学童の連絡帳デジタル化で業務負担は減る？41施設へのアンケート調査

学童保育では紙の連絡帳や電話などを使ってやり取りする施設も多く、「朝の受付に時間がかかる」「欠席なのか連絡忘れなのか分からない」「職員間で情報を共有しにくい」といった課題が発生することもあります。

こうした業務を効率化する方法のひとつが、連絡帳のデジタル化です。しかし、システムを導入することで本当に職員の負担は減るのでしょうか。

今回は、学童向け連絡帳システム「ビヨンド連絡帳」を利用する41施設を対象にアンケートを実施しました。

実際に利用している学童現場の回答をもとに、連絡帳をデジタル化することで業務がどのように変化したのか、メリットだけでなく課題も含めて紹介します。

【調査結果】86.8％の施設が「業務負担が軽減した」と回答

まず、「ビヨンド連絡帳の導入によって、職員の業務負担はどのように変化しましたか」と質問しました。

業務負担について回答した38施設の結果は、以下のとおりです。

回答	施設数	割合
大幅に軽減された	13施設	34.2％
やや軽減された	20施設	52.6％
変わらない	2施設	5.3％
やや増加した	3施設	7.9％
大幅に増加した	0施設	0％

「大幅に軽減された」と「やや軽減された」を合わせると、33施設中86.8％が「業務負担が軽減された」と回答しています。

一方、「やや増加した」と回答した施設は3施設、「大幅に増加した」と回答した施設はありませんでした。

結果を見る限り、多くの施設において、連絡帳のデジタル化が業務効率化につながっていることが分かります。では、具体的にどのような業務が楽になったのでしょうか。

連絡帳のデジタル化で負担が減った業務

業務負担が軽減した理由について複数回答で尋ねたところ、特に回答が多かったのは次の項目です。

業務負担が軽減した理由	施設数
出欠状況を簡単に確認できるようになった	32施設
保護者からの連絡を一元的に確認できる	26施設
保護者への確認電話が減った	24施設
紙の連絡帳や出席簿の管理が減った	23施設
出欠変更を把握しやすくなった	17施設
過去の出欠情報を確認しやすくなった	11施設
職員間で情報共有しやすくなった	10施設
出欠情報の集計作業が不要になった	8施設

特に大きな効果が見られたのが、出欠確認・保護者対応・紙媒体の管理です。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

出欠状況を確認しやすくなった

最も多かった回答が、「出欠状況を簡単に確認できるようになった」32施設でした。

学童では、「今日は誰が来るのか」「何時に帰るのか」「一人帰りなのか、お迎えなのか」といった情報を毎日把握する必要があります。紙の連絡帳の場合、児童が持ってきた連絡帳を一冊ずつ確認しなければなりません。

アンケートでも、「100冊を超える紙の連絡帳を見る必要がなくなり、受付時間が短縮された」という趣旨の回答が寄せられました。

また、朝の時点である程度の出席状況や帰宅予定時間を把握できるため、未入力の家庭だけに確認するなど、確認が必要な児童を絞り込みやすくなったという声もあります。

児童数が多い学童ほど、一人ひとりの連絡帳を確認する時間は大きな負担となります。

連絡帳をデジタル化することで、必要な情報を一覧で確認できることは、大きなメリットといえるでしょう。

保護者からの連絡を一元管理できるようになった

「保護者からの連絡を一元的に確認できる」と回答した施設も26施設ありました。

紙の連絡帳や電話、口頭など複数の連絡手段を利用していると、欠席は電話、帰宅時間の変更は連絡帳、お迎えの変更は口頭など、情報が分散してしまうことがあります。

連絡手段をデジタル化して集約することで、情報を探す手間や伝達漏れを減らしやすくなります。

また、特定の職員しか把握していない状態を避け、複数の職員が同じ情報を確認できることもメリットです。

保護者への確認電話が減った

24施設が「保護者への確認電話が減った」と回答しています。

紙の連絡帳では、記入漏れや連絡帳そのものの持参忘れなどによって、その日の予定を確認できないことがあります。

その場合、施設から保護者へ電話をかけて確認しなければなりません。

アンケートでは、「紙の連絡帳でのやり取りがなくなり、持ち帰り忘れや渡し忘れの心配がなくなった。入力漏れも紙媒体のときより減り、確認連絡が少なくなった」という趣旨の回答が寄せられました。

また、別の施設からは、留守番電話の利用が減ったという声もありました。

電話は、かければ必ず保護者につながるとは限りません。つながらなければ時間を空けてもう一度電話をかけたり、折り返し電話に対応したりする必要があります。

保護者自身がスマートフォンから予定を入力できるようになることで、こうした細かな電話対応を減らせる可能性があります。

紙の連絡帳や出席簿の管理が減った

23施設が「紙の連絡帳や出席簿の管理が減った」と回答しました。

紙の連絡帳には、

など、紙だからこそ発生する作業があります。

デジタル化によってこうした作業を減らせれば、受付や事務に必要だった時間を別の業務に使えるようになります。

実際のアンケートでも、受付業務が減ったことで、これまで以上に児童の育成や対応に携われるようになったという趣旨の回答がありました。

連絡帳のデジタル化の目的は、単純に「紙をなくすこと」ではありません。

事務作業に使っていた時間を減らし、職員が子どもと向き合うための時間を増やせることも、大きなメリットといえるでしょう。

職員の情報共有にもメリット

連絡帳をデジタル化すると、保護者とのやり取りだけでなく、職員間の情報共有にも活用できます。

今回の調査では、10施設が「職員間での情報共有がしやすくなった」と回答しています。

紙の連絡帳の場合、基本的にはその連絡帳を手に取らなければ内容を確認できません。

一方、デジタル化されていれば、複数の職員が同じ情報を確認できます。

また、11施設からは「過去の出欠情報を確認しやすくなった」という回答もありました。

「以前にも同じ曜日に欠席していたか」「過去にどのような連絡があったか」などを確認したい場合にも、デジタルデータで残っている方が情報を探しやすくなります。

デジタル化ですべての負担がなくなるわけではない

今回のアンケートでは、多くの施設が業務負担の軽減を実感している一方、デジタル化によって新たに発生した負担や、依然として残っている業務についても回答がありました。

負担につながっている点として多かった回答は、以下のとおりです。

負担につながっている点	施設数
出欠変更に気付きにくい	21施設
電話や口頭での確認が依然として必要	17施設
システムの確認作業が増えた	15施設
出欠情報が確認しづらい	13施設
紙の名簿や管理表を併用している	12施設
保護者からの問い合わせが増えた	8施設
動作が遅い・操作しづらい	7施設

つまり、紙を単純にデジタルへ置き換えるだけでは、必ずしもすべての業務を効率化できるわけではありません。

当日の出欠変更に気付く仕組みが必要

最も多かったのが「出欠変更に気付きにくい」という回答です。

一度確認した情報がその後更新された場合、職員が変更に気付かなければ、古い情報をもとに対応してしまう可能性があります。

そのため、学童向けの連絡帳システムでは、単に出欠情報を表示するだけでなく、「いつ変更されたのか」「どの情報が変更されたのか」を職員が認識しやすい仕組みも重要になります。

紙やExcelとの二重管理が残る場合もある

12施設は「紙の名簿や管理表を併用している」と回答しています。

自由記述でも、「管理画面からCSVを出力し、別の管理シートへコピーしたうえでクラスごとに分けて印刷している」「児童を学年別に並べ替えてから印刷している」といった趣旨の回答がありました。

システムを導入しても、施設の運用に必要な形式で情報を確認できなければ、CSVをExcelへ移したり紙へ印刷したりする作業が残ります。

デジタル化そのものではなく、実際の業務フローに合わせてシステムを活用できるかが、業務効率化のポイントといえるでしょう。

連絡帳をデジタル化するときに押さえたいポイント

今回のアンケート結果から、学童で連絡帳をデジタル化するときには、特に次の3点が重要だと考えられます。

保護者にも使いやすい仕組みになっているか

システムを利用するのは職員だけではありません。

保護者が出欠予定を入力するため、保護者側の使いやすさも業務負担に大きく影響します。

操作方法が分かりにくい場合、施設への問い合わせが増え、職員が対応しなければならなくなるためです。

特に導入初期には、保護者向けの分かりやすい案内を用意しておくことも大切です。

現在の業務をどこまで置き換えられるか確認する

システム導入前には、現在行っている業務を洗い出しておきましょう。

現在、

を整理し、それらをシステムでどこまで置き換えられるのか確認することが重要です。

セキュリティリスクは抑えられているか

学童では、児童や保護者の氏名、連絡先、出欠情報などの個人情報を扱うため、ICTツールを選ぶ際はセキュリティ対策も確認することが重要です。

目安のひとつとして、情報セキュリティ管理体制に関する「ISMS認証」や、個人情報を適切に取り扱う事業者に付与される「プライバシーマーク（Pマーク）」の取得状況を確認するとよいでしょう。

まとめ：学童の連絡帳デジタル化は「子どもと向き合う時間」を増やすための手段

今回、41施設を対象にアンケートを実施したところ、業務負担について回答した38施設のうち、86.8％が「大幅に軽減された」または「やや軽減された」と回答しました。

特に、

といった効果を実感している施設が多く見られました。

大切なのは、紙をデジタルにすること自体を目的にしないことです。

学童職員の本来の仕事は、連絡帳を確認したり名簿へ転記したりすることではなく、子どもたちの安全を守り、成長を支援することです。

事務作業を効率化し、そこで生まれた時間を児童対応に充てられることこそ、学童でICTを活用する大きな意義といえるでしょう。

学童の連絡業務を効率化するなら「ビヨンド連絡帳」

ビヨンド連絡帳は、学童保育などの施設と保護者との連絡をデジタル化できる連絡帳システムです。

保護者がスマートフォンから出欠予定や帰宅予定などを登録でき、施設側では管理画面から情報を確認できます。紙の連絡帳の確認や保護者への電話連絡など、毎日の細かな事務作業を減らし、職員が児童対応に集中できる環境づくりに最適です。

自治体の声を取り入れながら設計・デザインしたため、直感的に分かりやすい画面である点もポイント。アンケートで寄せられた現場からの意見や改善要望についても、随時サービス改善に活かしてまいります。

「毎朝の出欠確認に時間がかかっている」「紙の連絡帳からデジタルへ移行したい」という学童施設の方は、ぜひビヨンド連絡帳をご検討ください。