また、無料版でも初期費用として2万円必要です。

2.HERMOS勤怠 by IEYASU

人数	機能	データ制限
制限なし	打刻・休暇管理など	保存期間1年

人数制限はありませんが、メールサポート等は無料版では利用できません。またデータ保存期間は1年と短く、有給休暇関連の機能は使えないため、勤怠管理として利用するには注意が必要です。

3.MosPオープンソース勤怠管理

人数	機能	データ制限
制限なし	打刻・リアルタイム勤怠管理など	要問合せ

オープンソース型の勤怠管理システムで、人数制限なしで利用できます。

パッケージは無料ですが、各種サポートは有料です。カスタマイズ性が高く様々な職場で活用できる反面、開発や運用に詳しい人がいないと結局有料サポート必須になる、という声もあります。

4.オツトメ！

人数	機能	データ制限
制限なし	スマホやPCでの打刻・メッセージ機能など	要問合せ

人数制限なしで、組織内の連絡に便利なメッセージ機能が標準搭載されています。また、携帯からも勤怠管理に書き込めます。

【50名以下で利用できる】無料勤怠管理システム9選

50名以下の利用に限られる無料勤怠管理システムについて、特徴を紹介します。

1.スマレジ・タイムカード

30名まで、60日間無料で全機能を利用できます。iPhoneやiPad、各種パソコンに対応しており、自宅や出先から記録できます。

2.フリーウェイタイムレコーダー

10名まで無料で利用でき、オンプレミス型とクラウド型から選べます。メールサポートは有料版のみで、無料版のサポートはありません。

3.ジョブカン勤怠管理

10名まで、30日間無料で全機能を利用できます。「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」から機能を組み合わせられます。

4.e勤怠

10名まで無料で利用でき、10MBまでならデータを30日間保存できます。回覧板やスケジュール機能など、情報共有に使える機能つきです。

5.Zoho People

5名まで無料で利用でき、登録後15日間は全機能が利用できます。また複数の言語に対応可能です。

6.ココダス・USBタイムレコーダー

5名まで無料で利用でき、カードリーダーを設置するとICカードやおサイフケータイで打刻可能です。

7.タブレットタイムレコーダー

3名まで無料で利用でき、給与ソフトとの連動や、顔写真やビデオメッセージなどの機能が使えます。

8.Pochikin

50名まで利用でき、打刻データはCSV形式で取得できます。また打刻忘れやミスがあれば、管理画面から修正できます。

9.OFFICE CLOCK

10名まで無料で利用できます。アカウント登録なしで、LINEからの勤怠利用が可能です。

無料の勤怠管理システムが向いている企業の特徴

このような企業は、無料の勤怠管理システムが向いている可能性があります。シンプルな勤怠管理機能でよければ無料で始められます。

一方、上記のような場合は、無料勤怠管理システムには不向きです。有料システムの期間限定無料サービスを利用し、低価格な勤怠管理システムを検討しましょう。

【期間限定】無料お試しがある勤怠管理システム7選

無料お試し期間がある勤怠管理システムについて紹介します。それぞれ無料期間が異なるため注意しましょう。

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クラウド型の勤怠管理システムで、最大2カ月、無料で全機能を利用できます。給与ソフトやシフト作成機能との連携が可能です。

2.AirSHIFT

無料期間	機能制限	本契約後	ポイント
利用開始月+その翌月	なし	1人200円（税別）～	・シフト作成・共有・管理が可能 ・タイムカード機能 ・給与ソフトと連携可能

利用開始月の翌月までが無料です。チャットツールつきのシフト表機能が使え、予定の調整が容易です。打刻のみのタイムカード機能は無料で使い続けられます。

3.followスマートタッチ

無料期間	機能制限	本契約後	ポイント
記載なし	なし	1人200円（税別）～	・出張経費も管理可能（有料オプション） ・環境構築サポートあり（有料オプション） ・給与ソフトと連携可能

外出先からGPS情報をもとに打刻を行い「休暇」または「出張」申請も可能です。有料オプションとして出張経費管理や工数管理も利用できます。

4.kincone

無料期間	機能制限	本契約後	ポイント
利用開始月+その翌月	なし	1人200円（税別）～	・チャット打刻機能 ・勤怠と交通費を同時読み取り ・アラート機能あり

クラウド型で、申し込み月から翌月まで無料で使用できます。位置情報が取得でき、不正打刻を防止します。残業時間超過や打刻忘れのアラートも設定可能です。

5.Hachikin

無料期間	機能制限	本契約後	ポイント
90日間	登録は2名まで	980円～	・勤怠管理と経費精算が可能 ・受発注管理や売り上げ分析 ・交通費計算が可能

2名まで、90日間無料で利用可能です。経費精算機能が搭載され、経費の科目は企業ごとにカスタマイズできます。ただい、プランを上げても最大20名での利用となるため、人数の増加が見込める企業は注意が必要です。

6.AKASHI

無料期間	機能制限	本契約後	ポイント
30日間	なし	1人200円（税別）～	・PCやICカードのほか生体認証など様々な打刻に対応 ・アップグレードでシフト管理や申請・承認機能に対応 ・初期設定サポートあり（有料）

30日間無料で利用できます。打刻方法が豊富で、スマートフォン・パソコン・ICカードリーダー・静脈認証などが可能です。

7.jinjer勤怠

無料期間	機能制限	本契約後	ポイント
1カ月間	なし	1人300円（税別）～ ＋初期費用	・労働時間の集計が可能 ・人事関係も一括管理 ・給与計算やペーパーレス明細も対応

無料お試しができるクラウド型の勤怠管理システムです。人事データなどを一括管理でき、情報入力の手間を削減します。

まとめ

勤怠管理システムを導入すると、勤怠管理を手間なく、正確につけられます。企業にあった勤怠管理システムを導入するには、無料お試し期間で機能を確認しましょう。

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