「入退室管理システムって高そうだし、自分で作れないかな？」
そう思って検索している方も多いのではないでしょうか。
実際、ExcelやGoogleフォームを使えば、ある程度のITスキルがある方なら個人向けの入退室管理は自作できます。しかし利用人数が増えたり、生徒情報を預かるなどセキュリティが重視されるフェーズになると、「想像以上に手間やリスクが大きい…」と感じる場面に直面することも。
この記事では、プログラミング経験なしでもできる、入退室管理システムを自作する方法と注意点をわかりやすく紹介します。「まずは自分で試してみたい」方も、「結局どちらが良いの？」と悩んでいる方も、判断の参考にしてみてください。
入退室管理システムとは？
入退室管理システムとは、「誰が、いつ、どこに出入りしたのか」を正確に記録する仕組みのことです。特に学習塾・学童などの子どもを預かる施設でよく利用され、セキュリティの強化や利用状況の把握に役立ちます。
従来は紙の出席簿やExcelで管理されることもありましたが、
- 記録漏れや入力ミスが起こりやすい
- リアルタイムでの把握が難しい
- 情報共有に時間がかかる
といった課題が多く、入退室管理システムへの移行が進んでいます。
入退室管理システムの種類
一口に「入退室管理システム」といっても、いくつかのタイプがあります。代表的なものを整理すると、次のようになります。
- 物理キー管理型
鍵やカードキーの貸し出しを記録して入退室を管理する方式。小規模施設でよく使われます。 - ICカード・生体認証型
社員証や学生証、指紋・顔認証などを使って、自動的に入退室を記録する方式。企業や学校で多く導入されています。 - クラウド型アプリ連携型
スマホやQRコードを使って入退室を記録し、クラウド上でデータを管理する方式。保護者への通知や勤怠管理とセットで使われることも多いです。 - Excelやスプレッドシート管理型（手入力・簡易自作）
PCで表を作って入退時間を記録する方式。特別な機器やプログラミング言語は不要で、最も手軽に始められる方法です。
今回の記事では、この中でも「ExcelやGoogleフォームなどを使った簡易的な自作方法」に焦点を当てて解説します。プログラミングの知識がなくても始められる一方で、メリットと課題の両面があるため、その点もあわせて紹介します。
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プログラミング言語なし！自作でできる入退室管理システム
ここからは早速、プログラミング言語なしで自作できる、入退室管理システムの作り方をご紹介します。
Excel（マクロ）を用いた開発
既にExcelを導入している方であれば、表に名前と時間を入力するだけの簡易的な入退室管理システムを、費用をかけず開発することができます。
「入室」「退室」をボタンひとつで記録できる仕組みにしたい場合、VBA（マクロ）を使いましょう。実際に自作する場合の流れは次のようになります。
1.シートの準備
以下のシートを用意します。
- 名簿を管理するシート（ID・氏名・在室フラグ・最終入室／退室時間）
- 打刻の履歴を残すシート（日時・ID・氏名・入退室区分）
- 実際に打刻する「端末用シート」（ID入力欄＋ボタン）
2.ボタンの作成
入退室を報告するためのボタンを作成します。
- 端末シートに「入室」「退室」ボタンを配置
- ボタンを押すと、名簿と履歴シートが更新されるようにする
3.VBAマクロで処理を作る
入室ボタンを押した際に、入力されたIDを名簿から検索→在室フラグを「IN」に変更→入室時刻を記録し、履歴シートに1行追加されるように設定します。
退室ボタンも同様に、「OUT」に切り替えて退室時刻を記録します。
活用可能シーンと注意点
こうした仕組みを作ると、「入室」「退室」ボタンを押すだけの、簡易的な入退室の集計が可能です。
ただし「入退室通知の送付」や「ロール（権限）管理」はできないほか、簡単に代返やなりすましができてしまいます。また、Excelのバージョン変更で動かなくなったり、データ量が増えるほど遅くなるなど、運用期間を経るごとに問題が発生します。
そのため「今まで紙で集計していた数人程度の入退室ログを、一時的にデジタル化したい」という単純な要望のみの場合は、この方法が安価に実現可能です。
Googleスプレッドシートを用いた開発
GoogleスプレッドシートとGoogleフォームを用いた開発方法をご紹介します。両者とも、Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用可能です。
1.Googleフォームを作成
Googleフォームで質問項目を設定します。
- 「名前」または「ID」
- 「入室 or 退室」（ラジオボタンで選択）
- 必要なら「備考」も追加
2.入力データをシートに保存
Googleフォームの送信先を「Googleスプレッドシート」に設定しておきます。こうすることで、フォームで入力があるたびに、自動でスプレッドシートに記録されます。
3.入退室用のカードを配布する
GoogleフォームのURLをQRコードに変換して入口に掲示することで、入退室時にスマホで読み取って入力できます。
活用可能シーンと注意点
データが自動保存・自動集計されるため、これまで紙の出席管理シートや目視でExcelなどに出欠を記入していたケースでは、こちらの方法でも業務効率化が図れるでしょう。
しかし、人数が増えるとスプレッドシートが重くなるほか、こちらも自己申告制なので代返やなりすましのリスクは否めません。また毎回入力の手間が増えるため、入退室時の負担になるからと入力しないユーザーも出てきてしまいます。
入退室管理システムを自作する際の注意点
入退室管理を自作で始めると、最初は「意外とできる」と感じるかもしれません。ですが、使い続けたり、利用人数が増えたりすると、さまざまな課題が見えてきます。
セキュリティ面
まず大きな問題は、セキュリティ面の不安です。ExcelファイルやGoogleスプレッドシートは簡単にコピーや共有ができるため、個人情報の流出リスクがあります。また、パスワードを設定しても完全に安全とは言えず、改ざんの可能性も否定できません。
Googleスプレッドシートはパスワード設定すらできないため、特に顧客の情報を扱う際は十分注意が必要です。
リアルタイム性や自動化の限界
自作では基本的に手入力か、簡単な入力フォームによる記録が中心です。そのため「保護者に即時通知したい」「遅刻や欠席を集計したい」といったニーズには対応しにくく、結局は手作業や追加の工夫が必要になります。
トラブル対応が難しい
ファイルが壊れたり、データを誤って消してしまった場合、市販システムならサポートに連絡できますが、自作ではすべて自分で解決しなければなりません。エラーが起きた際にも、端末の問題なのかサーバーに問題があるのかなど、開発未経験者が自己判断で原因を見つけるのはかなり困難です。
さらに、学習塾などで使用している場合、そういったトラブルが続くと保護者に不信感を与える要因になります。
利用規模が拡大すると破綻しやすい
最初は「意外と回せるじゃん！」と思っても、データが増えてくるとファイルが重くなって作業が進まなくなることがあります。さらに入退室を管理する人数が増えれば、入力漏れ・集計の遅れなどが積み重なり、管理が追いつかなくなることも。複数拠点や複数端末で同時に利用したい場合は、競合エラーやデータ破損のリスクも高まります。
このように、入退室管理を自作することは小規模・短期間であれば有効ですが、長期的に安心して使うにはどうしても限界があるのです。
プロが開発した専用の入退室管理システムの強み
自作の入退室管理は「手軽に始められる」のが魅力ですが、長期的に安心して使うにはどうしても限界があります。そこで頼りになるのが、プロが開発した専用の入退室管理システムです。
高いセキュリティと信頼性
プロが開発した専用の入退室管理システムを利用すべき理由はやはり、高いセキュリティと信頼性です。
クラウド上でデータを管理し、アクセス権限や暗号化などの仕組みを備えているため、情報漏えいや改ざんのリスクを最小限に抑えられます。学校や自治体、企業といった組織での導入実績があれば、なおさら高い安全性が確保されています。
自動化による業務効率化
一般的な教育施設向けの入退室管理システムは、打刻した瞬間に保護者へ入退室通知が送られる機能があります。また月次の利用状況が自動集計されたりするため、管理者がわざわざデータを整理する必要はありません。他にも、たとえば入退室管理システム「入退くん」は、保護者への一斉送信メールを送る機能もあります。
人の手に依存しない業務の仕組み化が進むため、忙しい現場でも子どもと向き合う時間が生まれます。
運用サポート
さらに、運用サポートがあることも安心材料のひとつです。原因不明のトラブルが発生しても、サポート窓口に相談でき、復旧や使い方のアドバイスを受けられます。
導入にあたっての疑問や「うちの施設ではどう運用する？」といった個別の相談が受けられることもあるため、運用イメージを明確にしたうえで導入ができます。
低予算で塾運営を効率化する方法
開発未経験者がシステムを自作して運用し続けるのは、やはりリスクとコストが大きいです。
そこで、低予算で塾運営を効率化する方法を集めました。ぜひ参考にしてみてくださいね。
入退室管理システムを導入する
やはりまずは、入退室管理システムの導入です。
入退室管理システムを導入するだけで、出席チェックや集計にかかる手間・ミスを大幅に減らすことができます。さらに保護者への到着通知も送られるため、「うちの子来てますか？」という連絡もゼロに。月額5,000円程度で導入でき、保護者の安心感と信頼感も高まるため、費用対効果が大きい手法です。
現在30万人が使用している入退室管理システム「入退くん」は、業界最安クラスの月額3,300円（税込）～で導入できます。低予算で事務作業を効率化したいという方は、まずは無料トライアルからお試しください！
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コミュニケーションをデジタル化する
保護者への連絡や生徒へのお知らせを、紙のプリントや電話に頼っていると、どうしても時間と手間がかかり、伝達ミスも発生しがち。
LINE公式アカウントや一斉メール配信ツールを導入すれば、連絡を一度で済ませることができます。さらに「伝え忘れ」や「情報の行き違い」といったクレームの原因も防げるように。費用も無料〜月数千円程度で始められるため、小規模塾にとっても導入しやすい効率化策です。
| サービス例 | できること |
|---|---|
| LINE公式アカウント | LINEでのメッセージのやり取り、一斉送信 |
| 配配メール | リスト読み込み、本文作成、一斉送信 |
事務作業を自動化する
月謝の請求や入金確認を手作業で行っていると、かなりの時間を取られるものです。会計ソフトや月謝請求サービスを活用すれば、入金状況の自動照合や未払いリストの自動作成が可能になります。これにより、ヒューマンエラーを防ぎつつ、事務担当者の負担も大幅に軽減できます。
無駄な業務を見直す
効率化と聞くと新しいツールを導入するイメージがありますが、「やめる」ことも手軽な効率化手段です。たとえば、惰性で記録し続けているものや、毎回同じ内容の報告書を作っていたりする場合、それを削減するだけでも大きな時間短縮になります。
生徒の入退室管理システムはビヨンド入退くん
入退室管理システムはプログラミング経験がない方でも自作が可能ですが、使い続けることによるリスクが大きいという解説をしました。とはいえ、高額なシステムを使い続けるのもまた、ランニングコストをかけ続けるリスクがありますよね。
入退室管理システム「ビヨンド入退くん」は、業界最安クラスの月額3,300円（税込）～で導入できます。入退室時にリアルタイムで保護者に通知が届き、同時に写真も送られるため、なりすまし防止効果も（撮影機能はオフにもできます）。
導入した塾や学童保育からは「保護者側が入退室通知が来るのを当たり前だと思っている」「かなりの業務効率化になった」とのお声を多数いただいております。開発会社ならではの安定性・信頼性・可用性もご好評いただき、最近では導入自治体数も70を超えました。
子どもの情報を預かり、保護者へ安心を届けるシステムだからこそ、ぜひ信頼と実績の入退くんを使っていただきたいです。「うちの施設ではどう活用できる？」という相談も個別に承っております。ぜひお気軽に、こちらのオンライン説明会にご参加ください。