タイムカードの保管期間や罰則は?起算日の出し方・保管方法・おすすめの勤怠管理を紹介

タイムカードは、従業員の勤怠管理に不可欠なものであり、タイムカードを利用して勤怠管理を行う企業も少なくありません。タイムカードの保管は法律で義務付けられており、定められた保管期間を守らないと違法になります。

この記事では、効率的なタイムカードの保管について知りたい人に向けて、保管期間や罰則、保管方法などを解説します。おすすめの勤怠管理についても解説しているため、参考にしてください。

タイムカードの保管期間とは?

タイムカードの保管期間は、労働基準法によって定められています。ここでは、改正後のタイムカードの保管期間について解説します。

労働基準法の改正によって保管期間は5年間に変更

タイムカードの保管期間は3年間と定められていましたが、労働基準法の改正によって2020年4月から5年間に変更されました。保管期間の変更はタイムカードだけではなく、労働者名簿、賃金台帳、雇入れ、解雇、災害補償、その他の労働関連の書類にも適用されています。

当分の間、3年間の保管が義務付けられる

法改正後からは、5年間の保管期間を設けなければなりませんが、急な変更は多くの企業で混乱を招く可能性があります。そのため、しばらくは改正前と同様に、3年間の保管期間が適用されます。ただし、タイムカードの保管期間の変更は決定事項であるため、該当する書類の保管は、5年間に切り替えていく必要があります。

タイムカードの保管対象は雇用形態によって異なる

ここでは、タイムカードの保管対象や例外になるケースについて解説します。

アルバイト・派遣社員を含む従業員

労働基準法では、すべての従業員を対象とした出勤簿への記載が定められています。これにより、企業では勤務形態にかかわらず、全従業員の労働時間を正確に管理しなければなりません。そのため、アルバイト・パートタイマー・派遣社員など、非正規雇用に該当する従業員のタイムカードの保管も必要となります。

保管対象外になるケース

タイムカードの保管対象に関しては、例外もあります。みなし労働時間制の従業員や管理監督者のタイムカードは、保管義務の対象外です。ただし、企業はすべての従業員の労働時間や健康管理を行わなければなりません。企業が従業員を不当に扱っていない証拠として、一定期間は保管しておくことをおすすめします。

タイムカードの煩わしさから解放

タイムカードに保管期間が設けられている理由

労働基準法において、タイムカードの保管期間を義務付けている理由について解説します。

タイムカードに保管期間が設けられている理由
  • 労働基準監督署から情報開示を求められた際に提示しやすい
  • 労働時間に関するトラブル防止に役立つ

労働基準監督署から情報開示を求められた際に提示しやすい

タイムカードを保管していると、情報の開示を求められた場合でも、すみやかに提示できます。たとえば、労働基準監督署の調査では、タイムカードの提出が求められるケースが多いようです。必要な書類を提示できない場合、企業としての管理能力を疑われる可能性があります。

労働時間に関するトラブル防止に役立つ

企業と従業員の間では、労働時間や給与、残業代の未払いをめぐってトラブルになることも少なくありません。タイムカードは従業員の労働時間を証明する重要な書類であるため、トラブルが起きて裁判に発展した場合でも、客観的な証拠として提示できます。

タイムカードを保管しなかった場合、適正な賃金を支払ったという証明ができないため、従業員に慰謝料を支払わなければならないケースもあります。

タイムカードの保管によって企業が得られるメリット

タイムカードの保管は、情報開示の際に便利なだけでなく、企業にとってもメリットがあります。

タイムカード保管のメリット
  • 従業員の勤怠を正確に管理できる
  • 問題やトラブル時の重要な証拠になる

従業員の勤怠を正確に管理できる

タイムカードの保管により、従業員の勤怠管理を正確に行えます。過去にさかのぼって従業員の勤怠を確認できるため、業務の見直しなどに伴って、労働時間や作業効率を把握する際に役立ちます。また、タイムカードはシンプルな仕組みであるため、入社したばかりの従業員にも時間をかけずに教えられます。

問題やトラブル時の重要な証拠になる

タイムカードは、業務中に発生した問題や、トラブルの状況を把握する際にも有効です。タイムカードを確認すれば、いつ誰が出勤していたのかはもちろん、出退勤時刻や休憩時間などが一目でわかります。また、大勢の従業員のなかから特定の従業員を絞り込む際にも便利です。

タイムカードの起算日の出し方

タイムカードの保管は、原則として起算日から3年間(将来的には5年間)です。タイムカードの保管期間の開始と終了を知るには、起算日を正しく理解する必要があります。起算日とは、書類などを保管する際、保管1日目を指す用語です。タイムカードの場合、従業員が最後に打刻をした日を起算日とします。

たとえば、従業員が最後に打刻した日が2021年2月1日だった場合は、2024年1月31日まで保管しなければなりません。ただし、派遣社員の場合は、派遣契約終了日が起算日になるため注意しましょう。

タイムカードの保管期間に関する罰則

労働基準法には、タイムカードの保管を怠った場合の罰則が定められています。具体的には、労働関係の重要書類における保存義務に反したとみなされて、30万円以下の罰金が科されます。故意ではなくても、タイムカードを紛失したり保管期間を守らずに廃棄したりすると、厳罰に処されます。

タイムカードによるトラブル事例

企業と従業員の間で、給与や退職金の未払いを巡るトラブルが、訴訟に発展した事例が多数あります。いずれのケースにおいても、タイムカードの提示ができなかった企業の多くは敗訴しています。

タイムカードを適切に保管していれば、万がいちのときに証拠として利用できます。しかし、開示できなければ企業側の怠慢と受け取られ、社会的な信用を失う可能性があります。

タイムカードの保管方法

ここでは、タイムカードを3年間(将来的には5年間)保存するための、具体的な保管方法を解説します。

タイムカードの保管方法
  • 紙ベースのタイムカードは年月ごとに保管する
  • タイムカードを電子化してパソコンに保管する

紙ベースのタイムカードは年月ごとに保管する

従来から利用されている、紙ベースのタイムカードを保管する場合は、年月ごとにまとめておくと必要なときに探しやすくなります。紙ベースのタイムカードは、インクの退色やカード自体の劣化を生じやすいため、箱などの専用容器で保管するのがおすすめです。輪ゴムやクリップは、タイムカードを破損するおそれがあるため、使用は避けましょう。

タイムカードを電子化してパソコンに保管する

タイムカードには、電子化が可能なタイプがあります。電子化できるタイムカードを導入すると、勤怠データをパソコンに保管できて、必要なデータをすぐに確認できます。紙ベースのタイムカードのように、原本の劣化やインクの退色を心配する必要もありません。勤怠データはすべてパソコンで管理できるため、物理的な保管場所の確保も不要です。

タイムカードの保管に悩むなら「勤怠管理システム」がおすすめ

タイムカードの電子化を検討するなら、「勤怠管理システム」の導入がおすすめです。ここでは、代表的なサービスを3つ紹介します。

入退室管理システム 入退くん

タイムカード置換・入退室管理システム 入退くん

入退室管理システム 入退くん」は、オフィスや店舗、小売り企業向けの入退室管理システムです。ユーザー登録を行うと、ICカードやQRコードを端末にかざすだけで、入退室の時刻が管理システムに自動送信されます。勤務形態にあわせて勤怠ルールを細かく設定できるほか、自動集計機能では従業員ごとの勤怠データを自動集計できます。

パソコンだけでなく、スマートフォンにも対応しているため、社外から有給や遅刻・早退などの各種申請も可能です。

jinjer勤怠管理

jinjer勤怠管理」は、クラウド型の勤怠管理システムです。勤怠管理に必要とされる機能がほぼ網羅されており、機能をプラスする追加料金は発生しません。打刻は、パソコン・スマートフォン・タブレット・ICカードなども利用できます。シフト作成機能があり、従業員のスマートフォンと連携すると、シフトの希望を簡単に集められます。

AKASHI

AKASHI」は、あらゆる法改正や複雑な就業ルールに対応する、クラウド型の勤怠管理システムです。勤怠データは最大3年間保存できるうえに、勤務データに必要なCSVファイルでの出力も可能です。また、従業員の打刻忘れや残業時間を超過した場合などに、アラートで知らせる機能が搭載されています。さらに、労務管理や給与計算、コミュニケーションツールなどの外部サービスとの連携も行えます。

まとめ

タイムカードの保管期間は、当分の間は3年間ですが、いずれ5年間に変更しなければなりません。紙ベースのタイムカードは、保管場所の確保や保管方法に気をつける必要があります。電子化が可能なタイムカードや勤怠管理システムであれば、パソコンで勤怠データを管理できます。

入退室管理システム 入退くんは、初期費用が無料で、1人あたり月額55円から利用できます。勤怠ルールの設定ができるほか、給与計算に適したデータ形式で出力できます。ICカードやQRコードへの置き換えも可能です。iOS/Android/Windows対応のアプリであるため、スマートフォンやタブレットにも簡単に導入できます。興味がある人は、気軽にお問い合わせください。