受付システムは、お客様をお出迎えしたり電話で対応したりといった受付業務をDX化し、従業員が業務に集中するためのシステムです。
しかし、受付システムについて
大企業が導入してるロボットみたいなやつでしょ？
受付自動化したいけど、来客も多くはないし、予算も割けない…
と思っている企業も少なくないはず。
実は、最近はiPadを始めとしたタブレット端末に導入するだけの、低コスト・低負担のクラウド型受付システムが多いのです。
今回は、タブレットで利用できるものに絞り、初期費用ナシの低コストな受付システムを5つ厳選して紹介します。
タブレットで受付システムを導入するメリット
受付システムの導入により来客対応に割く人員を削減し、業務に集中することができます。受付システムは大きく分けて「専用端末を購入するもの」と、「市販のタブレットで導入できるもの」があります。一般的に、前者は多様な機能があるぶん高額になりがちです。
今回はタブレット端末でクラウド型受付システムを導入するメリットを、6つに分けて解説します。
- 導入が簡単
- 機能がシンプル
- 省スペース
- 低コスト
- データで残る
- 通知設定が自由
導入が簡単
専用機器の導入が必要な受付システムに比べ、普段利用しているタブレット端末を扱うため、操作に慣れるまであまり時間がかかりません。
導入も難しいセットアップや有料サポートが不要なため、契約から導入までがスムーズです。
機能がシンプル
タブレットで利用する受付システムは、受付や入退室に特化したものが多いです。
機能が多いと複雑で使いこなせないという企業や、現状受付だけシステム化できればいいという企業は、タブレット式のものをおすすめします。
省スペース
エントランスや出入り口にタブレットを設置するだけなので、非常に省スペースです。
同じフロアに違う企業が入居している企業などは特に嬉しいポイントですよね。
低コスト
専用端末が不要なため、初期費用がかからないものが多いです。
さらに月額利用料が5,000円以下の低価格なものも多いため、低予算で導入できます。
データで残る
低価格でシンプルな機能とはいえ、予約履歴や来客記録がデータで残ります。
Excelや紙で記録していると手間がかかるだけでなく、入力漏れや記載ミスが発生し得るので、自動でリスト化されるのは嬉しいですよね。
通知設定が自由
来客時のメール通知はもちろん、SlackやTeamsなどお使いのメッセージアプリと連携できるため、受付業務の効率化にピッタリです。
タブレット式受付システムがおすすめな企業は？
タブレット式受付システムは業種や企業規模にかかわらず利用できますが、特におすすめなのが以下のような企業です。
| おすすめ企業 | おすすめポイント |
|---|---|
| 小規模な企業 | 独自のITインフラがある大規模な企業はオンプレミス型でも良いでしょう。 そうでない場合はクラウド型（タブレット式）の方が便利でコストパフォーマンスが高いです。 |
| オフィスビルの一室を借りている企業 | 専用端末と違って設置場所の確保や工事の必要もないため、 同じフロアに別企業が入居している場合も安心です。 |
| 教育施設 | 省スペースなので場所の確保も必要なく、 ITに詳しくない講師や保護者がいても利用しやすいです。 |
| リモートワーカーの多い企業 | クラウド型はどこでも予約管理や来客確認ができ、 受付業務のために出社する必要がありません。 |
【初期費用0円】タブレット式受付システムおすすめ5選 – 2024年最新
ここからは、タブレット式受付システムのなかでも、初期費用0円で導入できるおすすめシステム5つを厳選して紹介します。
| 入退くん | ラクネコ | RECEPTIONIST | workhub Reception | ReClip | |
|---|---|---|---|---|---|
| 月額料金 | 3,300円（税込）～ | 5,500円（税込）～ | 6,600円（税込）～（要問合せ） | 3,300円（税込）～ | 0円～ |
| 受付方法 | QRコード | ・QRコード ・名刺読み取り ・手書き（オプション） | ・QRコード ・受付コード ・担当者検索 ・カスタムボタン | ・QRコード ・名前検索 | 手書き |
| その他機能 | ・勤怠管理 ・入退室通知 | ・来訪通知 ・入館証シール発行 ・会議室案内 | ・アシスタント通知 ・入館証印刷 | ・カレンダー機能 ・画面のカスタマイズ ・スマートロックbitlock PROと連携可能 | ・アラート機能 ・各種カスタマイズ（オプション） |
| トライアル | 1ヵ月無料 | 30日間無料 | 要問い合わせ | 要問い合わせ | なし （基本料無料） |
【入退室管理システム 入退くん】勤怠管理と来客管理が一つで！
| 月額料金 | 受付方法 | その他機能 | トライアル |
|---|---|---|---|
| 3,300円（税込）～ | QRコード | ・勤怠管理 ・勤怠諸申請 ・入退室通知 | 1カ月無料 |
入退くんは入退室管理に特化したシステムです。
普段は従業員がQRコードやICカードで勤怠管理を行い、来客時にはQRコードを発行して入退室通知を設定できます。ゲスト来訪用QRコードの作成はオプション機能ですが、追加は無料です。
教育機関ではお子様の到着を保護者に写真付き通知できる機能が人気です。詳しくはこちら。
ゲスト訪問機能の幅広い活用方法はこちらの記事で具体的に解説しています。
勤怠管理がメインの機能であるため「タイムカードをクラウド型に置き換えたい」「来客はあまり多くない」という企業におすすめです。
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【ラクネコ】音声通知や名刺読み取りなどマルチに活躍
| 月額料金 | 受付方法 | その他機能 | トライアル |
|---|---|---|---|
| 5,500円（税込）～ | ・QRコード ・名刺読み取り ・手書き（オプション） | ・来訪通知 ・入館証シール発行 ・会議室案内 | 30日間無料 |
ラクネコは受付に特化したシステムです。
オプションが豊富で、自社商品である「ラクネコROOM」と連携することで会議室の予約などもできるようになります。
インターホン機能や通話機能のオプションも追加できるため、内線で受付していた企業は特に従来と同じフローのまま受付のDXが可能です。
【RECEPTIONIST】日程調整もこれ1本！
| 月額料金 | 受付方法 | その他機能 | トライアル |
|---|---|---|---|
| 6,600円（税込）～ | ・QRコード ・受付コード ・担当者検索 ・カスタムボタン | ・アシスタント通知 ・入館証印刷 | 要問い合わせ |
比較的大規模な企業向けの受付システムで、グレードが上がるごとに多様な機能が利用できます。
元ベテラン受付嬢が開発にかかわったシステムということもあり、受付担当と併用して利用したい企業や、現在受付に割いている人材を他業務に当てたいという企業に向いています。
洗練されたおしゃれな画面ですが、シンプルすぎて初めて来訪した人が不便に感じることも多いようです。
【workhub Reception】ビデオ通話機能あり！
| 月額料金 | 受付方法 | その他機能 | トライアル |
|---|---|---|---|
| 3,300円（税込）～ | ・QRコード ・名前検索 | ・カレンダー機能 ・画面のカスタマイズ ・bitlock PROと連携可能 | 要問い合わせ |
workhub Receptionは、受付業務効率化に特化したシステムです。
各種カレンダーと連携してアポイントの作成ができます。bitlock PROとの連携によりスマートキー化できるため、完全無人で会議室まで案内可能。セキュリティ管理も同時に行いたい企業におすすめです。
【ReClip】基本料金無料！手書きで受付
| 月額料金 | 受付方法 | その他機能 | トライアル |
|---|---|---|---|
| 0円～ | 手書き | ・アラート機能 ・各種オプション | なし （基本料無料） |
受付に完全特化した、無料で導入できるシステムです。
無料のためデータ保存期間が2週間と短いのが難点ですが、有料プランにアップグレードすることで永久保存が可能です。
データ収集やエクスポート機能を付与すると結局有料になってしまうため、「受付の体裁が取れればいいので無料で使いたい」という企業にはピッタリです。
まとめ
今回はタブレットで導入可能なクラウド型の受付システムについて解説・紹介しました。
クラウド型受付システムのメリットは以下です。
- 導入が簡単
- 機能がシンプル
- 省スペース
- 低コスト
- データで残る
- 通知設定が自由
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