入退室管理システムの販売終了やサービス終了が発表され、「今使っているシステムはどうなるの？」「別のシステムに乗り換える必要がある？」と不安を感じていませんか？
入退室管理システムは、学童保育や児童館、学習塾などで利用者の入退室を記録する大切なツールです。そのため、突然利用できなくなると、日々の受付業務や利用者の安全管理に支障が生じるおそれがあります。
しかし、販売終了やサービス終了が発表されたからといって、必ずしもすぐに利用できなくなるわけではありません。 現在の利用状況やデータの保存方法を確認し、適切な手順で乗り換えを進めれば、業務への影響を抑えることができます。
この記事では、入退室管理システムの販売終了・サービス終了が発表された場合に確認すべきことや、データ移行の方法、乗り換え先を選ぶポイントについて解説します。
子どもの居場所を保護者に通知！
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入退室管理システムの販売終了・サービス終了が発表されたら？
入退室管理システムの提供元から販売終了やサービス終了が発表された場合、まずは発表内容を正しく確認しましょう。いつまで利用できるのか、サポート終了によってどのような影響があるのかなど、詳細に確認した上で利用の継続や乗り換えの検討をする必要があります。
現在は問題なく使用できていても、将来的にOSのアップデートや端末の買い替えに対応できなくなる可能性も考えられます。
「こころひろまるくん」も2026年6月に販売終了を発表
入退室管理機能を備えた子育て施設受付システム「こころひろまるくん」も、2027年3月末日をもって販売終了を発表しています。
「こころひろまるくん」は、株式会社NTTデータ・アイが提供する、子育て支援センターやつどいの広場、児童館などに向けたシステムです。
会員情報の一元管理やバーコードによる入退館管理、予約受付、利用実績の集計などの機能を備え、子育て支援施設の受付業務を支援してきました。そのため、サポート終了に伴って業務効率が落ちたり、保護者の方に不安を与えてしまう可能性も否定できません。
入退室管理システムを乗り換える際に確認したいポイント
現在使用している入退室管理システムから別のサービスへ乗り換える場合、単に同じ機能が使えるか、費用が同程度かだけでなく、移行作業や導入費用にも注目しましょう。
1. 既存の利用者データを引き継げるか
入退室管理システムの乗り換えで特に大きな負担になりやすいのが、利用者情報の再登録です。
利用者が数十人程度であれば手作業でも対応できるかもしれませんが、数百人、数千人規模になると膨大な時間がかかってしまいます。
そのため、乗り換え先を選ぶ際には、既存の利用者情報をCSVファイルなどで一括登録できるかを確認しましょう。
データを一括でインポートできれば、氏名や登録情報を一人ずつ入力する手間を減らし、入力ミスの防止にもつながります。
2. すぐに導入・利用開始できるか
入退室管理システムが利用できない期間をできるだけ作らないためには、導入までのスピードも重要です。
専用端末の購入や設置工事が必要なシステムでは、利用開始までに時間がかかることがあります。一方、手持ちのタブレットやパソコンを利用できるシステムであれば、新たな機器を購入せずに導入できる場合があります。
また、無料トライアルが用意されているサービスなら、現在のシステムを利用しながら操作性や機能を確認することも可能です。本格的な乗り換えを決める前に、実際の運用環境で試せるサービスを選ぶとよいでしょう。
3. 初期費用や月額料金に無理がないか
システムの乗り換えにあたっては、導入時の費用だけでなく、継続して発生するランニングコストも確認しましょう。
特に確認しておきたいのは、初期費用、月額利用料金、利用者数による追加料金、専用端末やカードの購入費用などです。月額料金が安くても、専用端末の購入や設置費用が高額になるケースも考えられます。
施設の規模や予算に合ったシステムを選ぶことで、長期的な負担を抑えられます。
※費用は税込表示です
4. セキュリティ対策や運営会社の信頼性は十分か
入退室管理システムでは、子どもの氏名や連絡先、入退室履歴などの大切な個人情報を取り扱います。そのため、機能や料金だけでなく、セキュリティ対策が十分に行われているか、信頼できる会社が運営しているかも重要なポイントです。
運営会社の信頼性を判断する指標として、プライバシーマークやISMS認証の取得状況を確認するとよいでしょう。
- プライバシーマーク（Pマーク）： 個人情報を適切に取り扱うための体制が整っている事業者に付与される認証マーク
- ISMS認証（ISO/IEC 27001）： 情報漏洩や不正アクセスなどのリスクに備え、情報を安全に管理する仕組みが国際規格に適合していることを示す認証
これらの認証は、第三者機関による審査を経て取得するものであり、運営会社の情報管理体制を判断するうえで参考になります。
また、認証の有無だけでなく、不正アクセス対策やシステムの監視体制、トラブル発生時のサポート体制なども確認しておくと安心です。
入退室管理システムの乗り換えなら「ビヨンド入退くん」がおすすめ！
現在の入退室管理システムからの乗り換えを検討している方におすすめなのが、BPS株式会社が提供する「ビヨンド入退くん」です。
ビヨンド入退くんは、学童保育や児童館、学習塾など、さまざまな施設で利用されている入退室管理システム。QRコードによる入退室記録や保護者への自動通知、利用状況の確認・集計、保護者への一斉送信メッセージなどに対応しています。
また、初期費用が無料で、手持ちの端末を活用できるため、これまでのシステムから乗り換えたい施設にも導入しやすいのが特徴です。
既存の利用者データを一括インポートできる
ビヨンド入退くんには、利用者情報の一括インポート機能が搭載されています。
そのため、既存システムから利用者情報を出力できれば、データ形式を整えたうえで一括登録することが可能です。
利用者一人ひとりの情報を手作業で登録し直す必要がなく、大人数の施設や複数拠点を運営している施設でも、移行作業の負担を軽減できます。
申し込んだその日から無料トライアルを始められる
ビヨンド入退くんは、Webから申し込むだけで30日間の無料トライアルを始められます。
お手持ちのタブレットやスマートフォン、カメラ付きパソコンを入退室記録用の端末として活用できるため、専用端末を新たに購入する必要はありません。
また、入退室に使用するQRコードも管理画面から発行できます。
必要な機器が揃っていれば、申し込み当日から設定や動作確認を進められるため、急いで乗り換え先を探している場合にもおすすめです。
無料トライアルでは有料版と同じ機能を試すことができ、正式契約後もトライアル環境をそのまま引き継いで利用できます。
初期費用0円！月額3,300円から利用できる
ビヨンド入退くんは、初期費用が一切かかりません。
基本料金は60名まで月額3,300円（税込）で、61名以降は1名につき月額55円（税込）が追加される料金体系です。
| 項目 | 料金（税込） |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 月額基本料金（60名まで） | 3,300円 |
| 61名以降の追加料金 | 1名につき月額55円 |
| 無料トライアル | 30日間 |
初期費用を抑えながら導入できるため、急なシステムの乗り換えでも費用面の負担を抑えられます。
導入自治体100以上！安心して使える
「ビヨンド入退くん」を提供するBPS株式会社は、プライバシーマークを継続して取得しているほか、ISMSの国際規格「ISO/IEC 27001」の認証も取得しています。
高い信頼性を求められる大企業や自治体単位での導入も100拠点を超えており、大切な個人情報を安心して預けられるよう、情報セキュリティの維持・向上に取り組んでいます。
直接相談もOK
ビヨンド入退くんは、平日毎日オンラインでの個別説明会も開催しております。
乗り換えに当たって不安な点や、ご自身の施設に合った使い方などもご相談可能です。
まずはお気軽にご予約ください。
入退室管理システムをスムーズに乗り換える手順
入退室管理システムの乗り換えは、次のような流れで進めるとスムーズです。
STEP1：現在のシステムから必要なデータを保存する
まずは、利用者情報や入退室履歴など、今後も必要になるデータを確認します。
CSV形式などで出力できる場合は、あらかじめ取得しておきましょう。
STEP2：乗り換え先の無料トライアルに申し込む
新しいシステムを実際に操作し、必要な機能が揃っているか確認します。
複数の職員で操作を試すことで、日常業務に無理なく取り入れられるか判断しやすくなります。
STEP3：既存の利用者データをインポートする
データ形式を確認し、移行先のシステムに利用者情報を登録します。
一括インポート機能がある場合は活用し、登録内容に誤りがないか確認しましょう。
STEP4：入退室の動作確認を行う
QRコードの読み取りや入退室履歴の記録、保護者への通知など、実際の運用で使用する機能をテストします。
STEP5：新しいシステムでの運用を開始する
必要な準備が整ったら、新しいシステムでの運用を開始します。
職員や保護者への周知を行い、運用開始後もしばらくは記録に問題がないか確認すると安心です。
まとめ｜入退室管理システムの販売終了・サービス終了に備えて、早めの準備を
入退室管理システムの販売終了やサービス終了が発表されても、すぐに慌てて乗り換える必要があるとは限りません。
まずは現在のシステムの利用可能期間やサポート状況を確認し、必要に応じてデータのバックアップや移行先の検討を進めましょう。
特に、利用者情報の一括インポートに対応しているか、導入までにどのくらい時間がかかるか、初期費用や月額料金に無理がないかは、乗り換え先を選ぶうえで重要なポイントです。
「ビヨンド入退くん」なら、初期費用0円、30日間の無料トライアル付きで、今すぐ乗り換えの準備を始められます。
利用者データの一括インポートにも対応しているため、登録作業の負担を抑えながら、新しい入退室管理システムへの移行を進められます。
1ヵ月無料で全機能試せるトライアル期間もご用意しておりますので、ぜひお気軽にお試しください。
✓ 申し込み後すぐ使える！