入退室管理システムとは?システムの選び方・メリット・おすすめのシステム7選

セキュリティを向上させるために、入退室管理システムを導入する企業も多くなっています。クラウド入退室管理システムを利用すれば、費用を抑えながら取り入れることが可能です。

この記事では、クラウド入退室管理システムの特徴やメリットとともに、選ぶ際のポイントについて解説します。システムの導入を検討する際の参考として役立ててください。

クラウド入退室管理システムとは

物理的な鍵を使用せず、技術や認証などの仕組みを利用して入退室を管理するシステムです。

たとえば、ICカード、ID、生体認証などを使用します。新しく設置する際に大がかりな工事をする必要がないため、1つのドアだけに導入することも可能です。

入退室管理システムを導入する目的とは

入退室管理システムを導入する目的としては主に以下の理由が挙げられます。

  • セキュリティ対策
  • 入退室記録の管理

セキュリティ対策

入退室管理システムを導入すれば、セキュリティ対策を強化できます。

人為的なミスにより不審者を侵入させる恐れがなく、人の出入りを適切に管理することが可能です。さらに、情報漏洩のリスク対応も目的とされます。

入退室記録の管理

入退室管理システムでは入室権限を付与して出入りを制御するだけでなく、入退室の記録をつけることも可能です。

記録されたデータはCSV形式などでダウンロードできるので、状況把握もしやすいです。入退室の管理にかかる作業を効率化でき、管理者の負担を減らせます。

タイムカードの煩わしさから解放

入退室管理システムに使われている技術

入退室管理システムに使用されている主な技術は次のようなものがあります。さまざまなタイプがあるので、特徴を理解しながら自社に適したシステムを選びましょう。

  • 暗証番号
  • 生体認証
  • ICカード
  • ハンズフリータグ
  • QRコード

暗証番号

暗証番号は、あらかじめ設定している4~8桁程度の番号を入力すると解錠される仕組みです。

生体認証

生体認証は入退室する人の体の特徴を認識し、登録されている特徴と合致した場合に解錠します。

次の方法は生体認証の一つです。

  • 指紋認証
  • 静脈認証
  • 顔認証

ICカード

ICカードは、システムにかざすと解錠することが可能です。入退室を認める人に専用のICカードを配布しますが、交通系ICカードや社員証と併用することも可能です。

多くの企業で、ICカードを活用した入退室管理システムを導入されています。

ハンズフリータグ

ハンズフリータグは、小さなタグを体や荷物につけておくだけで解錠できます。ICカードよりも解錠に手間がかかりませんが、導入時のコストは高めです。

QRコード

QRコードは、利用者ごとに発行されたQRコードを端末のカメラにかざして出退勤を記録する仕組みです。他の認証方法に比べて導入コストを抑えられます。

入退室管理システムの利用コスト

入室管理システムは、比較的コストを抑えつつ導入することが可能です。

なかには、初期費用が無料であったり、サブスクリプションサービスとして利用できたりするシステムもあります。業界最安値の「入退くん」なら、月額3,300円から利用でき、費用を抑えることが可能です。

入退室管理システムのメリット

入退室管理システムの主なメリットは3つです。

  • 管理業務の効率化
  • 機密情報・個人情報管理の強化
  • コスト削減

1. 管理業務の効率化

入退室管理システムを導入すれば、社員の勤務実態をより正確に把握しやすくなります。

出社や退社の時刻だけでなく、休憩時間についても確認することが可能です。特に、勤怠管理システムと同期しながら使用すると、労務管理の業務もより効率的に進められるでしょう。

2. 機密情報・個人情報管理の強化

部外者が侵入するリスクを抑え、セキュリティを強化できます。

全体の出入り口だけでなく、フロアごとのセキュリティを強化することも可能です。これにより、特定の部署が管理している機密情報や個別情報がむやみに持ち出されるリスクも抑えられます。鍵を紛失する恐れもないので、安心です。

3. コスト削減

入退室管理システムの導入はセキュリティ対策にもなるので、安全対策のコストも削減できる可能性があります。警備員を配置するための人的コストも減らすことが可能です。

入退室管理システムのデメリット

入退室管理システムにはデメリットも存在します。ここでは、以下2つのデメリットについて解説します。

  • 環境の整備が必要
  • エラー時の対策が必要

1. 環境の整備が必要

入退室管理システムを使うには、インターネット環境が必要な場合が多いため、インターネット環境がない場合は環境整備から始めなければなりません。

ただし、なかには、インターネットを使わずに利用できるものもあるので、環境に不安がある場合は検討してみるといいでしょう。

2. エラー時の対策が必要

入退室管理システムを日常的に利用していれば、電池切れやシステムエラーなどが発生する可能性もあります。

ICカードやハンズフリータグなどを使用している場合、紛失により施錠や解錠ができなくリスクもあります。トラブルへの対応策は、導入前にきちんと考えておくことが大切です。

適切な入退室管理システムを選ぶポイント

入退室管理システムを選ぶときは、次の3点を意識しましょう。

  • 導入目的を確認する
  • 解錠方法を検討する
  • 他のシステムとの連動を確認する

導入目的を確認する

どのような入退室管理システムが適しているかは、それぞれの企業の状況によっても異なります。

入退室管理システムにはそれぞれ異なる特徴があるので、自社の状況を踏まえて選ぶ必要があります。目的や導入箇所によっても最適なシステムは変化するため、よく検討しましょう。

解錠方法を検討する

すでに触れたとおり、解錠方法は暗証番号、生体認証、ICカード、ハンズフリータグなどさまざまなタイプがあります。メリットや適している状況は、それぞれ異なります。たとえば、暗証番号は低コストで導入できますが、入退室した個人の特定はできません。生体認証、ICカード、ハンズフリータグであれば、個人の特定が可能です。ただし、タイプによってはコストが高かったり、タイムラグが発生しやすかったりするので注意が必要です。

また、設置する際、鍵を交換するのか、後付けにするのかについても検討する必要があります。

他のシステムとの連動を確認する

入退室管理システムは、他のシステムと連動させるとさらに便利に活用できます。たとえば、勤怠システムや監視カメラなどと連動させている企業多は多いです。また、エアコンと連動できるシステムであれば、室内で過ごしている人数にあわせて空調を調整できます。省エネにも役立てられ、光熱費の削減にもつなげられます。

機器を連動させて活用するには、導入前に連携の可否をきちんと確認することが大切です。

おすすめの入退室管理システム7選

入退室管理システムとしては、さまざまな種類があります。ここでは、おすすめの入退室管理システムを紹介します。

1. 入退室管理システム 入退くん

QRコードまたはICカードで入退室を管理できるシステムです。QRコード版は、スマートフォンに表示させたQRコードを端末にかざして入退室します。一方、ICカード版は交通系ICカードを端末にかざして入退室します。いずれも時刻と顔写真が記録されるため、セキュリティを強化しながら入退室を管理することが可能です。

従業員が増えてきて入退室の管理が難しくなってきた場合や、従業員によってシフトが異なる場合にも、便利に活用できます。低コストで利用できるところも魅力です。

初期費用無料
月額費用1拠点につき3,300円

2. KEYVOX

スマートフォンのアプリを利用して解錠します。特に、対面せずに入退室の管理を行いたい企業に向いています。たとえば、従業員だけでなく、来客対応や宿泊施設の入退室を無人で管理することも可能です。ブロックチェーンの技術を活用しているため、安全性が高いことが大きな特徴です。

初期費用製品代として61,600円
月額費用1部屋につき5,000円

3. カギカン

設定したスマートフォンやアプリなどを身につけていれば、そのまま解錠できます。遠隔操作もでき、一時的に入室や退室を許可することも可能です。物理的な鍵もそれまでどおり使用でき、工事も必要ないため、簡単に導入できるのがメリットです。柔軟な使い方を求めている企業に向いているでしょう。

初期費用無料
月額費用1ロックで7,980円

4. Akerun

ICカードまたはアプリをダウンロードしたスマートフォンにより解錠します。サポートは24時間対応しているため、ICカードやスマートフォンを紛失した場合でも、すぐに適切な対処が可能です。自動的に出社や退社を記録できるので、勤怠管理システムと連携させて活用したい場合にも適しています。

初期費用無料
月額費用1セットあたり17,500円(要問合せ)

5. bitlock Starter Kit

スマートフォン、ICカード、社員証のいずれかで解錠可能です。独自の強力なセキュリティ対策を取り入れているため、安全性を重視したい企業に向いています。端末はドアに貼り付けるだけなので、手間なく導入できます。CSVでデータをダウンロードすれば、勤怠管理システムでも活用することが可能です。

初期費用無料
月額費用5,000円(要問合せ)

6. ALLIGATE

ICカードやスマートフォンなどで解錠します。ドアの鍵はもちろん、ロッカーにも使用できるため、幅広い使い方ができます。宿泊施設の入退室の管理にも使用可能です。クラウド上で使用状況を一括で管理できるので、複数箇所に設置して入退室を管理したい企業に適しています。

初期費用無料
月額費用3,000円

7. GG-2

ICカードや生体認証で解錠できるシステムです。金融機関向けのセキュリティ製品を扱っている企業が開発しており、信頼度が高いのが魅力的です。耐用年数が長いため、長期的に使用したいと考えている企業に適ししています。機能面だけでなく、デザイン性に優れているところも人気の理由のひとつです。

初期費用要問合せ
月額費用要問合せ

まとめ

入退室管理システムを導入すれば、手間をかけずに入退室のセキュリティを高められます。管理者の負担を軽減したり、勤怠管理に役立てたりすることも可能です。さまざまなタイプのシステムがあるため、自社の状況を踏まえて適切なものを選びましょう。

入退室管理システム 入退くんは、1人あたりに換算すると月額55円から利用できます。業界最安価格を実現しているうえに、初期費用も無料です。給与計算にデータをそのまま活用することも可能なので、ぜひ無料トライアルで試してみてください。