保育園アプリとは？できること・おすすめ・選び方を保育士向けに解説

保育園では、連絡帳の記入や欠席連絡の電話対応、登降園時間の記録、おたよりの作成・配布など、日々さまざまな事務作業が発生します。

こうした業務を効率化する方法として、多くの保育施設で活用されているのが「保育園向けアプリ」です。

この記事では、保育園アプリでできることやメリット・デメリット、選び方について、保育園経営者・保育士向けに詳しく解説します。

保育園向けアプリとは？

保育園向けのアプリ（以下、保育園アプリ）とは、保育園・認定こども園などで行われている業務や、保護者とのコミュニケーションをデジタル化するためのアプリ・ICTシステムです。

従来は紙や電話、Excelなど複数の方法で管理していた情報を一つのシステムにまとめられるため、保育士の事務負担軽減や保護者との情報共有に役立ちます。

こども家庭庁が公開している「保育分野におけるICTの導入効果及び普及促進方策に関する調査研究」でも、保育ICTの活用例として、一斉配信・連絡帳・写真共有・登降園管理・請求管理・キャッシュレス化などが紹介されています。

参考：こども家庭庁「保育分野におけるICTの導入効果及び普及促進方策に関する調査研究」

保育園アプリでできること

保育園アプリによって搭載されている機能は異なります。

ここでは、代表的な機能を紹介します。

連絡帳をデジタル化する

紙の連絡帳に代わり、スマートフォンやパソコンから保護者とやり取りできます。

写真を添付できるアプリであれば、「今日は砂場で友達と遊んでいました」と文章で伝えるだけでなく、園で過ごしている様子を写真でも伝えられます。

また、クラス全体に共通する内容をテンプレートや一括入力で記録できるサービスもあり、一人ひとり同じ文章を書く手間を減らせる場合があります。

欠席・遅刻・お迎え変更を受け付ける

朝の保育園では、「今日は熱があるので休みます」「電車が遅れているので登園が遅れます」「今日は祖母がお迎えに行きます」といった電話が集中することがあります。

欠席・遅刻・お迎え変更をアプリから送信できれば、保護者は電話をかける必要がなく、園側も電話対応によって保育や朝の準備を中断されにくくなります。

さらに、情報を職員間で共有できるため、電話を受けた職員から担任へ口頭で申し送る手間や伝達漏れも減らせます。

お知らせやおたよりを配信する

園だよりや給食だより、行事のお知らせなどをアプリで配信できるサービスもあります。

紙で配布する場合、

という工程が必要です。

アプリであればデータをそのまま配信できるため、印刷や配布作業を削減できます。

登降園時間を記録する

QRコードやタブレットなどを利用して、登園・降園時間を記録できるシステムもあります。

紙の出席簿へ記入したり、後からExcelへ転記したりする必要がなくなり、登降園管理を効率化できます。

さらに、登降園データと延長保育料の計算を連携できるシステムなら、毎月の集計業務も減らせます。

実際にこども家庭庁の資料でも、保育ICTの活用例として「登降園の記録を基に自動的に延長保育の計算をしたい」というケースが紹介されています。

参考：こども家庭庁「保育分野におけるICTの導入効果及び普及促進方策に関する調査研究」

保育日誌や指導計画を作成する

保育園アプリのなかには、保育日誌や指導計画などの書類作成をサポートするものもあります。

園児情報や出欠状況など、すでにシステムへ登録されている情報を別の帳票でも活用できれば、同じ内容を何度も転記する必要がありません。

特に、連絡帳・園児台帳・保育日誌などが連携しているシステムでは、業務全体の効率化につながります。

写真を共有・販売する

保育士が撮影した写真を保護者へ共有したり、写真販売まで行えたりするアプリもあります。

従来の写真販売では、

といった作業が必要でした。

写真販売サービスを利用すれば、閲覧・注文・決済・配送などをオンライン化できるため、園側の作業を大幅に減らせる可能性があります。

【機能別】保育園で活用できるアプリ・ICTシステム

ここでは、目的・機能別に活用できる代表的なアプリ・ICTシステムを紹介します。

連絡帳アプリ：ビヨンド連絡帳

保護者との連絡業務をデジタル化したい場合は、ビヨンド連絡帳のような連絡帳アプリがあります。

自治体などへのヒアリングをもとに、必要な機能に絞ったシンプルな設計を特徴としており、IT操作に不慣れな職員や保護者にも利用しやすいことを意識して開発されたアプリです。

「大規模な保育ICTシステムを導入するほどではないものの、紙の連絡帳や朝の電話対応を減らしたい」といった施設では、まず保護者連絡からデジタル化する方法もあります。

午睡チェックアプリ：ルクミー午睡チェック

0～2歳児クラスでは、午睡中のチェックも欠かせません。

午睡チェック業務をサポートする代表的なサービスとして、ルクミー午睡チェックがあります。

センサーが子どもの身体の向きを検知し、アプリの午睡チェック表へ記録する仕組みになっており、うつ伏せ寝などを検知した場合にはアラートを出す機能もあります。

ただし、午睡センサーは保育士による目視確認そのものを不要にするものではありません。ICTは安全確認を補助し、記録作業の負担を減らすためのものとして活用することが重要です。

入退室通知・勤怠管理：ビヨンド入退くん

園児の入退室状況と職員の勤怠をまとめて管理したい場合には、ビヨンド入退くんがあります。

ビヨンド入退くんは、QRコードやICカードを使って入退室を記録できるシステムです。入退室時には写真を撮影し、保護者へメールやLINEで自動通知することもできます。

また、園児の入退室管理だけでなく、職員のタイムカード・勤怠管理として利用できる点も特徴です。

集計した勤怠データはCSV形式で出力できるため、給与計算時の集計作業を減らすことも可能です。職員ごとに勤務時間や休憩時間などの勤怠ルールを設定でき、時短勤務やアルバイトなど異なる勤務形態にも対応できます。

保育料・行事費などの集金：enpay byGMO

保育料や教材費、行事費などの集金業務を効率化したい場合には、enpay byGMOがあります。

現金集金の場合には、保護者から封筒を受け取り、金額を確認し、誰が支払ったのかをチェックし、未納者を確認する必要があります。

キャッシュレス化すれば、こうした現金管理を減らせるだけでなく、請求書・明細書・領収書などのペーパーレス化にもつながります。

総合型アプリ：CoDMON（コドモン）

園児の登園・降園時間をデジタルで管理したい場合は、CoDMON（コドモン）などの登降園管理システムがあります。

コドモンでは、QRコード・ICカード・タッチパネルなどによる打刻に対応しています。

紙の登降園簿を見ながら月末に時間を集計している園では、特に業務削減につながりやすい機能です。

また、保護者アプリから送られた欠席連絡を登降園情報へ反映することもできるため、「欠席の電話を受けてから出席簿へ転記する」といった作業も減らせます。

保育園アプリを導入するメリット

保育士の事務作業を減らせる

保育園アプリを導入する大きな目的の一つが、事務作業の効率化です。

たとえば、これまで

と行っていた業務が、アプリ上で欠席情報を共有するだけで完結する可能性があります。1回あたり数分の作業でも、園児数が多ければ毎日の負担は小さくありません。

こうした細かな作業を減らすことで、子どもと関わる時間や保育準備に時間を使いやすくなります。

電話対応を減らせる

欠席・遅刻・お迎え変更などをアプリから送信できるようにすると、保護者からの電話を減らせます。

特に登園時間帯は、受け入れ・保護者対応・子どもの見守りなどが重なる時間です。

電話を取るために保育から離れる場面が減れば、職員の負担軽減だけでなく、安全面でもメリットがあります。

職員間の情報共有がしやすくなる

紙や口頭だけで情報を共有していると、「聞いたと思っていた」「担当者しか知らなかった」といった状況が起こることがあります。

アプリ上に情報が集約されていれば、必要な職員が同じ情報を確認しやすくなります。

特に欠席・お迎え変更・体調など、複数の職員が把握しておく必要がある情報との相性がよいでしょう。

保護者の利便性も高められる

保育園アプリは、園側だけでなく保護者にもメリットがあります。

たとえば欠席連絡をするために、忙しい朝に保育園へ電話をかけ続ける必要がなくなるでしょう。

園からのお知らせについても、スマートフォンで確認できれば、「おたよりをなくした」「提出期限を忘れていた」といったことを防ぎやすくなります。

共働き家庭では父母それぞれがアプリを確認できるサービスもあり、家庭内での情報共有にも便利です。

保育園アプリにはデメリット・注意点もある

保育園アプリを導入したからといって、必ず業務がラクになるとは限りません。

導入方法によっては、かえって業務が増えてしまうこともあります。

紙とアプリの二重管理になる可能性がある

特に注意したいのが二重管理です。

たとえば、「保護者への連絡はアプリ」「園内では紙」「行政提出用にはExcel」という状態になると、同じ内容を複数回入力することになります。

これではICT化しても十分な業務削減につながりません。

アプリを選ぶ際には、「アプリで何ができるか」だけでなく、導入後にどの紙・Excel・電話業務をなくせるのかまで考えることが重要です。

保育士が操作に慣れる必要がある

これまで紙で行っていた業務を突然デジタル化すると、職員が戸惑うこともあります。

特にパソコンやスマートフォンの操作に慣れている度合いは職員によって異なります。

こども家庭庁の調査でも、ICT導入時にはすべての機能を一度に導入するのではなく、まず少ない機能から始め、慣れてから対象を広げていった事例が紹介されています。

最初からすべてをデジタル化するのではなく、

というように段階的に移行する方法も検討しましょう。

参考：こども家庭庁「保育分野におけるICTの導入効果及び普及促進方策に関する調査研究」

保護者への案内も必要になる

アプリを導入する際には、

などを保護者へ案内する必要があります。

スマートフォン操作に慣れていない人もいるため、マニュアルを配布したり、導入直後は問い合わせに対応できる体制を作ったりすることも大切です。

システム障害時の対応を決めておく必要がある

インターネットを利用する以上、通信障害やシステム障害の可能性はゼロではありません。

実際にこども家庭庁の調査でも、アクセス集中によって端末がフリーズした事例などが報告されています。

「アプリが使えない場合は電話で連絡する」など、代替手段を事前に決めておきましょう。

保育園アプリを選ぶときのポイント

自園で一番負担になっている業務を明確にする

まずは機能一覧を見る前に、自園の課題を整理しましょう。

たとえば、

などです。

課題が「朝の電話対応」であれば、最優先すべきなのは高機能な保育日誌ではなく、欠席・遅刻連絡機能かもしれません。「機能が多いアプリ」ではなく「自園の負担を減らせるアプリ」を選ぶことが重要です。

操作が簡単か確認する

保育園アプリは、園長やICT担当者だけが使いやすければよいわけではありません。毎日操作する保育士が使いやすいかどうかが重要です。

無料体験やデモが利用できる場合は、実際に現場の職員にも操作してもらいましょう。

「入力項目が多すぎないか」「画面を見れば操作方法が分かるか」「スマートフォンやタブレットでも入力しやすいか」などを確認するのがおすすめです。

保護者側の使いやすさも確認する

保護者が毎日使うアプリであれば、保護者画面の操作性も重要です。

特に、

などを確認しましょう。

園側だけ便利でも、保護者が使いにくければ問い合わせが増え、結果として職員の負担が増えてしまう可能性があります。

必要な機能同士が連携しているか

複数機能を利用する場合は、それぞれが連携しているかも重要です。

たとえば、

まで連携できれば、手入力する箇所を大幅に減らせます。

反対に、登降園システムと請求システムが別々で、毎月データを手動で転記する必要がある場合は、期待したほど業務効率化できないこともあります。

セキュリティ対策を確認する

保育園アプリでは、

など、多くの個人情報を扱います。

そのため料金や機能だけでなく、情報セキュリティ対策も確認しましょう。

具体的には、

などが確認ポイントになります。

また、退職した職員がいつまでもシステムへアクセスできる状態にならないよう、園側でもアカウント管理のルールを整えておくことが重要です。

「多機能なアプリ＝良いアプリ」とは限らない

保育ICTサービスを見ると、非常に多くの機能が搭載されているものがあります。

実際、主要な保育ICTサービスでは、連絡帳だけでなく登降園、請求、帳票、写真共有、シフト管理、給食管理など20種類以上の機能を提供している例もあります。

しかし、自園がすべての機能を使うとは限りません。たとえば現在の課題が、「朝の電話対応が多い」「紙のおたよりを減らしたい」という2点だけなら、連絡機能に特化したシンプルなサービスの方が使いやすく低価格で済むでしょう。

一方、「登降園管理から延長料金、請求までまとめて効率化したい」のであれば、複数機能が連携する総合型ICTシステムが適しています。

大切なのは、導入前に目的を明確にすることです。

保育園アプリ導入を成功させるコツ

現場の保育士も選定に参加してもらう

経営者や園長だけでサービスを決めてしまうと、実際に使い始めてから、「入力項目が多い」「今までの紙の方が早かった」といった不満が出る可能性があります。

アプリを日常的に使うのは現場の保育士です。

候補をある程度絞った段階で、実際の画面を触ってもらい、意見を聞きましょう。

何をやめるのかも決める

ICT導入では「新しく何を始めるか」ばかりに注目しがちですが、同じくらい重要なのが何をやめるかです。

たとえば欠席連絡をアプリに変更するなら、「原則として欠席連絡はアプリ」「アプリが利用できない場合のみ電話」といったルールを決めます。

アプリを導入したのに、紙にも記入する＋アプリにも入力する＋Excelにも転記するという状態では業務削減になりません。

デジタル化する業務については、既存の作業を減らせないかセットで考えましょう。

小さな業務から始める

ICT化に不安がある場合は、すべての業務を一度に変える必要はありません。

たとえば、

というように段階的に移行する方法もあります。

操作に慣れてから利用範囲を広げることで、職員や保護者の混乱を抑えやすくなります。

保護者との連絡をデジタル化するなら「ビヨンド連絡帳」

「まずは保護者との連絡業務からデジタル化したい」という保育園には、連絡帳アプリの活用がおすすめです。

ビヨンド連絡帳を活用すれば、園と保護者とのやり取りをオンライン化し、紙や電話に頼っていた連絡業務を効率化できます。

多機能なICTシステムを一度に導入するのではなく、日常的に発生する保護者連絡からデジタル化を始めたい園にも適しています。

毎日の小さな事務作業を減らすことは、単なる「時短」だけではありません。

保育士が事務作業に追われる時間を減らし、子どもを見る時間や保育を考える時間を確保することにもつながります。

保護者との連絡業務に負担を感じている場合は、保育園アプリの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

保育園アプリを利用すると、連絡帳・欠席連絡・お知らせ配信・登降園管理・写真共有など、さまざまな業務をデジタル化できます。

一方で、多機能なサービスを導入すれば必ず業務がラクになるわけではありません。

まずは、「電話対応を減らしたい」「連絡帳を書く時間を短くしたい」「登降園時間の集計をなくしたい」など、自園で負担になっている業務を洗い出しましょう。

そのうえで、操作性や保護者側の使いやすさ、既存業務との連携、セキュリティ、サポート体制などを比較することが大切です。

また、ICT化する際には新しいアプリを追加するだけではなく、紙・電話・Excelなど従来の業務をどこまで減らせるかも考えてみてください。

自園に合った保育園アプリを選び、保育士が子どもと向き合う時間を増やせる環境を整えていきましょう。