塾の効率化に役立つ生徒管理システム15選！主な機能や選び方も解説

塾の業務を効率化するうえでは、生徒管理システムを導入すると高い効果を期待できます。生徒管理システムでは、生徒に関するさまざまな情報の管理が可能です。

この記事では、生徒管理システムの特徴とともに、おすすめのシステムを紹介します。最適な生徒管理システムを選ぶために、ぜひ参考にしてください。

全国の学習塾・習い事教室で当たり前になりつつある、保護者のスマホへの入退室通知。

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塾の運営に役立つ生徒管理システムとは？

塾を運営するうえでは、生徒について管理すべき情報がたくさんあります。

このような様々な情報の管理が必要です。生徒管理システムを導入すると、管理業務の効率化や自動化を実現できます。

生徒管理システムの主な機能

生徒管理システムには、どのような機能があるのでしょうか。ここでは、生徒管理システムの具体的な機能について解説します。

成績管理

生徒管理システムでは、生徒それぞれの成績を管理できます。試験の結果をまとめてアップロードすれば、各生徒の管理画面に成績の情報の紐付けが可能です。

出欠管理

パソコンから生徒管理システムの画面を開くだけで、簡単に出欠状況を入力できます。また、入退室管理システムと連携させ、自動的に出欠席の状況を記録する方法もあります。

以下の記事では塾向けの入退室管理システムに焦点を当てて各サービスを比較しています。

保護者対応管理

生徒管理システムを活用すれば、保護者への連絡もスムーズです。生徒管理システムで管理している情報を抽出して、メールやLINEで一斉に送信できる機能もあります。

また、生徒に関する情報をWebページにまとめ、保護者が自由に閲覧できるようにする方法もあります。

体験・短期プランの入会管理

生徒管理システムのなかには、インターネット上で無料体験や短期プランの入会手続きができる機能を備えているものもあります。

定員を超えたら自動的に募集を停止できるようになっています。新しい生徒の入会に関する情報の管理も可能です。

生徒管理システムを導入するメリット

塾では生徒に関するさまざまな情報を管理する必要があり、手作業で対応しようとする手間がかかります。しかし、生徒管理システムを導入すれば、生徒の管理作業にかかる負担を大幅に削減可能です。管理作業にかかる時間が減れば、余った時間を生徒の指導やさらなる生徒の集客施策のために有効活用できます。

エクセルのデメリット

エクセルやスプレッドシートなどの表計算シートも便利ではありますが、複数人で共有するとデータ入力ミスや漏れに気づけないなどのエラーが発生しやすいです。エクセルの扱いになれていない方は特に自分でも気づかないうちにデータを変更・漏洩してしまう場合があり、大事な生徒を預かる場所として重大な責任問題が問われます。

情報漏洩やシステムエラーによる損害を防ぐためにも、誰でも感覚的に使いやすいシステムを選びましょう。

エクセルでの入力は非常に手間がかかり、抜け漏れが発生していました。
（生徒管理システムの導入により）生徒の来校率が、月毎に簡単に分かるようになりました。そのデータを面談時に利用できるため、保護者からの信頼も高まったと感じています

【利用者の声】ニスト学習塾（学習塾）より

無料アプリのデメリット

無料アプリを導入することによってコストカットをしたい塾も多いと思いますが、学習塾に求められる機能やセキュリティを兼ね備えた無料アプリはかなり少ないです。

無料アプリは広告で収益を得ている場合も多いため、誤ってクリックしてしまったり、画面がゴチャゴチャして見づらくなったりします。さらに個人情報や機密情報が知らないうちに海外に流出してしまう事件も後を絶ちません。

今回紹介する中には1カ月1万円以下で利用できるシステムも多いです。顧客情報を扱う責任を自覚し、低価格でも良いので信頼できる企業が提供する学習塾用システム・アプリを導入するようにしましょう。

規模に応じた生徒管理システムの選び方

生徒管理システムを選ぶときは、塾の規模にあわせる必要があります。

ここでは、規模ごとに生徒管理システムの選び方を解説します。生徒数が多いほど管理の手間が増え、複雑になりやすいため、多くの機能を有する生徒管理システムを利用するか、複数のシステムを組み合わせて使うようにしましょう。

生徒数が30人以下の場合

生徒数が30人以下であれば、エクセルなどを活用することで大規模なシステムを導入しなくても済む場合が多いです。入退室連絡やデータ集計など、「手作業で行うと多大な労力がかかる業務」の効率化に特化したシステムを選ぶと、費用対効果が高くなります。

生徒数が100人程度の場合

生徒数が100人程度の塾ですべての管理作業をエクセルや手作業で行うと、多大な手間や時間がかかります。特に、成績の管理や月謝の徴収作業は煩雑になりやすいため、生徒管理システムで対応したほうが効率的です。

生徒数が500人程度の場合

生徒数が500人程度の場合、生徒に関する情報を電話やエクセルで管理するのはかなり非効率です。成績や月謝の管理だけでなく、出欠や指導の管理もできる生徒管理システムを導入しましょう。講師の数も多いため、講師管理にも対応している生徒管理システムを選ぶとより便利です。

生徒数が500人超の場合

生徒数が500人を超えているなら、生徒の情報を管理するだけでもたくさんの手間や時間がかかります。

このような幅広い情報を管理できる生徒管理システムが必要です。

塾におすすめの生徒管理システム15選

生徒管理システムとしては、さまざまな種類があります。

入退室管理に特化したシステム

入退室管理システムは、今や保護者にとって「学習塾にあって当たり前」の存在です。せっかく見学に来ていただいた保護者の信頼を落とさないよう、まずは安価なものから導入してみることをお勧めします。

【入退くん】低価格でもお値段以上の活躍！

入退室管理システム 入退くんは、入退室管理・通知に特化したシンプルなシステムです。

写真付きの入退室通知など、保護者に寄り添った機能が揃っています。講師やアルバイトの勤怠管理や給与計算のためのデータ集計もできるため、シンプルでも業務効率化に大きく貢献します。

初期費用や特別なデバイスは不要なので、コストを抑えて手軽に導入したい塾におすすめです。

口コミは、「業務効率化できた！」「シンプルで安くて使いやすい」という声が目立ちました。システム開発会社が提供しているということで、ダントツの使いやすさです。

保護者の方に生徒の入退室に関する連絡の手間が減りました。おかげさまで業務に集中することができています。料金が格安なのも、導入ハードルを下げてくれました。

【利用者の声】綾部学院（学習塾）より抜粋

生徒の来校率が、月毎に簡単に分かるようになりました。そのデータを面談時に利用できるため、保護者からの信頼も高まったと感じています。保護者の方にとって入退室通知システムは、どの塾にもある当たり前のシステムだと思っているようなので、導入に乗り遅れなくて良かったです。

【利用者の声】ニスト学習塾（学習塾）より

初期費用は0円、月額3,300円（税込）～ですべての機能が利用できます。公式サイトでは20秒でサクッと見積もりができるのでぜひご確認ください！

【Kazasu】保護者への連絡まで完備！

Kazasuでは、カメレオンコードとよばれるコードを利用する入退室管理システムです。通塾の記録を写真付きのメールで保護者に通知する機能のほか、オンラインでのイベントの告知や遅刻連絡、面談予約など、保護者とのコミュニケーションをスムーズにしてくれます。

手持ちのiPadやPCで導入できるため、特別なデバイスを用意する必要はありません。

口コミは、アプリのエラーに関するものなど、改善を求める声が目立ちました。

IDなど入力して登録しようとしても、登録ボタン押すと画面消えてしまいます。

App storeレビューより

アプリ入れ直してもずっとサーバーエラーが続いています。

App storeレビューより

料金は要お問い合わせです。

【スクールアシスト】入退室通知だけ！超シンプルでコストカット

スクールアシストは、ICカードを使って入退室を管理するシステムです。nanacoやSuicaなど生徒がもともと所有しているICカードを登録できます。保護者も生徒の入退室を確認でき、ポイントが貯まるサービスもついています。インストールは遠隔操作で行うため、機械の扱いに自信がない方でも安心です。

月額料金は保守管理費2000円+一人当たり50円～で利用できます。

【通塾メール】メールテンプレで楽々通知

通塾メールは、生徒の通塾状況を保護者に通知するためのシステムです。メールのテンプレートは最大100種類登録できます。ほかのサービスとも連携すれば幅広い業務の効率化が可能です。宛名印刷機能もあるため、イベントのお知らせや年賀状の送付時に便利です。

料金は要お問い合わせです。

塾向けオールインワンシステム

【Comiru】1つでなんでもこなせる！効率化システム

Comiruは、保護者とのコミュニケーションや月謝の徴収ができるシステムです。

請求書の発行ができ、口座振替やカード決済などで月謝を徴収できます。さらに指導報告書の作成や既読率分析機能など、学習塾で活躍できる機能が満載。保護者とのスムーズなコミュニケーションのためにも役立ちます。

口コミは「機能が多くて効率化に役立つ」という声がある一方、「通知が来ない」「見づらい」という意見も目立ちました。今後の改善に期待です。

機能が多く、自分に使いこなせるか不安に思う教室長であっても、短期間で操作方法に慣れているようです。

App storeレビューより

通知が来ない。大事なことを見落とす。

App storeレビューより

トップにメルマガのような重要度の低いお知らせが多く表示されており、各教室単位でのお知らせも混ざり埋もれてしまっている印象。

App storeレビューより

料金に関しては要お問い合わせです。

【マイクラス】塾に合わせて柔軟にカスタマイズ対応！

マイクラスは、スクール運営に必要な機能を揃えたオールインワンのシステムです。成績管理や出欠管理などの基本的な機能に加え、日報の作成や教室の予約状況なども管理できます。講師に対する謝金の支払いにも対応しており、謝金計算から明細書・源泉徴収票の印刷までこれ一つで完了です。

導入時には「業務分析・要件定義」→「機能拡張・データ移行」→「運用テスト」→「運用開始」と段階的に手順を踏み、ご自身の塾にフィットさせていきます。

口コミからは、業務効率化に貢献していることが分かります。機能が多いため慣れるまで時間がかかるかもしれませんが、すべてシステム化したい塾にはもってこいです。

受講状況・売上情報の把握や過去との比較が即座に確認できる点、講師料支払明細書の機能により印刷の漏れている講師はいないかどうか一目で分かる点などが大変重宝しております。

マイクラス公式HP お客さまの声より

それまで個店毎に管理していたものをマイクラスで一元管理することで店舗比較やデータ分析・業務の効率化を図ることができました。

マイクラス公式HP お客さまの声より

料金は、初期費用が110,000円 (税込)、月額44,000円～利用可能です。カスタマイズによって金額が変動するため、詳しくはお問い合わせください。

【ExGrow】これだけの機能で初期費用0円！

ExGrowは、入退室管理やスケジュール管理など、学習塾に必要な機能をまとめて利用できるシステムです。売上管理や帳票出力、データ分析など、学習塾の管理業務がこれ一つで網羅できます。モバイルデバイスからも確認できるため、気になったときにいつでもどこでも確認可能です。

初期費用は0円で、月額7,500円～利用可能です。利用する機能によって料金が変わるため、詳細はお問い合わせください。

【TechnoSMS】小規模～大規模に対応！

TechnoSMSは、生徒管理や講師のスケジュール管理などができるシステムです。生徒の個人情報の一括管理から、請求管理や売上管理など、塾の運営に関わる業務をまるごと管理できます。塾の管理業務を同じシステムでまとめて行いたい場合におすすめです。

ユーザーからの問い合わせ情報を名簿機能と連携することができ、情報を元にDM送付などの集客に常けることもできます。

料金は要お問い合わせです。

出席管理に特化したシステム

【Platinum School】どこでも使えるクラウド型！

Platinum Schoolは、出欠席管理や成績管理などに対応しているスクール向けクラウド型システムです。予約機能もついており、契約内容もシステム上で管理できます。オンライン授業を行う場合は、URLの自動送信も可能です。まだ契約していない見込みユーザーの情報まで管理可能。

初期費用は50000円、月額料金は10000円～で利用できます。

【スクの助】活動記録もしっかり共有！

スクの助は、塾・教室運営向けの出欠管理システムです。授業の振替管理や、欠席者の確認も一目で分かります。活動の記録を講師間で共有できるのはもちろん、保護者も確認することが可能。さらに保護者へのメッセージ送信にも対応しています。

生徒数が増えてきて、管理方法に悩んでいましたがスクの助のおかげで一元管理できて助かっています。お客様の対応も改善できて満足度があがりました。

スクの助公式HPより

初期費用は0円、月額1480円～利用できます。

保護者とのやり取りに特化したシステム

【wagaco】”我が子”の情報が丸わかり！

wagacoは、成績管理や出欠管理などの機能を備えているシステムです。指導報告書を効率的に作成するための機能も備えています。保護者側もアプリ一つで生徒の入退室管理や授業予約、成績管理などもでき、利便性がの高さが評判です。導入サポートだけでなく保護者用のマニュアルまで完備しており、ユーザー視点のシステムだと言えます。

口コミからも、ユーザーから喜ばれていることが分かります。

これまでのメールや電話のやりとりがチャット機能で保護者とのコミュニケーションがスムーズになりました！

wagaco公式HP お客様の声より

（wagaco導入により）今ではほとんどがデータ化になり、紙の使用はほとんどなくなりました。データ化にすることでペーパーレスにも繋がることから、印刷代や郵送代などの経費削減につながりました。

wagaco公式HP お客様の声より

料金は要お問い合わせです。

【COMP】料金は選んだ機能のぶんだけ！

COMPは、保護者とのコミュニケーションと業務管理の2軸に特化した塾向けシステムです。20種類以上ある機能から選んで利用できます。入退室報告や学習記録、メール配信など、保護者や生徒に嬉しい機能も選べます。

初期費用は0円で、選んだ機能の料金しかかからないため、現在の塾の状況に合わせて利用可能です。

予約管理に特化したシステム

【レッスンファースト】予約状況が一目でわかる！

レッスンファーストは、予約管理や入金管理などができるシステムです。予約を24時間365日受け付けており、どの校舎・講師の授業が空いているか一目で把握することができます。予約は電話にもオンラインにも対応。入金は口座振替に対応しており、入金状況もひと目で把握できるようになっています。

ここまで、揃っている システムは無かった！

受講も売上も管理できる点がイイ！

レッスンファースト公式HP導入事例より

料金は最安プランで月額5500円～利用可能です。

【FreeLesson】サポートしっかり！

FreeLessonは、スクールに特化した予約管理システムです。予約表と生徒情報が一つになっているため、予約前の確認が容易なほか、細かな予約設定に対応しています。また、クレジットカードによるオンライン決済にも対応可能です。導入から運用までサポート対応があり、最短20日で導入可能です。

月額利用料は最安プランで11000円～です。初期費用についてはキャンペーンなども行っているため、最新情報をご確認ください。

月謝の徴収に特化したシステム

【会費ペイ】月謝関連まるごとおまかせ！

会費ペイは、月謝に関する業務をすべて自動化できる会員管理・決済システムです。会員情報の管理から領収書発行、自動引き落とし設定まで、面倒なお金周りの業務がこれ一つで完結します。

会費ペイを使うと管理画面から会員情報をCSVをダウンロードするだけなので、授業ごとに作成する会員リストをボタン一つで抽出できます。今までエクセルに手入力していた時間を考えると、この作業だけで少なくとも月に1~2時間の業務時間を削減できています。参加者様をサポートする時間が増えて満足しています。

【導入インタビュー】ファミリ―クッキングスクール様より

入会や管理が楽なのはもちろんですが、退会処理や一時的な請求停止が非常に簡単なのが嬉しいです。請求を止めるたびにいちいち連絡しないといけないようなものだと非常に煩雑ですし、対応が遅れてしまうのもよくないですよね。

【導入インタビュー】TOKI CAFE様より

初期費用や月額費用はかからず、決済ごとに料金が発生する仕組みです。詳しくは公式サイトでご確認ください。

迷ったらまずは「入退くん」から

どのシステムを導入すべきか迷ったら、まずは「入退くん」の導入がおすすめ！

無駄を徹底的に省くことで業界屈指の低価格を可能にし、小規模な塾から自治体単位まで幅広く導入されています。シンプルで分かりやすい画面は、ITやシステムに自信がない方でも簡単だと好評です。

入退室通知では写真が送付される点が多くの保護者から評価されています。

まとめ

塾の運営を効率化するためには、生徒管理システムを導入すると業務効率と安全性がアップします。生徒管理システムにはさまざまなものがあり、機能も特化型からオールインワンまでさまざま。塾の状況を考慮し、最適なシステムを選びましょう。

入退室管理システム 入退くんは塾の生徒管理に特化したシステムなので、使い方もシンプルで導入しやすいのが人気の秘密です。

初期費用は無料で、月額料金も他社の1/3ほどと業界最安価格帯です。

個別対応のオンライン説明会も開催していますので、まだ検討段階の方もお気軽にご相談ください。

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