介護業の勤怠管理はシステム化して効率的に!必要性やメリット・選ぶ際の注意点も徹底解説

介護業に従事する職員は職種や勤務形態が多種多様なため、勤怠管理が複雑になる傾向にあります。勤怠管理システムの導入には、課題や現場の問題点、システム導入時のメリットを理解することが重要です。

この記事では、介護業の勤怠管理を効率的に実行できるシステムのメリットや注意点などを解説します。介護業での効率的な退勤システムの導入を検討している人は、ぜひ参考にしてください。

介護業で起こる勤怠管理の問題

介護業では現在、勤怠管理に関連するさまざまな問題があります。特に課題といわれている3点を解説します。

管理業務がメイン業務を圧迫する

先述したとおり、介護業の事務所で働く人々の職種や雇用形態は多種多様です。1つの事業所内には、介護に特化した職員だけでなく、栄養士や事務員などに従事する人々も携わっています。

多様な形態である分、勤怠管理業は複雑で煩雑になる傾向にあります。よって効率的に管理業務ができないと、メイン業務を圧迫し残業が発生しかねません。

外勤の勤務実態把握が難しい

訪問介護のような事務所以外での直行直帰を基本とした勤務は、管理者が職員の実際の出勤や退勤時間を直接見て確認できないため、勤務実態の正確な把握が困難です。また本人の自己申告はときに正確性に欠けたり、曖昧になったりする可能性があります。

さらに急な欠勤や遅刻、残業などをリアルタイムで把握できないと、勤務時間を大幅に超過してしまうリスクもあります。

シフト作成表を作るのが難しい

介護業は一般的に2交代制や3交代制、外勤など複雑な勤務形態を採用しています。休日申請の内容や職員のスキルなど、勤務状況の細部に考慮したシフト表をエクセルで作成・管理するには、マクロや関数など高度な技術が必要です。よってシフト表を作成できる人材が限定的になり、業務が属人化する傾向にあります。

勤怠管理システムの必要性

2019年4月に労働安全衛生法が改正されました。それと同時に成立した「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律(働き方改革関連法)」では、介護業のみならず全体で次の点をふまえた労働時間の適正な把握が事業者の義務となっています。

  • 使用者が自ら現認することにより確認すること
  • タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること

「使用者が自ら現認する」とは、使用者自身や労働時間管理者が始業時間や就業時間を、直接確認することです。またこれらの確認事項は、該当する労働者本人からの確認も望ましいとされています。

なおタイムカードやICカードなどから得た客観的な情報は、使用者が労働者の労働時間を算出するために有している記録と照らし合わせ、確認や記録することが必要です。

※参考:労働時間の適正な把握のために|厚生労働省
※参考:働き方改革関連法のあらまし(改正労働基準法編)|厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

紙やエクセルで勤怠管理するデメリット

紙やエクセルでの勤怠管理は、基本的に大きな事業規模や勤務態形の複雑化によって、デメリットが増大するといわれています。

本章では紙とエクセルでの管理法によって生じ得る、デメリットを解説します。

紙による管理の場合

紙ベースでの勤怠管理は、紙への記入や別媒体への転記、パソコン入力など、すべて人の手で行われます。このような諸々の手作業は、作業量が増えて膨大な時間がかかりかねません。

特に給与計算の時期と勤怠管理の業務が重なると、管理者は煩雑な作業に時間を奪われ多忙になる傾向があります。また紙による手作業での管理は、どうしても人為的なミスが生じやすくなる点もデメリットです。

紙での管理は、後からの書き換えが簡易で、使用者による現認が難しいといわれています。さらに紙による勤怠管理だけを続けると、法改正で示された「労働時間の適正な把握の要件を満たしていない」と、判断されるリスクがあります。

エクセルによる管理の場合

介護業は職員の人数や条件の変化が、生じやすい業界です。エクセルによる勤怠管理の場合、業務上で変化があるたびに情報を書き換えるため、マクロや関数を組み直す必要があります。しかしエクセルのマクロや関数を使いこなすには、ある程度の知識が求められます。よってこれらの知識や技術をもつ人でないと、適切な管理ができません。

職場ごとにエクセルに長けた人材が必ずしもいるとは限らないため、業務の進行・管理が特定の担当者に偏って全体で共有しにくくなる可能性があります。またエクセルによる管理は紙ベースでの管理と同様、情報の書き換えが簡単に実現します。よって使用者の現認も困難なため、義務要件を満たしていない可能性がある点に注意しましょう。

介護業で勤怠管理システムを利用するメリット

勤怠管理システムと介護業は、親和性が高いことで知られています。では実際に介護業で勤怠管理システムを利用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。代表的な6つのポイントを解説します。

勤務時間の正確な把握が可能になる

勤怠管理システムを導入すれば、スマホやタブレットなど、さまざまなデバイスから時間や場所を問わずにアクセスできます。よって訪問介護や外勤など施設外で働く職員であっても、わざわざ事業所に足を運ばなくても正確な勤務開始時間に打刻可能です。

打刻の情報は自動でシステムに蓄積され、不正打刻の防止や時間外労働・有給休暇の管理、打刻場所など、スムーズかつ精緻に行えます。

ヒューマンエラーが起こりにくくなる

紙やエクセルなどに勤怠情報を手作業で入力している場合、記入・転記ミスなどヒューマンエラーが生じやすくなります。ヒューマンエラーとは、人間が原因で発生するトラブルです。ヒューマンエラーを放置すると、残業代の未払い問題のリスクや職員の過労死・うつ病のサイン、企業業績・イメージダウンの兆候などを見逃しかねません。

勤怠管理をシステム化できれば大部分を自動処理できるため、このようなヒューマンエラーの軽減につながります。

勤怠時間の不正行為を防止できる

導入予定の勤怠管理システムに、指紋認証をはじめとしたデジタル技術が駆使されている場合、実際の労働時間と異なる申告や他の職員による代理打刻などの不正行為の防止が可能です。

またGPS機能を搭載している勤怠管理システムであれば、打刻場所も正確に記録・管理できます。ただし、GPS機能が備わっているシステムのなかにも指定した範囲内でしか打刻できない場合もあるため、導入予定の勤怠管理システムの機能がどこまでカバーできているか事前によく確認しましょう。

勤務時間の一元管理が可能になる

勤怠管理システムによって、「何時から何時まで勤務しているか」「どこで勤務しているか」といった、打刻情報を一元化できます。打刻情報から職員によって、労働時間に偏っていないか、長時間労働になっていないかなど職員一人ひとりの勤務状況を一覧としてリアルタイムで把握可能です。

複数の事業所がある場合でも、それぞれの事務所に足を運ぶ必要はありません。勤怠管理システムを導入すれば、本部にいながら全職員の勤怠情報を管理できます。

効率的な勤務時間の集計が可能になる

介護業では1人が複数の職種に就いている場合が多くあります。たとえば午前中は介護福祉士として勤務していた職員が、午後からは介護事務員として勤務することは珍しくありません。職種によって異なる時給や手当であっても、勤怠管理システムを導入すれば、職員の情報を簡単に集計・管理できます。

給与計算ソフトと連携できるシステムの場合、夜勤手当や深夜割増賃金などの計算の自動化も可能です。

シフト表作成業務が標準化できる

介護業のシフトは、介護保険法で定めた人員配置基準を満たす必要があります。常勤職員の勤務すべき時間数や利用者数・入所者数など、算出に必要な数値の集計は煩雑です。よって多くの場合、シフト表の作成業務は属人化する傾向にあります。

しかし勤怠管理システムを利用することで、シフトを作成する業務の簡易化が実現可能です。システム管理によって操作が標準化されるため、誰でもシフト作成ができるようになります。

勤怠管理システムを選ぶポイント

勤怠管理システムには多様な機能が搭載されているため、事務所の規模や形態にマッチしたものを導入するのがポイントです。たとえば労働時間の適正な把握や時間外労働の上限規制の導入、年次有給休暇(5日)の確実な取得など、働き方改革関連法への対応は欠かせません。

また携帯電話やタブレット、パソコン、ICカードなど外勤者の出退勤打刻が可能なものやGPS機能があるものを選ぶと、直行直帰を正確に勤怠管理するうえで便利です。さらに電話やメール、担当者の来訪などによるサポート体制があるかも重要なポイントでしょう。また誰でも簡単に操作できるシステムを導入すれば、管理運用の属人化を防げます。

以上の理由から、職員の就業状況を効率的に把握したい場合は、勤怠管理システムの導入をおすすめします。

まとめ

介護業は複数の職種・勤務形態の職員が多く在籍しており、勤怠管理は一般的な業種よりも煩雑です。毎日の業務負担や人的ミスを抑制し、勤怠管理を効率的に遂行するうえで、勤怠管理システムには重要な役割があります。

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