入退くんマニュアル

メール・LINEメッセージの送信方法

各種ユーザへメール・LINEメッセージの送信が可能です。生徒や保護者等への連絡にご活用ください。

以下の手順は生徒向けについて書かれていますがスタッフ・社員も同様の手順です。

メールアドレスの追加・変更は、[ユーザ管理]の[生徒情報]の生徒編集より変更が可能です。

※この機能は組織によって使用できない場合があります。

1. メール管理の[生徒向けメール・メッセージ送信]をクリックしてください。

メール・メッセージ一括送信機能が組織によって制限されている場合、このメニュー項目は表示されません。

2. メール・メッセージの送信履歴が一覧で確認可能です。

[送信する]から新規のメール・メッセージを作成します。

3. メール・メッセージの送信先を選択します。

送信先にチェックを入れ[選択した宛先に送信]をクリックしてください。

※ ユーザ名やメールアドレス等で絞り込みが可能です。

※ 以下のユーザは表示されません。

無効のユーザ
メールアドレス未登録もしくはLINE連携を行っていないユーザ

4. 件名・本文を入力します。

入退くんのメール・メッセージ送信機能は、営利目的の広告又は宣伝の要素が含まれるメール・メッセージの送信を禁止しています。

※ 事務連絡や料金請求のお知らせなど、業務上遂行必要不可欠となるメール・メッセージは送信可能です。

内容に問題なければチェックを入れ、[確認画面へ]進んでください。

5. 入力内容に間違いがなければ[送信する]をクリックしてください。

6. 送信が完了しました。

※ メール・メッセージを再利用したい場合は、テンプレートとして保存も可能です。テンプレートの編集は、次項(テンプレート管理をご覧ください。

※ 送信先を保存したい場合は、送信先グループとして保存も可能です。

テンプレート管理

メール・メッセージをテンプレートとして保存し、次回作成時に任意に挿入が可能です。

1. メール・メッセージ管理の[テンプレート管理]をクリックしてください。

メール・メッセージ一括送信機能が組織によって制限されている場合、このメニュー項目は表示されません。

2. 作成したテンプレートの一覧が確認可能です。

[テンプレート作成]から新規にテンプレートを作成します。

3. テンプレートを入力します。

4. 入力内容にお間違いがなければ[登録する]をクリックしてください。

5. テンプレートの作成完了です。

詳細・編集・削除の各種操作が可能です。

6. メール・メッセージ送信時にテンプレートを選択・挿入できます。

自動送信(入退室)メールの文言編集

入退室時に自動送信されるメールの件名＆本文の編集が行えます。

画像はデフォルトの入室メールです。

1. メール管理の[自動送信メールの文言]をクリックしてください。

2. ユーザの種別＆入退室毎に編集が可能です。
[編集]をクリックしてください。

3. 件名・本文の編集が可能です。
教室名・送信先ユーザ名・ポイント表示は可変文字を使うと便利です。

編集を終えたら[確認画面へ]進んでください。

※ 可変文字

可変文字を挿入すると、メール送信の際に登録情報から送信先ユーザ名・教室名を表示します。

またポイント機能を利用している場合、ユーザのポイント数の表示も可能です。

4. 内容にお間違いなければ[登録する]をクリックしてください。

5. 入室時に届くメールは画像の様に表示されます。

※ 文言が変わっていない場合、変更したユーザ種別があっているか入室と退室を間違えて変更していないか等々ご確認ください。

不達メールの確認方法

メール受信者のメールアドレスに不備があり、何らかの原因でメールが届かない場合は、不達メール管理ページで確認することができます。

1. メール管理の[不達メール管理]をクリックしてください。

2. メールが届かなかった詳細一覧が確認可能です。

編集画面[氏名]クリックし、正しいメールアドレスが設定されているかをご確認ください。

メール送信履歴

入退室メール等のメール送信履歴を確認することができます。
※1年より前の履歴は削除されるため確認できません。

1. メール管理の[メール送信履歴]をクリックしてください。

2. メールの送信履歴が閲覧可能です。

メールが届かない場合は、画面内の[詳細]より理由を確認し下記対処方法をお試しください。

状態の解説と代表的な配送エラーの対処方法

状態	理由	対処方法
配送済み	-	配送済みなのにメールが届いていない場合は、迷惑メールの設定により拒否されている可能性があります。後述のメールが届かない場合の対処方法.PDFを参考に「@nyutai.com」からのメールが受信できるようドメイン指定による設定を行ってください。
配送エラー(Dropped)	Invalid	無効/不正なメールアドレスのため、正常に送信できていない可能性があります。メールアドレスに入力間違いが無いかご確認ください。（例：メールアドレスに連続ピリオド(..),先頭または＠前にピリオド(.)が使われている、ドメインが間違っている等）解決しない場合は、別のメールアドレスでお試しください。
配送エラー(Dropped)	Bounced Address	配送エラー(Deferred)の状態が72時間以上続いた、またはメールアドレスが存在しない・誤りがある可能性があります。メールアドレスに入力間違いが無いかご確認ください。
配送エラー(Deferred)		受取側のメールサーバから一時的なエラーを返されている可能性があります。よくある発生原因としては、受信者のメールボックスが一杯になっている、接続がタイムアウトした、などが挙げられます。このエラーの場合、成功するまで自動で何回か再送信されますので、時間をおいてご確認ください。 72時間経過しても成功しない場合は配送エラー(Dropped)として記録されます。
配送エラー(Bounce)	550 Unknown user test@example.com	メールアドレスが存在しない・誤りがある、または迷惑メールの設定により拒否されている可能性があります。メールアドレスに入力間違いが無いかご確認ください。後述のメールが届かない場合の対処方法.PDFを参考に「@nyutai.com」からのメールが受信できるようドメイン指定による設定を行ってください。
	550 5.1.1 The email account that you tried to reach does not exist.
	550 <test@example.com>: User unknown