テレワークの勤怠管理問題とは|勤怠管理システム選びのポイントも

働き方改革が浸透し、テレワークを導入する企業も増えてきました。しかし、テレワーカーの勤怠管理で悩んでいる経営者やバックオフィスの担当者も多いのではないでしょうか。

この記事では、テレワークの勤怠管理の課題勤怠管理システムの選び方などを解説します。ぜひ、自社で働くテレワーカーの勤怠管理の参考にしてください。

テレワークの特徴

テレワークとは、オフィスに出勤せずに、在宅勤務やサテライトオフィスなどで働くことです。時間や場所に縛られずに働けますが、会社からの指示に従って業務することが求められます。各従業員が受けるメリットはありますが、企業が受けるメリットもたくさんあります。

企業が受けられるテレワークのメリット
  • 緊急時にオフィスに出勤しなくても業務を進行できる
  • 通勤時間や移動時間の削減によって業務の効率化を図れる
  • 優秀な人材が獲得できて、定着率を向上させられる
  • オフィスの家賃や通勤手当などのコストを削減できる

そもそも勤怠管理とは

勤怠管理は、従業員の勤務時間や勤務状況を管理することです。企業は、従業員に適正な給与を支払わなくてはなりません。そのためには、従業員ごとの始業就業時間や残業時間、休日出勤などを正確に管理する必要があります。

勤怠管理は、勤務時間だけではなく、従業員ごとの有給休暇の把握もしなければなりません。残業時間や有給休暇の取得は、2019年4月に施行された改正労働基準法により、上限規制や取得義務が制定されています。

テレワークの勤怠管理の問題点

テレワークでは、従業員が働く姿が見えないため、勤怠管理に問題点が生じやすい働き方です。共通する問題点を3つ解説します。

テレワークの問題点
  • 勤務時間の把握が難しい
  • 勤務態度が分かりにくい
  • 従業員の適正な評価が難しい

勤務時間の把握が難しい

テレワークは、従業員が見えないため、勤務時間の把握が難しくなります。これまでは、タイムカード打刻により勤務時間が分かりました。打刻できるシステムがない場合は、みなし制度や自己申告制度となります。しかし、従業員のデバイスがインターネットと常時接続できる場合は、みなし制度が適用できません。

自己申告制であれば、申告ミスや管理者のミスが発生するリスクがあります。従業員が不正な勤務時間の申告をしても確認する手段もありません。テレワーカーの勤務時間が把握できなければ、従業員の平等性を保つことも難しくなります。

勤務態度が分かりにくい

テレワークでは、勤務態度が分かりにくいことも問題点の一つです。勤務時間を自己申告制にしていれば、さぼる従業員が出ても確認できる手段がなく、サービス残業している従業員がいても当該従業員の申告がなければ分かりません。カメラでの監視は、プライバシー問題になるだけではなく、監視するための人員が必要となります。細かな報告を求めれば、上司や管理職の負担が増大するため、良策とはいえません。

従業員の適正な評価が難しい

テレワークでは、従業員への適正な評価も難しくなります。働いている姿勢や意欲が見えないため、プロセスの評価が難しいのです。これまでのような評価が難しくなり、成果が主体の評価になれば、舞台を支える従業員に不利な評価となる可能性もあります。企業が偏った成果主義を採用すれば、偏った人材が集まり、偏った人材へと育ちます。ニューノーマルな働き方であるテレワークを正当に評価するためには、新しい評価基準や評価方法が必要です。

問題点の改善には勤怠管理システム導入が有効

テレワークの問題改善を目指すのであれば、勤怠管理システムの導入が有効です。ここでは、基本知識とメリットについて解説します。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは、従業員の勤怠管理業務をサポートするための経営者やバックオフィス担当者向けのシステムです。従業員は、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのインターネット端末で打刻できます。管理側は、パソコンやインターネット端末を通して勤怠管理が行えるため、テレワーカーの勤怠管理にも役立ちます。

勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムは、テレワークの勤怠管理に役立つツールですが、会社全体に波及するような多くのメリットもあります。代表的なものを紹介します。

勤怠管理システムのメリット
  • クラウド型ならシステム構築やソフトウェアインストールが不要
  • 従業員はインターネット端末で打刻できる
  • 従業員はインターネット端末で勤怠に関係する各種申請ができる
  • 打刻や申告の不正防止としてGPS連携や指紋認証などがある
  • 低価格で費用対効果が高い
  • 集計作業が自動化されるため経営者やバックオフィス担当者の負担を削減できる
  • 勤怠管理の効率化が図れるためコストが削減できる
  • 勤怠管理の法令を遵守できる
  • 法改正に自動で対応できる

これら以外にもさまざまなメリットがあるため、自社に適した勤怠管理システムを選ぶことが大切です。

勤怠管理システム選びのポイント

テレワークに適した勤怠管理システムを選ぶためには、勤怠管理システム選びのポイントを知ることが大切です。

勤怠管理システム選びのポイント
  1. 打刻機能
  2. 在籍・離席の把握
  3. 実労働時間の把握
  4. ペーパーレスでの各種申請
  5. 各種システムとの連携
  6. 使いやすさ

1. 打刻機能

テレワークの正確な勤怠管理には、社外であっても打刻できる機能が不可欠です。テレワーカーの勤務時間は管理しにくいため、客観的事実に基づく打刻方法が求められます。

一例ですが、インターネット端末のオンとオフにより打刻できるシステムがあります。これなら、正確に打刻できて勤務時間の管理も容易です。テレワーカーが、在宅勤務やサテライトオフィスなどで勤務しても、正確に打刻できるシステムであれば、幅広い働き方にも対応できます。

2. 在席・離席の把握

在籍・離席の把握は、従業員がサボらずに仕事をしているかどうかを管理することに役立ちます。テレワークは、従業員ごとに始業時間や休憩時間が異なるため、仕事中・休憩中がリアルタイムで分かることが重要になります。

仕事中に雑談したり、休憩中に仕事の指示を出したりすることは避けたいものです。在籍・離席が各従業員間でも分かれば、コミュニケーションも取りやすくなります。実労働時間を正確に計算するうえでも必要な機能です。

3. 実労働時間の記録

勤務時間と実労働時間は異なります。勤務時間は、始業から終業までの時間であり実労働時間は、休憩時間など除き残業を含んだ時間です。

テレワークの勤怠管理には、実労働時間を正確に把握できるシステムが必要となります。テレワークは、従業員によって始業時間や終業時間が異なることも特徴です。

残業時間や休日出勤では割増賃金を支払わなければなりません。正確な給料を支払うためにも、実労働時間を把握できる勤怠管理システムを選びましょう。

4. ペーパーレスでの各種申請

社内のペーパーレス化は、コスト削減だけではなく、近年注目を浴びているSDGs(エスディージーズ)の目標にもなっています。勤怠管理システムの導入により、これまで紙ベースで行っていた各種勤怠申請をシステム上で完結します。紙も印鑑も不要となるため、テレワーカーも出社することなく、システム上で残業申請や休暇申請が可能です。

勤怠管理システムでは、勤怠管理表も紙ベースではなくシステム上で作成できて、担当者や上司などと共有できます。従業員の勤務状況がリアルタイムでわかるため、業務の効率化が図れます。

5. 各種システムとの連携

各種システムとの連携は、勤怠管理システムを選ぶ際の大切なポイントです。給与計算システムや人事評価システムなど、勤怠に関連するシステムとの連携が可能かどうかを確認しましょう。給料計算システムと連携していれば、従業員の給料計算が容易になり作業効率を大幅に上げられます。人事評価システムとの連携は人事評価のたたき台として活用が可能です。

給料の上限がある従業員に対しては、リアルタイムで現在の給料が分かるため、「今年度はあとどれくらい働けるのか」が常時把握できます。シフト管理システムと連携できれば、繁忙期に合わせたシフトを組むことも簡単です。

6. 使いやすさ

勤怠管理システムは、打刻機能を全従業員が利用するため、感覚的に操作できるなど、分かりやすいシステムが求められています。

使い勝手の良さも重要であり、出社する従業員やテレワーカーが、打刻ミスや入力ミスを起こしにくいシステムを選ぶことがポイントです。打刻ミスなどが多ければ修正作業に手間取り、勤怠管理に支障をきたせば勤怠管理システム導入の意味がなくなります。

集計機能などが搭載されていれば、管理者側にとっても使いやすいシステムとなります。

まとめ

ニューノーマルな働き方であるテレワークでは、従来通りの勤怠管理では対応できない場合があります。上司などの管理者が働く姿を目視できないため、適正な勤務時間で真面目に働いているのか確認できません。勤怠管理の問題は、勤怠管理システムで大きく改善できます。

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