勤怠管理の必要性とは?徹底して行うべき理由や実施時の注意点・役立つツールを紹介

勤怠管理の業務内容を把握しておきたいという人もいらっしゃるでしょう。この記事では、勤怠管理の担当者に向けて、勤怠管理の詳しい業務内容や具体的な方法、注意点などについて解説しています。勤怠管理の業務効率を上げる際におすすめのツールも紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

勤怠管理とは

まずは、勤怠管理がどのような業務なのかについて、詳しく解説していきます。

従業員の労働時間を適正に管理する

勤怠管理とは、企業が、従業員の労働時間や欠勤日数、有給の取得日数などを正確に把握するために必要な業務のことです。1日8時間、週40時間の法定労働時間を順守できているのかを、自社で確認するうえで不可欠な業務です。また、上限規定がある時間外労働は、月45時間、年360時間を超えないよう適正に管理する必要があります。

勤怠管理の対象者

勤怠管理の対象となる人は、みなし労働時間制に該当する労働者を除いた、すべての従業員です。また、企業の経営者や労務管理の責任者である管理監督者は、勤怠管理の対象から除外されます。勤怠管理は、企業の規模や従業員の人数、業種によって例外が設けられることはありません。従業員を抱えている企業は、法のもとに勤怠管理を行う必要があります。

管理すべき項目

労働時間や時間外労働の超過に関する上限はあるものの、管理項目については明確な規定が設けられていません。ここでは、一般的に管理が必要とされている項目について紹介します。以下の項目を目安に勤怠管理を行いましょう。

  • 始業時間、終業時間、労働時間、休憩時間
  • 時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間
  • 出勤日、欠勤日、休日出勤日
  • 有給の取得日数、残日数

勤怠管理を徹底すべき理由

企業において、勤怠管理を徹底して行わなければならない理由について解説します。

従業員の労働時間を把握することで長時間労働を未然に防げる

勤怠管理が必要とされる理由の一つが、働き方改革の推進です。労働人口の減少に伴い、生産性の向上や、多様な働き方を認める動きが主流になりつつあります。企業が社会の一員としての責任を果たすためには、勤怠管理によって従業員の労働時間を正確に把握し、過重労働を未然に防ぐことが大切です。また、従業員の心身の健康を守ることも、企業の責務です。

適正な給与計算を行える

勤怠管理が正確に行われれば、従業員に対する適切な給与計算も効率よく進められます。勤怠データに誤りがあれば、従業員の給与計算も間違えたまま行われてしまいます。これにより、残業代などの未払いが発生すれば、企業と従業員の間でトラブルへ発展してしまうかもしれません。また、従業員だけでなく、社会的な信頼を失うリスクも高まります。

法律を順守する企業としてクリーンさをアピールできる

勤怠管理を正確に行うことで、コンプライアンスを順守できます。また、従業員が労働の対価として正当な給与を受け取っているという事実は、企業が健康的な経営であることの証明になります。従業員満足度やエンゲージメントが向上すれば、企業イメージのアップを図ることも可能です。さらに、企業の社会的な評価が高まることで、優秀な人材も集まりやすくなります。

勤怠管理の代表的な方法

勤怠管理を行う方法は、タイムカード、Excel(エクセル)、クラウドサービスの3種類があります。それぞれの方法について解説します。

タイムカード

タイムカードによる勤怠管理は、従来から利用されている方法です。専用の機器にタイムカードを挿入するだけで、出退勤を打刻できる仕組みです。操作が簡単なうえに、安いコストで導入できます。ただし、打刻機器に集計機能が搭載されていない場合は、タイムカードに打刻された勤怠データを集計し、手計算する必要があります。

Excel(エクセル)

Excelの機能にある関数を使用し、従業員の出退勤の時刻や労働時間などを管理する方法です。従業員が直接、Excelの表に出退勤の時刻を入力すると、計算式によって労働時間などが自動的に計算される仕組みです。

ただし、従業員による入力ミスや不正打刻、管理者による不正申告のリスクが高まります。また、勤怠管理に用いるパソコンにExcelが導入されていなければ、ライセンスの取得に費用がかかります。

クラウドサービス

従業員が打刻すると同時に勤怠データがパソコンに送信され、労働時間などが自動で集計されるシステムです。従業員、管理者のどちらも手入力する手間がかからないうえに、人的なミスを防げます。ただし、クラウドサービスを利用するためには、初期費用などの導入コストや、毎月のシステム利用料などが発生します。

勤怠管理システムの主な種類

勤怠管理を効率的に行うために、勤怠管理システムを導入する企業も多いです。以下では、主な種類の特徴を解説します。

タイムレコーダー

タイムレコーダーは、従来のタイムカードによる打刻方法をそのまま受け継いで勤怠管理を効率化できるシステムです。タイムカードのほかにも、ICカードやQRコード、指紋認証、パスワードなどによる打刻など、多様な打刻方法の中から自社に合った手段を選べます。また、自動集計機能を搭載したタイプでは、勤怠データをパソコンに取り込み、自動集計できます。

オンプレミス

オンプレミスは、自社のサーバ内に勤怠管理システムを構築するタイプのシステムです。自社の勤務形態や勤怠ルールに基づいたシステムを構築しやすいため、多様な雇用形態や独自のルールをもつ企業におすすめです。ただし、勤怠管理システムの開発や構築、導入などに膨大なコストと時間を要します。

クラウド

クラウドによる勤怠管理システムでは、テレワーク先や出張先などのオフィス外の場所でも出退勤の報告が可能です。外部サービス連携機能により、既存のシステムやツールのデータを連携できるため、勤怠データや従業員データなども一元管理できます。これにより、人事や経理、総務などの業務の効率化も可能です。

ただし、個人情報の流出などの情報セキュリティに対する意識の向上と対策が不可欠です。

適切な勤怠管理を実施する際の注意点

勤怠管理を行ううえで、雇用形態ごとに注意すべきことがあります。以下の注意点を確認しておきましょう。

パートやアルバイトがいる場合

パートやアルバイトが多い企業では、勤務時間や休憩時間、時給などが従業員ごとに異なります。そのため、勤務形態や雇用条件をしっかりと把握したうえで、シフトに基づいた勤怠管理を行うことが大切です。シフト作成機能を利用できる勤怠管理システムを導入すれば、勤怠管理だけでなく、労務管理や給与計算も効率化できます。

扶養控除を申請する従業員がいる場合

扶養控除を申請する従業員を雇用している企業では、扶養控除を受けるための基準や制限を把握しておかなければなりません。制限を超えた労働をさせてしまうと所得税が発生し、扶養控除を受けられなくなります。そのため、シフト管理の段階から、扶養控除内に収まるように管理する必要があります。また、時間外労働が発生する場合は、シフトの見直しもしましょう。

テレワークなどの多様な勤務形態の従業員がいる場合

テレワークや直行直帰などの多様な勤務形態を設けている企業では、時間や場所に限定せずに利用できる打刻方法や管理方法の導入が必要です。たとえば、クラウドやオンプレミスなどのオンライン上で打刻できる勤怠管理などが挙げられます。また、給与管理システムとの連携が可能かどうかも確認しておきましょう。

勤怠管理に役立つツールを紹介

勤怠管理システムのほかにも、勤怠管理の業務効率を図るうえで役立つツールがあります。なかでも、代表的なツールを四つ紹介します。

入退室管理システム

入退室管理システムとは、ICカードや認証システムなどを利用して、オフィスへの入退室を管理するためのクラウドシステムです。ほかにも、暗証番号やアプリ、生体認証などの方法でオフィスの解錠ができます。関係者以外のオフィスへの出入りを制限できるうえに、入退室の時刻なども自動で記録されるため、セキュリティの強化にもつながります。

入退室の管理だけでなく、勤怠データの自動集計や有給休暇の取得申請をはじめとする各種申請なども可能です。また、比較的安いコストで導入できます。

人事管理システム

人材の採用や開発、人事評価などの人事管理に特化した管理システムです。勤怠管理機能を搭載しているシステムを利用すれば、人事データと勤怠管理データを一元管理できます。たとえば、時間外労働の減少傾向などのデータから、従業員の能力や適性などを把握したり、人事評価に反映させたりするなど、データの活用の幅が広がります。

給与計算ツール

給与計算を自動化するためのツールです。正社員やパート、アルバイトなどの多様な雇用形態に対応可能です。一般的に、インストール型とクラウド型の二つに分類でき、さらに、給与計算に特化するタイプや人事労務も行えるタイプ、販売や会計などの複数の領域を網羅するタイプなどに細分化されます。勤怠管理と連携させれば、給与管理業務の効率化を図れます。

工数管理システム

プロジェクトごとに社員が稼働した時間を記録し、実際にかかった時間を確認・分析するツールです。プロジェクトの売上と照らし合わせることで、プロジェクト単位での利益額を把握することができます。日報作成時に時間を入力することで、実際の工数を集計できるツールがあります。

まとめ

勤怠管理は、従業員の労働時間を正確に把握するうえで不可欠な業務です。勤怠管理が必要な理由として、働き方改革の推進により、従業員の長時間労働を防ぐ必要があるためです。勤怠管理システムやその他のシステムの導入により、業務の効率化も図れます。

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