勤怠申請・管理の必要性とは|担当者が効率的に作業を進める方法とは

勤怠申請・管理の担当者は、相当な労務負担を受けています。従業員の勤怠を正確に給料へ反映させるには、多くの作業工程と時間がかかります。

この記事は、勤怠申請・管理の効率の悪さに悩んでいる人に向けて、勤怠申請・管理の必要性作業効率をあげる方法を解説する記事です。自社の勤怠申請・管理の改善に役立ててください。

勤怠申請・管理とは

勤怠申請は、時間外労働や休日出勤などの勤怠状況を申請することを指します。勤怠管理は、従業員の勤怠申請を受理し確認したり、勤怠状況を把握したりする管理業務です。書類やエクセルでの管理が一般的ですが、勤怠管理システムの導入も進んでいます。

過重労働を防止するためにも、勤怠申請・管理を徹底しなければなりません。

従業員に勤怠申請をしてもらう重要性とは

勤怠管理は会社が、勤怠申請は従業員が行います。なぜ勤怠申請が必要なのか、その重要性を解説します。

従業員の正確な労働時間を把握するため

会社は、従業員の正確な労働時間を把握しなければなりません。自社の従業員の勤怠状況を把握することは当然のことです。正確な給料を支払うことはもちろんですが、労働基準法にも定められています。

正社員やパート、アルバイト、派遣社員など、雇用形態が異なっていても、労働時間を含めた勤怠状況はしっかり把握することが正しい企業のあり方です。

正しく給与を計算するため

会社は従業員の給与を間違いなく計算し、支払わなければなりません。正しい労働時間が把握できていれば、勤務実態に即した給与計算ができます。従業員の勤怠状況が分からなければ、正確な給与を計算できなくなり、法律に則った管理ができていないことになります。

有給管理を徹底するため

働き方改革の関連法案が施行され、有給休暇に関するルールも定められました。年に10日以上の有給休暇が与えられている労働者は、5日以上の有給休暇を取得させることが義務化されています。有給休暇の取得は強制ですので、取得しない労働者がいた場合は、会社に罰則が与えられるため注意が必要です。

関連:年次有給休暇取得促進特設サイト[事業者向けページ] – 厚生労働省

トラブルを未然に防止するため

正しく勤怠管理ができていない会社は、後でトラブルに巻き込まれる可能性もあります。例えば、法定労働時間内になるように従業員が働いた時間を調整して申請してれば、会社は労働基準法違反に問われる恐れがあります。

その他、意図的な改ざんや不正打刻などが問題になるケースもめずらしくありません。

勤怠申請・管理の担当者の負担は大きい

勤怠申請・勤怠管理の担当者は、正しい労働時間を把握するために、大きな負担を受けながら勤務しています。

勤怠申請書にはいくつかの種類がある

勤怠申請を行う申請書は、多くの種類があります。書類で勤怠申請を行うため、申請する内容によって申請書を使い分ける必要があるからです。

代表的な勤怠申請

勤務に関する申請

  • 勤務変更届
  • 残業申請
  • 直行・直帰申請
  • 早退・遅刻連絡 など

休暇に関する申請

  • 有給休暇取得申請
  • 代休取得申請
  • 特別休暇申請
  • 欠勤申請 など

これらの申請の他に働き方の多様化により発生する特別な申請もあるため、担当者はそれぞれの違いを理解しておかなければいけません。

「打ち忘れ」に悩まされる

従業員がタイムカードの打刻を忘れると、勤怠管理の担当者は、修正や確認作業が必要になります。従業員数が多い企業で「打ち忘れ」が多発すると、担当者だけでは修正・確認作業ができない場合もあります。

打ち忘れの原因は、打刻が習慣化やタイムレコーダーの設置場所などです。防止策を講じても、従業員1人1人が意識する必要がるため100%の打ち忘れがない打刻は難しいと言えます。

勤怠申請の承認業務が面倒

従業員から勤怠申請が提出されても、上司の承認などが必要な場合は、勤怠申請のチェックに時間を要します。申請が増えれば、担当者や承認者の生産性が低下するため、本来の業務に支障が出るかもしれません。

申請フローが複雑であったり、承認に時間を要したりするようであれば、従業員が必要な申請を出してくれない恐れもあるでしょう。

リアルタイムで勤怠情報を確認できない

用紙やエクセルなどでは、リアルタイムな勤怠管理は難しいのが現状です。リアルタイムに従業員の勤怠状況を確認できなければ、従業員が気づかないうちに残業時間の上限をオーバーする場合があります。

職種ごとに時給や残業代が異なり集計が大変

雇用形態が複雑でさまざまな職種の従業員が存在する企業であれば、時給や残業代などの計算が煩雑で多大な時間が必要です。勤怠申請書類の確認も増えるため作業も増えます。給与計算の複雑化により、ミスが出る可能性も否めません。

勤怠申請・管理の業務効率を改善する方法とは

勤怠申請・勤怠管理の業務効率を改善することは、企業の課題です。勤怠関係の業務効率改善方法を解説します。

厚生労働省のガイドラインを参考にする

厚生労働省は、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を定めています。このガイドラインの中で、会社側がすべき勤怠管理の原則的な方法を以下のように示しています。

  • 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
  • タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

会社側は、この原則的な方法を遵守して、勤怠管理を行わなければなりません。従業員による自己申告制での勤怠管理は、そうせざるをえない状況下であり、必要な措置を講じた場合にのみ認められます。

残業の事前承認制度・許可制度を導入する

勤怠管理の効率化のために、残業事前承認制度や許可制度を取り入れている企業も少なくありません。この制度を導入することにより、残業を承認・許可する際に従業員の残業時間が把握できます。法律で定められた残業時間以内での勤怠管理もしやすくなるでしょう。

休日出勤についても承認・許可制度にすれば、勤怠管理の業務効率を上げることが可能です。従業員は事前に勤怠申請するため、自身の勤務状況を把握しやすくなります。

勤怠管理システムを利用する

勤怠管理システムを導入すれば、勤怠申請を行う従業員、勤怠管理を行う担当者ともに大幅な業務改善が期待できます。タイムカードが不要となるため打刻忘れもなくなり、自動集計されるので残業時間などの計算も必要ありません。

勤怠管理システムを導入するメリットとは

勤怠管理システムは、たくさんの企業から注目を浴びています。そのメリットについて解説します。

パソコン・スマホから申請・承認できる

勤怠管理システムには、スマートフォンやパソコンで出退勤の打刻や勤怠申請ができるものがあります。勤怠申請は担当者に通知されて簡単に確認や承認ができるシステムもあり、業務効率改善に有効です。

残業時間・有給取得日数などが自動集計される

勤怠管理システムは、従業員の出退勤打刻や勤怠申請がリアルタイムでデータとして蓄積される仕組みです。集まったデータは自動集計されます。勤怠管理の担当者の作業量が、大幅に削減できるためコアな作業に集中できます。

自動集計されたデータは、CSVデータなど自社のシステムに適したデータへの加工も容易です。給与システムと連動させることで、さらなる作業効率向上も期待できます。

勤怠情報をリアルタイムで確認できる

勤怠管理システムでは、従業員の出退勤打刻や勤怠申請をリアルタイムで集計しています。そのため、従業員それぞれの勤怠情報をリアルタイムで確認可能です。残業時間も把握できるため、残業時間の上限を超える労働を防止できます。勤務状況の悪い従業員の把握も容易であり、担当部署を通して注意喚起もしやすくなります。

シフト管理を任せられる

勤怠管理システムには、シフト管理機能が搭載されているものもたくさんあります。シフト管理機能を利用すれば、従業員はモバイル端末から、シフトを申請するだけでシフト集計ができるのです。リマインド機能が搭載されているものがあり、従業員がシフトの入力を忘れていたとしても、期限までの入力を促されます。

自社に適したカスタマイズも可能です。繁忙期や忙しい時間帯などに合わせた人員の過不足が分かれば、時間をかけずにシフトを作成できます。

まとめ

勤怠申請・管理は、企業活動に不可欠な要素です。従業員からの勤怠申請に対して、勤怠管理担当者が確認し承認作業を行います。勤怠管理担当者は、大きな労務負担を強いられているため、問題となっています。

勤怠管理システムを導入すれば、勤怠管理の大幅な負担軽減が可能です。勤怠管理の作業効率を上げるためにも、BPS株式会社の「入退室管理システム 入退くん」をお試しください。タブレットやパソコンでの導入が簡単であり、給与計算に適したデータ形式を利用できます。

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