東京都江東区では、区内64カ所にある学童保育（放課後児童クラブ・こども教室）で入退くんを導入し、約1万5,000人の児童とその保護者が利用しています。
紙や電話での業務が少なくなることで職員の業務負担が減少しただけでなく、写真付きの入退室通知で保護者の方にご安心いただけるなど、多方面でのメリットを感じていただけています。
利用者名 | 江東区 教育委員会
利用用途 | 学童
人数規模 | 1万人以上
※江東区に導入された事例は、行政マガジン「ジチタイワークス」にも詳しく掲載されています！
入退くん利用前の状況
入退くん導入前の状況を教えてください。
学童利用の申し込み登録や保護者へのお知らせ、利用人数の報告など、現場の事務作業はほとんど紙の書類で行っていました。
入退くん導入前に課題だった点を教えてください。
保護者の方からの「子どもが学童にいるか？」という確認の電話がとても多く、担当者がその対応に追われていることが多かったです。
その結果、目の前の子どもたちと接する時間を確保しきれていないという課題がありました。
また、保護者の方との連絡手段も電話や書面だったため、電話がつながらない、子どもから伝わっていないといった問題もたびたび発生していました。
入退くんを利用するに至ったポイントを教えてください。
無料トライアルが用意されているため、実際の使いやすさを確認してから導入できる点は安心できます。
導入後も管理者向けの操作説明会を開催していただけるなど、デジタルツールに慣れていない担当者が多くても導入しやすいよう配慮されていました。
システムのカスタマイズもでき、自治体ごとに違う提出書類のフォーマットにも対応可能な点も他社とは違うポイントでした。
入退くんを導入した感想
入退くんを実際に導入してみて、課題がどのように解消されましたか？
児童の入退室が写真付きのメールやLINEで保護者の方に通知されるため、電話対応の負担が軽減したことで子どもと接する時間が格段に増えました。
また、それらの入退室記録は自動集計され、データはCSVでダウンロード可能。さらに手入力での加筆修正もできるため、作業工数もミスも大幅に減少しました。
今まで書面で行っていた申し込み手続きもシステム内の登録フォームで完結でき、保護者の方への連絡も一斉送信できるなど、職員・保護者双方に嬉しい改善となりました。
課題だった点のほかに、導入して良かったと感じる点はありますか？
コロナ禍の影響で急な休業や再開をせざるを得ないときが多いのですが、そういった急な連絡も一斉送信機能によってすぐに連絡でき、大きな混乱を避けることができています。
出欠状況や各拠点の人数もリアルタイムで把握できますので、緊急時にも迅速な判断が可能になり、管理者として大きな安心材料になっています。
実際に入退室をするユーザーの声があれば教えてください。
利用者アンケートを取ったのですが、入退室時に顔写真付きの通知が届くことで、8割近くの保護者の方が安心感を得ていることが分かりました。
写真が届くのが仕事中の楽しみになったという声もあり、親子間のコミュニケーションツールにもなっているようです。
まとめ
民営の学習塾や習い事教室での導入が多い「入退くん」ですが、市区町村単位でも活用されています。
子育て世代も多い江東区では、区内64か所の学童保育施設にて「入退くん」を導入し、1万5000人以上の児童およびその保護者の方がご利用中。
他社にはない「写真付き通知」で保護者の方に安心していただけるだけでなく、職員の方の電話対応や書類対応といった業務の削減につながり、さらに子ども達と向き合う時間も増加するという、まさに三方良しな状況を作り出すことができました。
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