テレワークの勤怠管理問題とは？勤怠管理システム選びのポイントも解説

働き方改革や感染対策により、ここ数年で一気にテレワーク（在宅勤務、リモートワーク）が定番化しました。そのような中で、

「テレワークの日と出社の日があり、勤怠管理が複雑」
「リモート社員の工数が見えにくく評価しづらい」

と悩む企業は多いのではないでしょうか。

この記事では、テレワークの勤怠管理の問題点について客観的データをもとに紹介したうえで、勤怠管理システムの選び方から部分テレワークに最適な勤怠管理システムまで解説します。

テレワークの定義と特徴

テレワークとは「情報通信技術（ICT＝Information and Communication Technology）を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」のこと。Tele（離れて）とWork（仕事）を組み合わせた造語です。要するに本拠地のオフィスから離れた場所で、ICTを使って仕事をすることです。

出典：厚生労働省・総務省「テレワークについて」

テレワークは時間や場所に縛られずに働けますが、会社からの指示に従って業務することが求められます。「通勤ストレスからの解放」「外出準備時間の削減」など各従業員が受けるメリットが目立つ一方で、企業が受けるメリットもたくさんあります。

以下に主なメリットを挙げてみました。貴社の状況と照らし合わせてみてください。

そもそも勤怠管理とは

勤怠管理は、従業員の勤務時間や勤務状況を管理することです。企業は、従業員に適正な給与を支払わなくてはなりません。そのためには、従業員ごとの始業就業時間や残業時間、休日出勤などを正確に管理する必要があります。

勤怠管理は、勤務時間だけではなく、従業員ごとの有給休暇の把握もする必要があります。残業時間や有給休暇の取得は、2019年4月に施行された改正労働基準法により、上限規制や取得義務が制定されています。

テレワークの勤怠管理の問題点

テレワーク中は従業員が働く姿が見えないため、勤怠管理に問題が生じやすいと言われています。厚生労働省の「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」でも、テレワークの問題・課題として一番多かったのが「労働時間の管理が難しい」でした（上図参照）。

テレワークの勤怠管理における問題点について、以下3つの視点から詳しく解説していきます。

勤務時間の把握が難しい

テレワークは従業員が見えないため、勤務時間の把握が難しくなります。これまでは、タイムカード打刻により勤務時間が分かりました。打刻できるシステムがない場合は、みなし制度や自己申告制度となります。しかし、従業員のデバイスがインターネットと常時接続できる場合は、みなし制度が適用できません。

Excelに従業員が直接入力したり、メールで業務の開始終了を報告する自己申告制を採用する企業もあります。しかしこの自己申告制は、申告ミスや抜け漏れが起こりやすい管理方法です。その上、実際に業務をしていないのに残業時間を申告する、部下にサービス残業を強要するといった不正を防ぎにくいという問題があります。

勤務態度が分かりにくい

テレワークでは、勤務態度が分かりにくいことも問題点の一つです。出勤報告後に業務以外のことをしていたり、サービス残業をしている従業員がいても、本人の申告がなければ分かりません。

カメラで監視するという方法も考えられます。しかしプライバシー問題に発展するほか、監視するための人員やツールの導入も必要となり、あまり現実的とは言えません。

従業員の適正な評価が難しい

テレワークでは、従業員への適正な評価も難しくなります。働いている姿勢や意欲が見えないため、業務プロセスが見えにくいからです。成果主義的な評価に変えるという手段も考えられますが、成果が可視化しづらいバックオフィス系の従業員の評価は難しいでしょう。

ただ、そもそも「勤務態度」という曖昧な評価基準を設けていた企業は、評価制度自体を見直す良い機会であるとも言えるでしょう。テレワーク化を機に、日報の提出や定例会議での進捗報告を評価基準にし、より公平な評価を実現させた企業もあります。

日報システムの導入により、従業員の業務状況が把握できるようになった企業の事例はこちらの記事で紹介しています。

問題点の改善には勤怠管理システム導入が有効

テレワークの勤怠管理に関しては「自己申告制」「勤務態度の監視」なども考えられますが、先ほど挙げたような問題点が生じます。テレワークの問題改善を目指すのであれば、勤怠管理システムの導入が最適です。ここでは、基本知識とメリットについて解説します。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは、従業員の勤怠管理業務をサポートするための経営者やバックオフィス担当者向けのシステムです。従業員は、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのインターネット端末で打刻できます。管理側は、パソコンやインターネット端末を通して勤怠管理が行えるため、テレワーカーの勤怠管理にも役立ちます。

勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムには、企業側にも従業員側にもさまざまなメリットがあります。

これら以外にも、システムによってさまざまなメリットがあるため、自社に適した勤怠管理システムを選ぶことが大切です。次の章では、システムの選び方を紹介します。

勤怠管理システム選びのポイント

1度導入したシステムを頻繫に変更することは、経営者と従業員双方の負担になるため、システム選びを失敗したくないですよね。テレワークに適した勤怠管理システムを選ぶ際には、以下の視点で考えて選択ミスを避けましょう。

1. 場所を選ばず打刻できる

テレワークの正確な勤怠管理には、社外であっても打刻できる機能が不可欠です。テレワーカーの勤務時間は管理しにくいため、客観的事実に基づく打刻方法が求められます。

たとえばBPS株式会社の「日報くん」は、上図のようなボタンを押すだけで場所やデバイスを問わず勤怠入力が完了します。複雑なセキュリティ管理や各自PCへの設定不要で、誰が・いつ・どこにいても、簡単に勤怠登録が可能です。

「日報くん」の機能や他社システムとの違いはこちらの記事で紹介しています。実際に日報くんと他社システムを利用した筆者の、リアルな感想をチェックしてみてください。

2. 作業状況が把握できる

作業状況が分かるシステムを選ぶことで、業務の可視化・効率化に繋がります。

テレワークではコミュニケーションが取りづらく、業務進捗や工数などの把握が難しいという声もあります。もちろんメッセージやオンライン会議で積極的にコミュニケーションを取ることも重要ですが、作業進捗や各業務にかけた工数が分かるような勤怠管理システムを導入するとより効率的に業務が可視化できます。

日報で業務効率化ができる「日報くん」なら、日々の日報提出だけで業務進捗や工数のチェックが可能です。「低価格で・効率的に」業務可視化を進めたい方はこちらの記事も併せてご覧ください。

3. 労働時間が記録される

働き方改革により、2019年から「労働時間の客観的な把握」が義務化されています。

客観的な方法により労働者の労働時間の状況を把握しなければなりません。
○タイムカードによる記録
○パソコンのログインからログアウトまでの時間の記録等
○労働時間の状況の記録は3年間保存

出典：東京労働局 労働基準部 健康課「改正労働安全衛生法のポイント」

従業員の労働時間が記録され、かつ客観的に把握できる状態で保存できるシステムが望ましいです。例として、記録された労働時間がExcelやCSVファイルとして出力できるものがあります。

4. ペーパーレスで申請が完結する

ペーパーレスで申請が完結するシステムであれば紙も印鑑も不要となるため、テレワーカーがわざわざ郵便受け取りや捺印のために出社する必要がありません。

ペーパーレス化はコピー用紙や出社のための交通費が不要になるため、コスト削減につながります。さらに、近年注目を浴びているSDGs（スディージーズ；持続可能な開発）の目標達成にもペーパーレス化は有効であり、対外的なアピールにもなります。

5. 各種システムと連携できる

各種システムとの連携できるかどうかは、勤怠管理システムを選ぶ際の大切なポイントです。給与計算や人事評価などは特に、勤怠管理システムと連携することで業務効率の大幅アップに繋がります。

他にも、扶養控除などの関係で給料の上限がある従業員に対しては、リアルタイムで現在の給料が分かるため、「今年度はあとどれくらい働けるのか」が常時把握できます。

6. 誰でも使いやすい

勤怠管理システムは全従業員が利用するため、感覚的に操作できるような分かりやすいシステムが求められています。

使い勝手の良さも重要であり、打刻ミスや入力ミスを起こしにくいシステムを選ぶことがポイントです。打刻ミスなどが多ければ修正作業に手間取り、勤怠管理に支障をきたせば勤怠管理システム導入の意味がなくなります。また、集計機能などが搭載されていれば、管理者側にとっても使いやすいでしょう。

部分テレワークの勤怠管理に最適なシステムは？

実は毎日テレワークの人よりも、週に数日は出社する「部分テレワーク（部分在宅勤務）」を導入する人の方が多いのです。国土交通省の「令和3年度テレワーク人口実態調査」では、平均テレワーク実施日数は平均2.4日/週というデータが出ています。

このような部分テレワークを採用している企業は、テレワーク専用のシステムではなく、出社時とテレワーク時の勤怠管理データが連携できるシステムを導入することで、管理の効率化とコスト削減を両方実現可能です。

BPS株式会社の「入退くん」は「日報くん」と連携することで、部分テレワーク導入時も複雑な管理を必要とせず、しっかり従業員の業務・勤怠管理が可能です。先ほど挙げた「勤怠管理システム選び6つのポイント」もバッチリ満たしています。

入退くんはお手持ちのICカード（スマホに内蔵されたものも可）で勤怠登録ができるため、「勤怠管理のためだけに社員証を持ち歩かなくて良い」「社員証の紛失などのセキュリティリスクや不正な勤怠登録が防げる」と経営者・従業員双方から嬉しいお声をいただいております。

「入退くん」は業界最安の勤怠管理システムであり、全国の企業や教育機関および公共施設にて導入されています。無料トライアルもたっぷり1ヵ月お試しできるため、「勤怠管理システム選びに失敗したくない」という方はぜひお問い合わせください！

＼月間8,000ユーザー増加中！／

まとめ

ニューノーマルな働き方であるテレワークでは、従来通りの勤怠管理では対応できない場合があります。「勤務態度が分からない」「不正されても気づけない」といった勤怠管理の問題は、勤怠管理システムで改善可能です。

勤怠管理システムの選び方は以下の6つの視点から選びましょう。

1. 場所を選ばず打刻できる
2. 作業状況が把握できる
3. 労働時間が記録される
4. ペーパーレスで申請が完結する
5. 各種システムと連携できる
6. 誰でも使いやすい

BPS株式会社の「入退くん」と「日報くん」を連携させることで、これらの条件を満たしながら、出社日とテレワーク日のデータ連携も可能です。休暇や直行直帰の申請もできるほか、時短勤務やフレックスなど社員ごとのルール設定にも対応しています。

どちらも業界最安値で契約できるため、まずは1ヵ月の無料トライアルからお試しください！