法律を遵守しながら勤怠管理を行う上で注意するポイント!法改正の内容も紹介

企業において、従業員の勤怠管理をしっかり行うことは義務です。しかし法律を遵守した勤怠管理を行うには、気をつけなければならないポイントがいくつかあります。

この記事では、法改正の内容も踏まえながら法律を遵守した勤怠管理のポイントについてくわしく解説するため、ぜひ参考にしてください。

勤怠管理が法律で定められている理由とは

そもそも、なぜ勤怠管理は必要なのでしょうか。ここでは、法律で勤怠管理が定められている理由を解説します。

労働者の健康を守るため

勤怠管理を行うことにより、労働者の過重労働を防げます。労働時間が長くなりすぎれば、過労やストレスなどで健康を害してしまう恐れがあります。

しかし、勤怠管理をすることで、1日の労働時間や月の労働日数などを把握・管理が可能です。労働者の働きすぎや過労死などを防ぐことは、適切な労働環境を保つことにつながります。

企業を労使トラブルから守るため

勤怠管理は労働者だけでなく企業を守ることにもつながります。勤怠管理を怠っていると、過労死やストレスによるうつ状態、残業代の未払いといった労使トラブルが起こる可能性があります。

労使トラブルが起こってしまうと、業務上過失や賠償責任、離職者の増加といった大きなダメージを企業が負ってしまうケースもあるため、注意しましょう。

改正労働基準法とは

2019年4月に改正労働基準法が施行されました。労働基準法が改正されたことによりさまざまな影響がありますが、勤怠管理面では特に次の4点が重要です。

  • 残業時間の上限規制
  • 年次有給休暇の取得義務
  • 割増賃金の引き上げ
  • 労働時間の客観的把握方法の確立

参考:働き方改革関連法のあらまし(改正労働基準法編)|厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

以下では、これらの4つのポイントについて解説します。

残業時間の上限規制

法改正の前は36協定を結んでいれば、残業時間の上限はありませんでした。

しかし、改正労働基準法では残業時間には上限が設けられており、上限を超えて働かせることはできなくなりました。上限規制では、原則として「残業時間を月45時間、年360時間以内に収めること」と定められています。

ただし、例外として月45時間以上の残業は行う場合には年6か月までに収めることとなっています。また、例外を適用する場合であっても、残業時間は年720時間以内、複数月の平均80時間以内(休日労働含む)、月100時間未満(休日労働含む)に収めなければいけません。

参考:時間外労働の上限制限|厚生労働省

年次有給休暇の取得義務

改正前は、6カ月間継続で勤務した労働者のうち全労働日の8割以上出勤した人には、原則として10日の年次有給休暇を与えなければいけないと定められていました。法改正後には、有給休暇を与えるだけでなく、しっかりと取得させる義務が追加されています。

年次有給休暇を取得した日から1年以内に、最低でも5日間の有給休暇の取得時期を指定して取得させなければいけなくなりました。この対象は、一般労働者だけでなく管理監督者も含まれています。また、パートタイムなど所定労働日数が少ない人の場合、年次有給休暇の日数は所定労働日数に比例して付与されます。

参考:年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説|厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

割増賃金の引き上げ

改正前には、週40時間・1日8時間という法定労働時間を超える時間外労働(法定時間外労働)を行う場合、法定割増賃金率25%以上で計算して割増賃金を支払う必要がありました。

改正後は、大企業・中小企業どちらであっても1カ月60時間を超える法定時間外労働に対しては、法廷割増賃金率は50%以上に引き上げられています。ただし、中小企業については当面の間適用が猶予されています。

参考:Ⅱ 法定割増賃金率の引上げ関係|厚生労働省

労働時間の客観的把握方法の確立

労働時間を客観的に把握するための法改正も行われています。改正前は、事業所ごとに労働者の労働時間や働いている日数といったデータを記録する義務が課せられていました。

しかし、この方法では、管理監督者やみなし労働時間制で働いている労働者の勤怠管理が難しく、正確な労働時間の把握が難しいという問題点がありました。

このような問題を改善するため改正後には一般労働者だけでなく、管理者やみなし労働時間制対象者などを含めたすべての労働者(高度プロフェッショナル制度の対象者以外)の勤怠管理を行うことと義務付けられています。

参考:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準|厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督
参考:高度プロフェッショナル制度|厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督

改正労働基準法を法律違反した際の罰則

改正労働基準法違反が発覚した場合、罰則が科せられます。残業時間の上限を超えて働かせた場合には、6カ月以下の懲役もしくは超過している労働者1人当たり30万円以下の罰金となります。

また、年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合には30万円以下の罰金です。また、就業規則で年次有給休暇取得の際に管理監督者による時季指定を行うと記載していなかった場合も同様に、30万円以下の罰金が科せられます。

さらに、労働者が希望する時季に年次有給休暇を与えなかった場合にも罰則があります。この場合は、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金です。

※参考:年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説|厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

勤怠管理を行う上で注意するべき法律のポイント

勤怠管理を行う際には、注意したい点があります。法律のポイントを押さえて、勤怠管理を行いましょう。

労働時間に対する考え方

労働基準法における労働時間は、「実労働時間」と明記されています。この実労働時間とは、過去の判例を参考にして考えると、「実際に働いたすべての時間」のことになります。オフィスでの法定労働時間だけが、実際の労働時間ではありません。

たとえば、仕事が終わらずに残業をするケースもありますし、自宅に仕事を持ち帰って行うケースもあるでしょう。また、業務を実際に行っている時間だけでなく、就業前後の着替え時間なども含まれていると考えられています。

適切な方法で労働時間を把握する必要がある

企業には、適切な方法で労働者の勤務日数や始業・終業時刻の確認、記録を行うという義務があります。

労働基準法によると、労働時間の記録については使用者本人(管理監督者)がその場で確認して記録する、またはタイムカードやICカードなどで記録することと定められています。また、原則として自己申告制は禁止されており、労働者本人が作成した出勤簿は認められません。

労働基準法の改正後は、記録の保存期間が3年から5年に延長されます。ただし、経過措置として当面の間は保存期間3年が適用されるようです。使用者が管理した記録をしっかりと保存しておきましょう。

参考:改正労働基準法等に関するQ&A|厚生労働省労働基準局

法律を遵守した勤怠管理には「勤怠管理システム」がおすすめ

勤怠管理システムには、自社システムに組み込んで管理・運用するタイプの「オンプレミス型」と、インターネット上にあるサーバー・システムを利用するタイプの「クラウド型」の2種類があります。

自社にあった勤怠管理システムを導入することで、勤怠管理がしやすくなる、人的ミスの予防などさまざまなメリットを得られるでしょう。

勤怠管理システムを利用するメリット

勤怠管理システムを利用するメリットは3つあります。

勤怠管理システムのメリット
  • 人為的ミスの予防ができる
  • 複数の業務が一つのシステムで完結する
  • いつでも従業員の勤怠を把握できる

ここでは、各メリットについてくわしく解説します。

人為的ミスの予防ができる

手書きのタイムカードやタイムシートで労働時間の把握を行っている企業も多いでしょう。しかし、手書きの場合集計などの作業も手作業で行わなければいけません。労働者が多ければ多いほど、集計などの作業も増えて、書き間違いなどのミスを起こしやすくなります。

勤怠管理システムを利用すれば、手作業で集計する必要がなくなります。煩雑な作業をシステムが行ってくれるため、勤怠管理の効率化や人為的ミスの減少などが見込めるでしょう。

複数の業務が一つのシステムで完結する

勤怠管理システムの大きなメリットとして、多彩な機能が一つのシステムに集約されていることが挙げられます。たとえば、基本的な勤怠管理だけではなく、給与計算や集計、シフトの設定などの機能を備えてシステムも多くあります。

よく使うような機能を複数揃えているシステムを選べば、今まで別々の方法で処理や管理、設定していた勤怠管理に関係する業務を、一つの勤怠管理システムに一本化が可能です。一元管理しやすくなり、作業効率の向上も期待できるでしょう。

いつでも従業員の勤怠を把握できる

勤怠管理システムを活用すれば、いつでも労働者の勤怠状況を把握できます。タイムカードなどは、リアルタイムでの労働時間や始業・終業時間などの確認ができません。しかし、勤怠管理システムならいつでも端末から勤怠状況の確認が可能です。

勤怠状況を正確に把握できるため、過度に働きすぎていないかどうかなどがわかり、業務内容の改善や効率化につながる可能性もあります。また、労働時間を超過した場合のアラート機能などを備えているものもあります。

まとめ

改正労働基準法の施行により、適切な勤怠管理の重要性が増しています。勤怠管理は労働者の健康を守るだけでなく、企業を労使トラブルから守る役割もあるため、しっかりと行いましょう。

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