タイムカードの改ざんを防ぐには?具体的な対策や対処法を解説

タイムカードの改ざんは違法であり、社内で発生すれば大きな問題となります。

この記事では、社員によるタイムカードの改ざんを防止したいと考えている企業の担当者に向けて、タイムカードの改ざんへの対策や改ざんが起きた場合の対処法を解説します。

タイムカードの改ざんに適切に対応するために、ぜひ参考にしてください。

タイムカードの改ざんの具体的な事例

ここでは、タイムカードの改ざんとしてよくある事例を解説します。

社員が行う改ざん

タイムカードの改ざんは、社員が自ら行うケースも多いです。

たとえば、自分自身は出勤していないにも関わらず、同僚に頼んで不正に打刻する事例もあります。このような事態が発生すれば、会社は社員に対して実際の勤務状況よりも多く給与を支払わなければなりません。

また、なかにはタイムレコーダーに細工をし、退勤時刻を実際よりも遅く記録しようとするケースもあります。さらに、手書きでタイムカードを修正して、実際よりも遅い退勤時刻を記入して改ざんする場合もあります。

上司が主導する改ざん

なかには、上司がタイムカードの改ざんを主導し、それに部下が従っているケースもあります。この場合、残業をしているにも関わらず、タイムカード上は定時で帰宅しているように見せる場合が多いです。退勤の打刻をしたうえでサービス残業をさせる行為には、大きな問題があります。

タイムカードの改ざんにより会社が被るリスク

タイムカードが改ざんされていると、会社はさまざまなリスクを被ります。社員が自らタイムカードを改ざんしていれば、本来は支払う必要のない残業代のコストがかさみます。上司がタイムカードの改ざんを主導していれば、残業代不払いや長時間労働の強制などに対して責任を追求される可能性が高いです。

タイムカードの煩わしさから解放

タイムカードの改ざんの違法性

タイムカードの改ざんは違法であり、さまざまな法律に抵触する可能性があります。ここでは、タイムカードの改ざんの違法性の根拠となる法律について解説します。

詐欺罪

社員によるタイムカードの改ざんは、詐欺罪に該当する可能性があります。なぜなら、タイムカードの改ざんにより労働時間が水増しされれば、会社側は社員が実際に働いた以上に残業代を支払わされることになるからです。詐欺罪が成立した場合、当該社員は10年以下の懲役に処せられます(刑法第246条)。

私文書偽造罪・電磁的記録不正作出罪

タイムカードの改ざんは、書類の偽造にあたります。そのため、私文書偽造罪電磁的記録不正作出罪が成立する可能性が高いです。

私文書偽造罪の対象となるのは紙のタイムカードであり、罪が認められれば1年以下の懲役または10万円以下の罰金を言い渡されます(刑法第159条3項)。

一方、電磁的記録不正作出罪の対象となるのは、データを編集してタイムカードを偽造した場合です。罪が認められれば、5年以下の懲役または50万円以下の罰金に処せられます(刑法第161条の2第1項)。

その他

上司の主導によるタイムカードの改ざんは、労働基準法違反につながる恐れがあるため注意が必要です。本来支払うべき残業代をきちんと支払っていなかった場合、労働基準法違反に該当します。また、企業側が社員の労働時間を正しく管理できていなかったと判定されれば、労働契約法の安全配慮義務違反に該当する可能性もあります。

タイムカードの改ざんを未然に防ぐための対策

タイムカードの改ざんを防ぐには、どのような対策があるのでしょうか。ここでは、具体的な対策について解説します。

タイムカードの改ざんの問題性を理解させる

タイムカードは日常的に扱うものですが、嘘の申告や改ざんは違法です。実際にそのような事態が発生すれば、重大な問題となります。社員がそのことをきちんと理解していないケースもあるため、日頃からタイムカードの重要性を伝えましょう。改ざんが起きたときにどのような問題につながるかについても周知する必要があります。

社員教育を徹底する

社員のタイムカードに対する認識を適切に保つためには、教育の機会も必要です。研修を実施し、タイムカードの役割や意義を理解させましょう。タイムカードの打刻に関する些細な誤魔化しは、日常的にも発生する可能性があります。タイムカードは常に正確に打刻する必要があると指導しましょう。

就業規則に罰則を明記する

タイムカードの改ざんを防止するには、就業規則でタイムカードの改ざんを禁止する旨を明記することも効果的です。タイムカードを改ざんした場合の罰則もあわせて記載しておけば、抑止力として作用します。ただし、タイムカードの改ざんを理由として懲戒処分を行うには、専門的な観点からの検討が必要です。罰則として懲戒処分を定めたい場合は、専門家に妥当性を相談しましょう。

タイムカードを改ざんされた場合の対処法

タイムカードを改ざんされた場合、適切に対処する必要があります。ここでは、具体的な対処法を解説します。

改ざんの証拠を残す

タイムカードの改ざんに気がついたら、その事実を客観的に立証するための証拠を集めましょう。この時点では、改ざんを行っている社員に気付かれないようにする必要があります。改ざんを裏付ける証拠としては、オフィスの入退室記録、パソコンのログ、オフィスや出入り口の防犯カメラの映像、機械の稼働記録などが有効です。

事実確認を行う

改ざんを裏付ける証拠を示して追求し、社員に改ざんの事実を認めさせます。このときのやり取りをボイスレコーダーで録音しておくと、後から「言った」「言っていない」の言い争いをせずに済みます。同時に、これまでに社員が不正に受け取っていた残業代についても確認し、返金を求めましょう。

社内での処分を実行する

タイムカードの改ざんを行った社員に厳しく注意し、再発防止を求めましょう。改ざんの状況によっては、懲戒処分も検討する必要があります。あらかじめ就業規則で定めておけば、それに従って処分を下せます。最も重い処分は懲戒解雇ですが、妥当性について追求される可能性もあるため、慎重な判断が必要です。

場合によっては刑事告訴も検討する

場合によっては、刑事告訴の検討が必要なケースもあります。具体的には、改ざんのやり方が大掛かりで悪質であったり、社員がまったく反省していなかったりする場合です。ただし、刑事告訴を行えば、社内で発生した違法行為を外部に知られてしまいます。自社のイメージに悪い影響を与えないためにも、刑事告訴については慎重な判断が必要です。

改ざんが起きやすいタイムカードの廃止を検討するタイミングは?

タイムカードは改ざんが起きやすいため、廃止を検討する企業も増えています。ここでは、タイムカードの廃止に適したタイミングを解説します。

拠点が複数になったとき

会社の拠点を複数にすると、すべての社員のタイムカードをまとめて管理するためには大きな手間がかかります。この場合、タイムカードは廃止して、勤怠情報をまとめて管理できる入退室管理システムを導入したほうがスムーズです。システムなら離れている拠点の社員についても、リアルタイムで勤怠の状況を確認できます。

労務管理を強化したいとき

タイムカードの場合、集計するのは月に1回としている会社も多いです。しかし、社員の働きぶりを正確に把握するためには、なるべくリアルタイムでチェックできる体制にする必要があります。労務管理の体制を強化したいときも、タイムカードではなくシステムを活用したほうが効果的です。

テレワークを導入するとき

タイムカードで勤怠管理をしていると、テレワークの導入後にリアルタイムで打刻できない社員が多くなります。テレワークにも対応するためには、インターネットを通して打刻できるシステムを取り入れると効率的です。離れた場所で働く社員の勤怠状況もすぐにわかるため、業務上の連携もしやすくなります。

まとめ

タイムカードの改ざんは違法であり、発生すればさまざまな問題に発展します。タイムカードの改ざんを防ぐためには対策が必要です。より効率的に勤怠管理をするためには、システムの導入も検討しましょう。

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