無料で使える勤怠管理システム21選!管理ツールのメリットや選び方・向き不向きも解説

勤怠管理の業務効率化に向け、勤怠管理システムを導入する企業が増えています。ただしシステムの導入にかかる費用が気にかかり、導入を迷う企業も少なくありません。

この記事では、紙のタイムカードからの切り替えを検討中の企業や団体に向け、無料で使える勤怠管理システムを紹介します。無料で使えるシステムの向き・不向きも紹介するため、システム選びに役立ててください。

勤怠管理システムは絶対に必要?アナログでも管理は可能?

正確に記録してさえいれば、紙のタイムカードや手書きの出勤簿でも、勤怠管理は可能です。

たとえば自己申告制で手書きの出勤簿を作成する場合は、従業員に事前に申告のルールや方法を説明します。その後出勤簿を回収し、記録と実情があっているか確認を行います。

ただしアナログな管理方法では、正確な情報の把握と記録の収集・管理が大変です。さらに、リアルタイムに記録ができないことで残業時間がわかりにくく、過重労働を引き起こすケースもあります。円滑に正確な勤怠管理を行うには、勤怠管理システムへの移行が求められます

勤怠管理システムを導入するメリットとは

勤怠管理システムを導入することで、勤怠管理の負担が減り正確さが向上します。勤怠管理システムのメリットを紹介します。

勤怠管理システムを導入するメリット
  • 勤怠管理時刻の管理が容易
  • 不正を防ぐ
  • 業務を効率化できる

出退勤時刻の管理が容易

労働時間の管理は法で義務付けられており、正確性に欠けたり、残業時間の規制を守らなかったりすると、ペナルティが課せられてしまいます。したがって企業や現場管理者は出退勤時刻を正確に記録し、適時確認の上、従業員の労働状況を調整する必要があります。

勤怠管理システムは、出退勤時刻のリアルタイムな管理が可能です。また打刻忘れがあればアラートを発し、記録漏れも防げます。さらに、いつでも残業時間や深夜労働、休日出勤の状況などを確認でき、労働条件や時間の順守にも役立ちます。

不正を防ぐ

勤怠管理システムは、ICカード顔認証生体認証などの手段を用いて出退勤時刻を記録することで、従業員の不正を抑制します。一方、紙のタイムカードや手書きの出勤簿では、簡単に記録をごまかせてしまいます。遅刻しそうなときにほかの従業員に打刻を頼んだり、出勤簿をごまかし残業時間を水増ししたりする人が出かねません。

勤怠管理の不正は、給与の不正受給や労働時間の過少申告という問題をもたらします。いずれも従業員と社会的な信頼を失う恐れがあるため、勤怠管理システムにより不正を防ぎましょう。

業務を効率化できる

勤怠管理システムを導入すると、これまで勤怠管理にかけていた工程を大幅に削減可能です。特に手書きのタイムカードを集計していた職場では、大いに効率化を実感できます。

たとえば、以下のような作業時間を削減でき、タイムカードを保管する手間もスペースも不要になります。

  • タイムカードの回収と配布
  • 打刻忘れの通知
  • 記録と実際の労働時間の照らし合わせ

労力に余裕ができた分は、ほかの業務に回しましょう。勤怠管理システムは管理者と従業員、いずれの負担も軽減するため、企業全体の業務効率化が期待できます

無料で使える勤怠管理システムで運用可能?

勤怠管理システムには、無料で始められるものも数多くあります。ただし無料サービスは我慢するポイントがいくつかあります。

  • 機能の少なさ
  • 広告表示の有無
  • 操作の快適さ

これらが主なデメリットとして挙げられます。デメリットの内容が気にならなければ、無料版で運用を開始してはいかがでしょうか。

また、無料だからといってシステム内容が粗悪であるとは限りません。有料版への移行に踏み切ってもらえるように、無料といえども品質はしっかりしていることが多いでしょう。

無料の勤怠管理システムを選ぶときのポイント

無料の勤怠管理システムは、企業に必要な条件にあわせて選びましょう。

特に人数制限は重要です。数名しか登録できないものがほとんどですが、なかには人数制限なしで登録できるシステムもあります。

また機能制限も確認してください。業務効率化を考えるならば、給与システムと連動できるAPI連携、残業時間対策ならアラート機能が関係します。

ほかにも以下の項目などを調べましょう。

  • データ容量(保存期間)制限
  • サポートの有無
  • 広告表示
  • クラウド型・オンプレミス型

【50名以上で利用できる】無料勤怠管理システム4選

従業員数が多い企業に向け、50名以上で利用できる無料勤怠管理システムについて紹介します。

1.ユビキス[UBIXS]

100名まで無料で利用できます。無料版ではFelicaが使えますが、有料になると認証手段が増え、体温測定機能や有給休暇管理などがつきます。

2.IEYASU

人数制限なしで、メールサポートは有料版のみ利用可能です。またデータ保存期間は1年です。

3.MosPオープンソース勤怠管理

オープンソース型の勤怠管理システムで、人数制限なしで利用できます。またパッケージは無料ですが、各種サポートは有料です。

4.オツトメ!

人数制限なしで、組織内の連絡に便利なメッセージ機能が標準搭載されています。また、携帯からも勤怠管理に書き込めます。

【50名以下で利用できる】無料勤怠管理システム9選

50名以下の利用に限られる無料勤怠管理システムについて、特徴を紹介します。

1.スマレジ・タイムカード

30名まで、60日間無料で全機能を利用できます。iPhoneやiPad、各種パソコンに対応しており、自宅や出先から記録できます。

2.フリーウェイタイムレコーダー

10名まで無料で利用でき、オンプレミス型とクラウド型から選べます。メールサポートは有料版のみで、無料版のサポートはありません。

3.ジョブカン勤怠管理

10名まで、30日間無料で全機能を利用できます。「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」から機能を組み合わせられます。

4.e勤怠

10名まで無料で利用でき、10MBまでならデータを30日間保存できます。回覧板やスケジュール機能など、情報共有に使える機能つきです。

5.Zoho People

5名まで無料で利用でき、登録後15日間は全機能が利用できます。また複数の言語に対応可能です。

6.ココダス・USBタイムレコーダー

5名まで無料で利用でき、カードリーダーを設置するとICカードやおサイフケータイで打刻可能です。

7.タブレットタイムレコーダー

3名まで無料で利用でき、給与ソフトとの連動や、顔写真やビデオメッセージなどの機能が使えます。

8.Pochikin

50名まで利用でき、打刻データはCSV形式で取得できます。また打刻忘れやミスがあれば、管理画面から修正できます。

9.OFFICE CLOCK

10名まで無料で利用できます。アカウント登録なしで、LINEからの勤怠利用が可能です。

無料勤怠管理システムが向いている企業の特徴

無料の勤怠管理システムが向いている企業
  • 従業員数が少ない
  • 広告表示をわずらわしく感じない
  • とりあえずアナログの勤怠管理から脱却したい

このような企業は、無料の勤怠管理システムが向いている可能性があります。シンプルな勤怠管理機能でよければ無料で始められます。

無料の勤怠管理システムが向いていない企業
  • 従業員の数が多い
  • 不要な広告は表示させたくない
  • 業務に役立つ便利な機能を使いたい

一方、上記のような場合は、無料勤怠管理システムには不向きです。有料システムの期間限定無料サービスを利用し、自社に適した勤怠管理システムを検討しましょう。

【期間限定】無料お試しがある勤怠管理システム7選

無料お試し期間がある勤怠管理システムについて紹介します。それぞれ無料期間が異なるため注意しましょう。

1.シュキーン

クラウド型の勤怠管理システムで、最大2カ月、無料で全機能を利用できます。給与ソフトやシフト作成機能との連携が可能です。

2.AirSHIFT

利用開始月の翌月までが無料です。チャットツールつきのシフト表機能が使え、予定の調整が容易です。

3.followスマートタッチ

60日間無料で利用でき、外出先からGPS情報をもとに打刻を行い「休暇」または「出張」申請も可能です。

4.kincone

クラウド型で、申し込み月から翌月まで無料で使用できます。位置情報が取得でき、不正打刻を防止します。

5.Hachikin

2名まで、90日間無料で利用可能です。経費精算機能が搭載され、経費の科目は企業ごとにカスタマイズできます。

6.AKASHI

30日間無料で利用できます。打刻方法が豊富で、スマートフォン・パソコン・ICカードリーダー・静脈認証などが可能です。

7.jinjer勤怠

無料お試しができるクラウド型の勤怠管理システムです。人事データなどを一括管理でき、情報入力の手間を削減します。

初めて勤怠管理システムの導入を検討するなら「入退くん」がおすすめ

初めて勤怠管理システムの導入を検討する場合は「入退くん」がおすすめです。入退室情報をもとに勤怠管理を自動化し、給与計算や入金の確認も可能です。企業以外には、塾や学童に向けた勤怠管理にもおすすめです。30日分の無料期間が用意されているため、ぜひ試してみてください。

まとめ

勤怠管理システムを導入すると、勤怠管理を手間なく、正確につけられます。企業にあった勤怠管理システムを導入するには、無料お試し期間で機能を確認しましょう。

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