学童ICT化で分かったメリット・課題を大調査！

学童保育では、日々多くの事務作業が発生します。こうした業務を効率化するため、近年は連絡帳アプリや入退室管理システムなど、ICTツールを導入する施設も増えています。

一方で、「ICT化すれば本当に業務が楽になるのか」「逆に確認作業が増えることはないのか」と疑問を持つ方もいるでしょう。

そこで今回は、学童向け連絡帳システム「ビヨンド連絡帳」を利用する41施設を対象に実施したアンケートをもとに、学童ICT化によって実際に感じられたメリットと、導入後に見えてきた課題を紹介します。

学童のICT化とは？

学童におけるICT化とは、これまで紙や電話、口頭などで行っていた業務を、パソコンやスマートフォン、クラウドサービスなどを使ってデジタル化することです。

たとえば、以下のような業務がICT化の対象になります。

ICT化というと「紙をなくすこと」というイメージを持たれがちですが、本来の目的は紙の削減そのものではありません。

確認・転記・集計・電話対応などにかかる時間を減らし、職員が児童対応や育成に集中できる環境をつくることが重要です。

学童ICT化の大きなメリットは業務負担の軽減

今回のアンケートでは、「連絡帳アプリ（ビヨンド連絡帳）の導入によって職員の業務負担がどのように変化したか」を尋ねました。

「大幅に軽減された」と「やや軽減された」を合わせると、33施設、86.8％が業務負担の軽減を実感しています。

学童ICT化にはさまざまな効果がありますが、アンケートから特に大きかったメリットを見ていきましょう。

学童ICT化で感じられた5つのメリット

出欠状況を確認しやすくなる

業務負担が軽減した理由として最も多かったのが、「出欠状況を簡単に確認できるようになった」32施設でした。

紙の連絡帳の場合、児童が持参した連絡帳を一冊ずつ確認したり、記入内容を別の名簿へ転記したりすることがあります。児童数が多い施設では、それだけでも毎日の大きな作業になるでしょう。

ICT化によって出欠予定を一覧で確認できれば、帰宅時間や帰宅方法、連絡事項などをまとめて把握しやすくなります。

アンケートでも、「100冊を超える紙の連絡帳を確認する必要がなくなり、受付時間が短縮された」という趣旨の回答が寄せられました。

保護者からの連絡を一元管理できる

26施設が、「保護者からの連絡を一元的に確認できるようになった」と回答しています。

ICT化されていない場合、「欠席連絡は電話」「帰宅時間変更は連絡帳」「お迎え変更は口頭」など、複数の連絡方法が混在することがあります。

情報が分散すると、職員側で「どこに連絡が来ていたか」を探す必要があり、確認漏れや伝達ミスにつながる可能性もあります。

連絡手段をシステムに集約できれば、必要な情報を一か所で確認しやすくなるほか、特定の職員だけに情報が偏る事態も減らせるでしょう。

保護者への確認電話を減らせる

24施設が、「保護者への確認電話が減った」と回答しました。

紙の連絡帳では、連絡帳の持参忘れや記入忘れ、帰宅時間の記載漏れが発生すると、施設から保護者へ電話で確認しなければなりません。

さらに電話がつながらなければ再度かけ直したり、折り返し電話に対応したりするため、一件の確認だけでも意外と時間がかかります。

紙の連絡帳や出席簿を減らせる

23施設が、「紙の連絡帳や出席簿の管理が減った」と回答しています。

紙で管理する場合には、

というように、多くの付随業務が発生します。

ICT化によってこれらの作業を減らせれば、職員の負担軽減に繋がるだけでなく、紙を保管するスペースを削減できたり、過去の情報を探しやすくなったりすることもメリットです。

子どもと関わる時間を増やせる

ICT化によるメリットとして、特に重要なのが児童対応に使える時間を増やせることです。

今回のアンケートでは、「受付業務が減ったことで、以前より児童の育成に携われるようになった」「電子化によって、より多くの職員が児童対応にあたれるようになった」という趣旨の回答も寄せられました。

学童ICT化の目的は、単純に事務作業を効率化することではありません。

事務作業に使っていた時間を減らし、本来注力すべき子どもの見守りや育成へ時間を振り向けられることが、ICT化の大きな価値といえます。

学童ICT化で見えてきた課題

一方で、ICTツールを導入すればすべての業務が自動的に楽になるわけではありません。

今回のアンケートでは、ICT化後に負担となっている点についても回答がありました。

主な回答は以下のとおりです。

ICT化後に負担となっていること	施設数
出欠変更に気付きにくい	21施設
電話や口頭での確認が依然必要	17施設
システムの確認作業が増えた	15施設
出欠情報が確認しづらい	13施設
紙の名簿や管理表を併用している	12施設
保護者からの問い合わせが増えた	8施設
動作が遅い・操作しづらい	7施設

ここからは、学童ICT化を進める際に注意したい課題を紹介します。

システムを確認する作業自体が増えることがある

15施設が、「システムの確認作業が増えた」と回答しています。

ICT化すると、紙の連絡帳を見る必要がなくなる一方で、管理画面を頻繁に確認するという新たな業務が生まれます。

普段からスマートフォンやPC操作に慣れている方なら問題ありませんが、電子機器に抵抗がある方が多い職場では特に確認しやすい画面設計かどうかが重要です。

紙やExcelとの二重管理が残る

12施設では、ICT化後も紙の名簿や管理表を併用していると回答しています。

せっかく業務効率化に繋がるシステムを導入しても、運用が紙ベースだと「Excelに出力して、さらに印刷してハンコをもらう」というような作業が残ってしまうことも。

デジタルシステムを導入したからOK、ではなく、自治体や運営元と連携して業務フローそのものを改善することが重要です。

保護者のITリテラシーにも差がある

ICT化では、職員だけでなく保護者にもシステムを使ってもらう必要があります。

今回の調査では、保護者からの問い合わせ内容として、

などが挙げられました。

日常的な操作よりも、導入初期のアカウント設定に関する問い合わせが多いことが分かります。

職員にとって簡単な操作でも、すべての保護者がスマートフォン操作に慣れているとは限りません。

そのため、導入時に操作マニュアルを配布する、画面付きの説明資料を用意する、問い合わせ先を明確にするなど、保護者向けのサポート体制も重要です。

学童ICT化を成功させるためのポイント

学童でICT化を進める際には、システムの機能だけではなく、実際の現場でどのように使うかまで考えることが重要です。

現在の業務を洗い出す

まずは、現在どのような業務に時間がかかっているか整理しましょう。

特に時間がかかっている業務からICT化すると、効果を感じやすくなります。

紙との併用期間を決める

ICT導入直後は、トラブルに備えて紙とシステムを併用するケースもあります。

ただし、併用期間が長くなると、「システムで入力したことを紙にも記入」という二重作業が定着してしまう可能性があります。

一定の移行期間を設けたうえで、「いつからどの業務を完全にデジタルへ移行するか」を決めておくとよいでしょう。

保護者向けの案内を充実させる

保護者が問題なく利用できることも、学童ICT化を成功させるポイントです。

初回登録やきょうだい登録など、問い合わせが多くなりそうな操作については、あらかじめ説明資料を用意しておきましょう。

保護者側の操作がスムーズになれば、結果的に職員への問い合わせも減り、施設側の負担軽減につながります。

学童ICT化は「ツール導入」ではなく「業務改善」と考える

今回の41施設へのアンケートでは、業務負担について回答した38施設のうち、86.8％が「業務負担が軽減された」と回答しました。

特に、

といった部分で効果が見られています。

一方、

など、新たな課題もあります。

この結果から分かるのは、「ICTツールを導入すること自体をゴールにしてはいけない」ということです。

「今行っている業務のどこに時間がかかっているのか」「その作業をシステムによってどう変えたいのか」を整理したうえでICT化を進めることが重要です。

適切に活用できれば、職員の事務作業を減らし、その分、子どもの見守りや育成に時間を使えるようになります。

学童ICT化は、単なるデジタル化ではなく、職員が子どもと向き合う時間を増やすための業務改善として考えてみましょう。

学童の連絡業務をICT化するなら「ビヨンド連絡帳」

ビヨンド連絡帳は、学童保育などの施設と保護者との連絡をデジタル化できる連絡帳システムです。

保護者はスマートフォンから出欠予定や帰宅予定などを登録でき、施設側では管理画面から情報を確認できます。

紙の連絡帳の確認や保護者への電話連絡といった日々の事務作業を減らし、職員が子どもと向き合う時間を確保できる環境づくりにぴったりです。

自治体の声を取り入れながら設計・デザインしたため、直感的に分かりやすい画面である点もポイント。

学童のICT化や連絡業務の効率化を検討している方は、ぜひビヨンド連絡帳をご検討ください。