7. 勤怠管理システム
概要
勤怠管理機能は教室管理者が社員・スタッフの勤務時間や有給・残業などを管理するための機能です。
有給・遅刻早退・直行直帰・タイムカードの打刻修正などの各種申請や入退室情報をもとに、
教室管理者は一ヶ月分の勤怠情報をまとめて調整できます。
また、休憩時間や残業時間などの計算を含めた勤務時間を給与計算にご利用いただけます。
※この機能は組織によって使用できない場合があります。
機能
- 社員・スタッフの入退室情報から勤務時間を自動計算できます。
- 社内外問わずの有給や欠勤等々の各種申請機能付き。
- 勤怠情報の自動集計データをCSVで出力できます。
初期設定
教室の勤怠ルール設定
教室に勤務する社員・スタッフの基本的な就業時間や休憩時間などを設定できます。
1. [教室勤怠ルール]をクリックしてください。
組織によって勤怠管理機能が制限されている場合、勤怠管理メニューは表示されません。
2. 教室の勤怠ルール登録画面
就業開始・終了時刻、始業前後の開始時刻切上単位(分)、終了時刻切上単位(分)、休憩時間(分)、勤務日、勤怠管理起算日を入力し[登録する]をクリックしてください。
※入力内容は教室の勤怠ルール画面からいつでも変更が可能です。
※切上・切捨単位は遅刻、残業の時間単位を指します。
給与計算を5分単位で計算する場合は5を入力してください。
(例) [基本就業10:00-19:00、切上単位5分の場合] 10:02出勤(遅刻) => 10:05分出勤
(例) [基本就業10:00-19:00、切捨単位10分の場合] 19:16退勤(残業）=> 19:10分退勤
※勤怠管理起算日は、勤怠情報の表示と計算範囲を指します。
勤怠情報出力の集計CSVも、ここで指定した日付の範囲で出力されるようになります。
3. 登録が完了しました。
ユーザの勤怠ルール設定
ユーザ毎に勤怠ルールが異なる場合は細かく設定が可能です。
フレックスや時給制での雇用関係がある場合にご活用ください。
教室の勤怠ルール設定にて設定した勤務ルールで宜しければ設定は不要です。
1. [ユーザ勤怠ルール]をクリックしてください。
組織によって勤怠管理機能が制限されている場合、勤怠管理メニューは表示されません。
2. [ユーザの勤怠ルールを追加する]をクリックしてください。
3. 基本就業開始時刻など基本時間の設定および契約形態の選択を行って[登録する]をクリックしてください。
契約形態について
- 通常
- 正社員の通常の勤務です
- 時給制
- 基本時間と深夜時間に換算されます
- 遅刻・早退は換算されません
- フレックス
- 基本時間と深夜時間に換算されます
- 残業は月の合計時間でのみ計算され、一日単位の換算はされません
フレックスに勤務する社員の設定例
[9:00〜16:00、フレックス勤務の社員]を設定する場合は、ユーザ名から該当の社員を選び、基本就業開始・終了時刻を設定してください。
また、契約形態からフレックスを選択し[登録する]をクリックしてください。
※深夜時間は22:00 〜 5:00に設定されています。
教室勤怠情報の画面から深夜の勤務時間が確認できます。
休日の設定
土日はデフォルトで休日設定です。
別途、国民の祝日や創立記念日の一括設定や、独自の休日を設定できます。
1. [休日一覧]をクリックしてください。
組織によって勤怠管理機能が制限されている場合、勤怠管理メニューは表示されません。
2. [国民の祝日を一括設定]をクリックするとその年の祝日が自動で入力されます。
3. 一括設定完了後の画面です。
4. 会社の創立記念日など、独自の祝日の設定も可能です。
[祝日を追加する]をクリックしてください。
5. 年月日、祝日名を入力し[登録する]をクリックしてください。
ユーザのログイン設定
ユーザのログイン設定をすることで、社員・スタッフはログインができるようになり、
自身の勤怠情報の確認や各種申請ができるようになります。
※ 社員・スタッフは入退室情報などの勤怠情報を直接編集することはできません。
複数教室ご契約の場合は、オーナーアカウントより設定を行ってください。
※ 法人IDは、3文字以上の半角英数小文字と「 -（ハイフン）」が使用可能です。
URL設定
1. 画面右上の教室名or法人名から[URL設定]をクリックしてください。
2. URL設定画面の[編集]をクリックしてください。
3. 法人IDを入力し[登録する]をクリックしてください。
4. URLが設定されると「URL設定を更新しました」と表示されたトップページにもどります。
画面右上の管理者名から[URL設定]をクリックしてください。
5. 3で入力した法人IDを含むURLが[ユーザログイン画面URL]で確認できます。
今後は、このURLを使って社員・スタッフがログインできます。
ユーザ用ログインID、パスワードの発行
社員・スタッフが勤怠管理機能を利用するためには、ログインIDとパスワードの発行が必須です。
ユーザは発行されたログインIDとパスワードを使って入退くんにログインします。
発行方法は、それぞれのユーザに対して個別に発行する方法と一括で発行する方法の2通りがあります。
【ログインIDとパスワードを一括で発行する】
1. その他から「ユーザアカウント一括登録」をクリックしてください。
2. 生徒、社員、スタッフのチェックボックスのうちいずれか一つ以上をチェックして「発行する」をクリックしてください。
これでログインIDとパスワードの一括発行は完了です。
一括発行後は、ログインIDとパスワードを入退くんから自動的に各ユーザへメールでお知らせします。
【ログインIDとパスワードを個別に発行する】
1. ユーザ管理にて「社員情報」、「スタッフ情報」、「生徒情報」のいずれかをクリックしてください。
2. ログインIDとパスワードを発行したい社員の「編集」クリックしてください。
3. ログインID、パスワード、確認用パスワードを入力して、「確認画面へ」をクリックしてください。
4. 入力内容を確認し、問題がなければ「更新する」をクリックしてください。これでログインIDとパスワードの発行は完了です。
5. 発行したログインIDとパスワードをメール等の連絡手段を用いて、ユーザへ通知してください。一括発行とは異なりメールが自動的に送信されることはありません。
また、 [社員・スタッフ向け]勤怠申請機能の使い方もご確認の上、メール送信時には社員・スタッフ向けマニュアルもご同封ください。
※ ユーザのメールアドレスが登録されていない場合は、該当ユーザのメールアドレスを[編集]から追加してください。
勤怠情報の確認
教室勤怠情報では社員・スタッフ毎の一ヶ月分の勤怠情報をまとめて確認できます。
対応ブラウザー: Firefox最新/Chrome最新
※Internet Explorerでは表示にズレが生じることがあります。
1. 勤怠管理から[勤怠情報]をクリックしてください。
組織によって勤怠管理機能が制限されている場合、勤怠管理メニューは表示されません。
2. [ユーザ]と[年月]を選択してください。
ユーザ選択では社員コードを設定しておくと、コード順に選択肢が並ぶため確認や集計が簡単になります。
社員コードは[ユーザ管理]の[社員情報]や[スタッフ情報]から設定が可能です。
3. 選択したユーザと年月の勤怠情報が確認できます。
申請内容の反映
社員・スタッフからの打刻修正や有給申請等の各種申請を勤怠情報に反映します。
対応ブラウザー: Firefox最新/Chrome最新
※Internet Explorerでは表示にズレが生じることがあります。
1. 申請内容の確認
教室管理者は社員・スタッフからの有給・遅刻早退・直行直帰・タイムカードの打刻修正など各種申請を申請項目から確認できます。
2. 申請内容の反映
申請項目にカーソルを合わせると申請内容である申請対象日や理由などが表示されます。
内容を確認後[反映]をクリックしてください。
3. 反映完了
申請内容が反映され、変更された出勤区分や時刻の項目は背景色が緑に変わります。
4. 反映内容の保存
反映内容を保存する場合は画面下の[保存する]をクリックしてください。
最終更新日時を参考にすることで保存できたかを確認できます。反映内容の保存漏れに注意してください。
5. 次のユーザへ
編集が完了したら、[保存して前のユーザ]あるいは[保存して次のユーザ]をクリックして、1〜4の操作を同様に他の社員・スタッフにも行ってください。
基本的には全ての社員・スタッフからの申請内容を1~5の手順で反映・保存することで勤怠情報の管理が可能です。
勤怠情報の編集
社員・スタッフの申請に漏れがある場合は勤怠情報の編集が可能です。
調整（勤務）に属する項目が編集できます。
区分が時間休の場合は時間休に属する項目も編集できます。
出勤区分
社員・スタッフの有給や欠勤に関する申請がない場合は区分項目から変更が可能です。区分項目をクリックすると出勤区分を選択できます。
- 出勤
- 遅刻を含む就業時間内の通常の出勤です
- 午前休
- 基本就業時間の半分が有給消化時間に換算されます
- 遅刻判定の時間が遅くなります
- (例) [基本就業10:00-19:00 基本休憩60分] 15:30出勤 20:00退勤 => 遅刻30分
- 午後休
- 基本就業時間の半分が有給消化時間に換算されます
- 早退判定の時間が早くなります
- (例) [基本就業10:00-19:00 基本休憩60分] 10:00出勤 13:30退勤 => 早退30分
- 有給
- 勤務時間に含まれません
- 1日分の基本就業時間が有給消費時間に換算されます
- 時間休
- 時間休列に入力した時間が有給消費時間に換算されます
- 勤務時刻と重複している場合はその時間分が勤務時間から引かれます
- 特別休暇
- 勤務時間に含まれません
- 1日分の基本就業時間が特別休暇消費時間に換算されます
- 特別休暇(時間休)
- 時間休列に入力した時間が特別休暇消費時間に換算されます
- 勤務時刻と重複している場合はその時間分が勤務時間から引かれます
- 欠勤
- 勤務時間に含まれません
- 1日分の基本就業時間が欠勤時間に換算されます
- 代休
- 勤務時間に含まれません
- 時間外
- 社員・スタッフ毎に設定された就業時間外に働いた場合に使われます
- すべて残業時間(または深夜残業)としてカウントされます
- 休出
- 土日あるいは祝日に出勤した場合に使います
- 休日
- 土日は休日として扱い、勤務時間には含まれません
勤務時刻の入力
時刻(入退室、調整)の入力はコロンなしでも可能です。
(例) 930 => 9:30、19 => 19:00
項目の色分け
- 緑: 編集済みであるが未保存の項目
- 赤: 打刻漏れの項目
※打刻修正の申請がある場合は反映をし、申請がない場合は手動で勤務時刻を入力してください - 青: 保存が完了した項目
勤怠情報のCSV出力
ユーザの勤怠情報をCSV形式にて出力が可能です。
1. 勤怠管理から[勤怠情報]をクリックしてください。
組織によって勤怠管理機能が制限されている場合、勤怠管理メニューは表示されません。
2. [勤怠情報出力]をクリックしてください。
3. 出力対象の決定に必要な情報を入力・選択して[CSV出力]をクリックしてください。
【集計CSVを出力したい場合】選択した年月の全ての社員・スタッフの一ヶ月分の勤怠情報がダウンロードできます。出力したい年月を選択してください。
【詳細CSVを出力したい場合】選択した日付の個別勤怠情報をダウンロードできます。勤怠情報出力対象とする開始年月日と終了年月日、ユーザーを選択してください。
集計CSVの出力内容
ユーザID、従業員コード、名前、契約形態、出勤すべき日数、出勤日数、有給日数、特別休暇日数、欠勤日数、
所定勤務時間合計、総勤務時間、有休消化時間、特別休暇消化時間、基本勤務時間、残業時間、深夜残業時間、
休日勤務時間、休日深夜時間、遅刻早退時間合計、欠勤時間
※ 基本就業時間等の〇〇時間の項目の単位は時間になっています。
詳細CSVの出力内容
ユーザID、従業員コード、名前、日付、曜日、入室打刻、退室打刻、申請、
調整後区分、調整後出勤時刻、調整後退勤時刻、休憩、メモ、調整後時間休開始時刻、調整後時間休終了時刻
基本就業時間、残業時間、深夜勤務時間、深夜残業時間、休日勤務時間、休日深夜時間、合計就業時間、遅刻早退時間合計
※ 基本就業時間等の〇〇時間の項目の単位は分になっています。
社員の打刻一覧
[打刻一覧]では各社員の月ごとの打刻を確認することができます。
1. 勤怠管理から[打刻一覧]をクリックします。
組織によって勤怠管理機能が制限されている場合、勤怠管理メニューは表示されません。
2. [ユーザを選択]からユーザを選択します。
3. 選択したユーザの打刻が表示されます。
【打刻漏れの強調表示について】
- 打刻が漏れていると判定された箇所は背景が赤くなります。
-
以下の3つの条件がすべて満たされたときに打刻が漏れていると判定されます。
- 打刻が抜けている箇所が、確認日より前の日付の場合
- 打刻が抜けている箇所が、休日・祝日ではない場合
- 打刻が抜けている日付に対して「打刻漏れに関わる申請」が提出されていない場合
-
「打刻漏れに関わる申請」は以下の4種です。
- 打刻修正
- 有給(全休)
- 欠勤
- 代休
[社員・スタッフ向け]勤怠申請機能の使い方
以下の資料をダウンロードして社員・スタッフへの配布用マニュアルとしてご利用ください。