勤怠管理をクラウド型にする必要性からメリットや会社の規模・用途別のシステムまでを紹介

勤怠管理システムの導入や見直しを検討しているのであれば、クラウド型勤怠管理システムがおすすめです。

この記事では、経営者や人事担当者、勤怠管理の担当者に向けて、クラウド型勤怠管理システムについて解説します。おもな機能や導入のメリット・デメリットについて解説するので、自社で勤怠管理システムを導入する際の参考にしてください。

勤怠管理システムの導入が必要とされる理由

勤怠管理システムの導入を検討する企業が増えています。システムを導入する必要性について解説します。

多様な働き方にも対応し、業務の効率化を図るため

テレワークやフレックスタイム制などの導入によって勤務形態の多様化が進んでいます。そのため、従来よりも勤怠管理が複雑しています。勤怠管理システムを導入すれば、管理の手間を省けるうえに、入力ミスや漏れを防止可能です。

法改正に基づいた労務管理を実施するため

勤怠管理システムを活用すると、法律で規制されている時間外労働や有給休暇の取得状況の管理が容易になります。入退室管理システムでしっかりと把握できれば、企業としての責務を果たし、コンプライアンスを順守できます。

クラウド型の勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の労働・残業時間や休日などをリアルタイムで管理できるシステムのことです。種類などを以下で解説します。

主な種類

勤怠管理システムには3つの種類があります。

タイムレコーダー型は、出退勤の打刻のみを行えるシステムのことで、ICカードや認証システムを用いて打刻できるシステムです。オンプレミス型は、自社のサーバー上にシステムを構築する方法です。クラウド型は自社でサーバーを持たず、インターネット環境下で利用するシステムです。

クラウド型がおすすめな理由

クラウド型勤怠管理システムは導入の手間がかかりません。インターネットにつなげられる環境下であれば、時間や場所を選ばずすぐに利用可能です。

専用の機器や開発なども不要なため、導入や運用に必要になるコストを安く抑えられます。さらに、膨大な勤怠データをサービス会社のサーバー上に保存できるので、自社サーバーに負荷をかけにくいでしょう。

クラウド型の勤怠管理以外の代表的な機能

クラウド型勤怠管理の主な機能として、打刻機能や各種申請機能、外部ソフトやシステムとの連携機能などがあります。打刻機能では、ICカードや顔認証、静脈認証、モバイルGPSなどによる打刻が可能です。

各種申請機能では、有給休暇や残業申請などの手続きを行えます。連携機能を活用すれば、人事管理や労務管理なども一元管理できます。

クラウド型を導入するメリット

以下では、クラウド型勤怠管理システムを導入した場合に得られるメリットを解説します。

メリット1：業務の効率化を図れる

勤怠データが自動集計されるため、手計算の手間を省けるうえに、入力ミスや漏れなどの人的なミスも減らせます。また、給与計算ソフトなどの外部ソフトやシステムとの連携によって、さらなる業務の効率化が期待できるでしょう。

勤怠管理システムの導入により、タイムカードの保管や手動計算といった業務上のムダを大幅に削減した事例はこちら。

メリット2：正確な出退勤時刻の管理を行える

勤怠管理は労働基準法などに基づいた適正な管理を行う必要があります。クラウド型であれば、法改正に準じた対応ができるため、コンプライアンスを順守しつ正確な勤怠管理を行えます。不正打刻や虚偽報告の対策にも有効です。

メリット3：労務管理の現状を必要なときに確認できる

インターネット環境が整備されている場所であればどこでも利用できるため、複数の拠点の勤怠管理も一括管理できます。また、法律で義務化された有給休暇の取得状況をリアルタイムで把握したい場合にも便利でしょう。

クラウド型を導入するデメリット

クラウド型勤怠管理システムには、次のようなデメリットがあります。

デメリット1：トラブルの発生や情報管理のリスクが高まる

クラウド型勤怠管理システムを利用する際のデメリットとして、システムトラブルが発生するリスクが挙げられます。サービス会社のセキュリティ環境に依存する特徴があるため、セキュリティ対策が不十分なシステムを導入すると、情報漏えいなどのセキュリティリスクが高まります。

デメリット2：自社の勤怠ルールに沿わない可能性がある

基本的にベンダー側が提供するシステムを使用するため、自社独自のカスタマイズはしにくいでしょう。そのため、雇用形態や独自の勤怠ルールがある企業の場合、かえって作業効率が悪くなる可能性があります。

勤怠管理システム比較のポイント

自社にあった勤怠管理システムを選ぶなら、以下のポイントを比較検討しましょう。

利用範囲を定め、既存システムとの相性をチェックする

クラウド型勤怠管理システムの利用料金は、利用する機能の種類や数、従業員の人数などによって変動します。そのため、自社で必要な機能や、使用する人数、雇用形態などを明確にしておきましょう。また、既存のシステムやソフトと連携できるシステムを選べば、さらなる業務の効率化を図れます。

自社の就業ルールに沿って設定できるかを確認する

テレワークやフレックスタイム制などの多様な雇用形態がある場合、管理したい雇用形態や打刻方法などに対応しているかどうか確認してください。それに加え、有給休暇の取得ルールや福利厚生制度などの独自ルールを、システムに反映できるかどうかもチェックします。自社の就業ルールにあっているもののなかで、運用しやすいものを選びましょう。

セキュリティ面やサポート面が充実している

操作方法の不明点の確認やトラブルの発生時に、サポート体制があるかどうかも重要ポイントです。何か問題があったときにスピーディに対応するサービスでないと、業務全体が滞ってしまいます。また、労務関連の担当者や専門家によるサポートが受けられるシステムを選ぶと安心感は高まります。

規模別の選び方

会社の規模によって、勤怠管理システムの選び方は変わってきます。以下では、中小規模と大規模のそれぞれの選び方について解説します。

中小規模の会社

中小規模の会社の場合は、規模に応じて料金プランや利用できる機能を変更できるシステムを選びましょう。将来的に、事業内容の変更や会社の規模が拡大する可能性もあるため、規模の変化に柔軟に対応できるシステムが向いています。初期にかかる導入コストを安く抑えられる勤怠管理システムを選びたい、という企業も多いでしょう。

大規模の会社

大規模の会社は事業の縮小や新事業をスタートするなどにより、従業員の人数が増減する可能性があります。勤怠管理システムを選ぶ際は、これらにも対応できるものを選ぶことがおすすめです。また、複数の拠点をもつ場合は、勤怠管理を一括管理できる機能があると便利でしょう。多様な雇用形態や就労規則にも対応しているものもよく選ばれています。

中小規模の会社でも利用できるクラウド型の勤怠管理システム

中小規模に向いている勤怠管理システムを紹介します。

AKASHI

給与計算ソフトや労務管理ソフトとの連携が可能なため、複数の業務の効率化を図れます。また、パソコンだけでなく、スマホやタブレットにも対応しているため、外出先からでも打刻や勤怠管理が行えます。

ジョブカン勤怠管理

勤怠管理のほかにも、シフト管理や工数管理などの複数の機能を利用できます。また、多様な雇用形態や勤務形態にも対応しているため、会社の規模の拡大や、多様なワークスタイルを導入する場合にもおすすめです。

大規模の会社で利用されているクラウド型の勤怠管理システム

大規模の会社でよく活用される勤怠管理システムを紹介します。

バイバイタイムカード

独自の勤怠データの集計方法や就業規則がある場合でも、自社のルールに合わせて柔軟にカスタマイズできます。打刻方法の種類は、ICカードやスマホ、タブレットなどが利用できるため、自社に最適な手段を選べるでしょう。

人事労務freee

給与計算や年末調整、人事マスタ管理、入退社管理などの機能を活用すれば、人事・労務業務を一括管理できるうえに、効率化も図れます。また、サポート体制も充実しており、メールやチャット、電話によるサポートを受けられます。

特定の業界・業種での利用に向いているクラウド型の勤怠管理システム

多様な雇用形態や勤務形態をもつ企業に向いている勤怠管理システムを紹介します。

MINAGINE（ミナジン）勤怠管理

労働基準監督署が推奨するフォーマットに基づきシステム設計が行われています。そのため、コンプライアンスを順守した勤怠管理が行えるでしょう。年次有給休暇自動付与機能を利用すれば、義務化された有給休暇の取得を促せます。

スマレジ・タイムカード

休暇や残業の上限を設定できる機能があるほか、タイムカードアプリによる出退勤の打刻が可能です。従業員数が30名以下の小規模な会社であれば、タイムカードによる勤怠管理を無料で利用できます。

多様な業務の効率化に向いているクラウド型の勤怠管理システム

勤怠管理だけでなく、複数の業務を効率化したいという企業向けの勤怠管理システムを紹介します。

TeamSpirit

稟議書などの申請書類のペーパーレス化や、経費精算、社員情報管理、社内SNSなどの、多彩な機能が搭載されています。また、従業員ごとの活動データをグラフなどに可視化できるため、生産性や内部統制の進捗状況を把握したい場合にも有効です。

kincone

交通系ICカードで打刻できるため、勤怠管理と同時に交通費の管理も行えます。また、複雑な勤務形態がある場合でも、従業員ごとに労働条件を細分化して設定できる機能も利用できます。

テレワークに向いているクラウド型の勤怠管理システム

テレワークを導入している企業や導入を検討中の企業におすすめの勤怠管理システムを紹介します。

jinjer勤怠

勤怠管理に必要とされる基本機能がそろっており、機能追加による余分なコストがかかりません。また、AI機能による残業時間の予測なども行えるため、従業員の長時間労働を未然に防止できます。

F-Chair+

勤務状況を色つきの表で可視化できるうえに、残業時間を異なる色で強調して表示できるため、従業員ごとの労働時間を視覚的に把握できます。また、パソコン画面を自動録画できるキャプチャ機能を搭載しており、テレワーク中の従業員の稼働状況の確認も行えます。

低コストで勤怠管理をするなら「入退室管理システム」がおすすめ

入退室管理システムとは、ICカードや暗証番号、指紋認証などの認証システムによって、室内への出入りを管理するためのシステムのことです。システムの導入により、セキュリティ対策を強化し、部外者の侵入や情報漏えいを未然に防止できます。

また、入退室時のデータは自動で記録されるため、管理の手間も省けるうえに、業務の効率化も図れます。さらに、専用の機器の購入費用や開発コストがかからず、コスト削減も可能です。

まとめ

クラウド型の勤怠管理システムは、手間やコストがかからないメリットがある反面、自社の勤怠ルールに合ったシステムがみつからない可能性もあります。その場合は、多彩な打刻方法から選べる入退室管理システムを検討してみましょう。

BPS株式会社の「入退室管理システム 入退くん」は、初期費用が無料で、1人あたり月額55円から利用できます。パソコンだけでなく、スマホやタブレットでの導入も簡単に行え、企業ごとの勤怠ルールの設定も可能です。ICカードやQRコードへの置き換えもできます。

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