タイムカードは15分単位で計算してはいけない理由とは?その他の管理方法も解説

タイムカードは、1分単位での管理が必要とされていますが、実際はどうなのでしょうか。

この記事では、経営者や人事担当者、勤怠管理担当者に向けて、タイムカードを15分単位で管理してはいけない理由や、勤怠管理方法別のメリットやデメリットについて解説します。自社の勤怠管理を行う際の参考にしてください。

企業に求められる適切な勤怠管理とは

企業にとって勤怠管理は必須ともいえる業務です。ここでは、勤怠管理の概要や怠った場合のリスクについて解説します。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の労働時間や休憩・有給休暇の取得状況などを把握し、適切に管理することです。正確な勤怠管理によって、労働の対価として従業員に適正な給与やボーナスなどを支払えるようになります。つまり、勤怠管理は企業が従業員を管理するうえで、必須ともいえる責務でしょう。

人的なミスによるリスクが大きい

勤怠管理を正確に行えないことは大きなリスクですが、会社の規模が大きくなり従業員の人数が増えるほど、勤怠管理は煩雑化し勤怠状況を把握しにくくなることがあります。

また、テレワークの導入などの雇用形態の多様化によって、勤怠管理はより難しくなっているといわれています。手計算で勤怠管理を行っている場合は、計算ミスや入力ミスなどの人的なミスが発生しやすくなります。

勤怠管理を怠ると訴訟問題に発展するケースもある

会社側が勤怠管理を怠った結果、従業員の給与で未払いが生じる可能性があります。給与に関係する問題は、従業員との間でトラブルに発展しやすいため要注意です。

場合によっては、従業員から訴訟を起こされる可能性もあるでしょう。訴訟となればブラック企業であるという印象はぬぐえず、顧客やほかの社員、取引先からの信用が得られなくなります。

タイムカードを15分単位で管理してはいけない理由

タイムカードを利用する場合、15分や30分単位で時間の切り上げや切り捨てによって、勤怠管理が行われているケースも少なくありません。しかし、このように大まかな時間で勤怠管理をすることは違法です。労働時間の算出は、原則1分単位で計算します。

従来は、10分や15分単位での勤怠管理が一般的で、「丸め」と呼ばれる15分単位での残業代の切り捨てがあたりまえに行われていました。しかし、労働者の権利が重要視された法改正が行われ、1分単位での勤怠管理が義務付けられるようになっています

勤怠管理における原則ルール

適正な勤怠管理を行うためには、原則を知っておく必要があります。以下では、勤怠管理の原則ルールについて解説します。

打刻が遅れた場合の計算の仕方

従業員が打刻するタイミングが遅れた場合でも、1分単位での計算が原則ルールです。例えば、出勤時刻よりも5分遅れて打刻した場合でも、30分の遅刻として給与計算を行うことは違法にあたります。

ただし、例外として認められるケースもあります。たとえば、遅刻や無断欠勤などが多い従業員に対して、制裁を加える旨の内容があらかじめ就業規則に定められている場合などです。就業規則にこのようなルールを設けていない場合は、遅刻も1分単位で給与計算を行う必要があります。

1カ月単位での切り上げ・切り捨ては有効

労働時間は、1日ごとの計算では1分単位で算出するルールになっています。切り捨てや切り上げはできません。ただし、1カ月単位であれば、制限内での切り捨てや切り上げは可能です

1ヶ月の労働時間を計算するときであれば、30分以上の労働を1時間とみなしたり、30分未満の労働を切り捨てられたりします。賃金支払額については、100円未満の端数が生じた際は、50円未満の端数の切り捨てや、それ以上を100円に切り上げて支払うことも可能です。

労働形態によって管理方法は異なる

従業員の労働形態ごとに適切な勤怠管理を行う必要があります。たとえば、フレックスタイム制を導入している会社では、対象の従業員の勤怠管理はほかの従業員と区別して管理しなければなりません。

シフト制のアルバイトやパートの従業員がいる場合は、早番や遅番などの勤務時間帯が変動するケースも多いため、フレキシブルな管理が必要です。

タイムカードによる管理方法

ここでは、タイムカードを利用した勤怠管理の概要や利点、注意点について解説します。

概要

タイムカードによる勤怠管理は、従来多くの企業で利用されている一般的な方法です。専用の機器を使用し、カードに印字するかたちで出退勤の打刻を行います。労働時間や残業時間、休日や有休休暇などの集計は、手計算で行うケースが多く、Excelの関数機能などを用いて集計表を作成する方法が一般的です。

利点

タイムカードを利用するメリットは、誰でも簡単に使用できる操作性の高さです。操作方法がシンプルなため、機械の操作を苦手とする人でも操作の仕方を覚えられます。また、従業員が労働時間を確認したい場合でも容易に行えます。さらに、専用機器とタイムカードが必要となりますが、そこまで高価なものではなく導入費用は低めです。

注意点

タイムカードで勤怠管理を行う場合は、労働時間などの集計を手計算で行う必要があるため、手間がかかります。操作方法がシンプルである反面、従業員による不正打刻や管理者によるデータの改ざんなどが可能です。

また、労働基準法によってタイムカードは5年間の保管義務が定められているため、保管場所の確保や保管や廃棄に伴う作業やコストの負担も増えるでしょう。

勤怠管理システムによる管理方法

以下では、勤怠管理システムの概要やタイムカードとの違いなどについて解説します。

概要

勤怠管理システムは、従業員が出退勤を打刻すると勤怠データがシステム上に自動で送信される仕組みです。勤怠管理だけでなく、シフト管理や給与計算の管理が可能なうえに、一定の労働時間や残業時間のボーダーラインを超える直前や直後に、アラートを通知する機能を備えたものもあります。

タイムカードとの比較ポイント

タイムカードとの違いは、リアルタイムでの勤怠データの確認が可能になったことで、打刻漏れや不正打刻が起こりにくい点です。また、タイムカードに出退勤時間を打刻する必要がなくなるため、タイムカードの保管はもちろん、保管スペースの確保や保管期間を過ぎたタイムカードの廃棄などの作業も必要ありません

利点

勤怠管理システムを導入するメリットは、労働時間などの集計や確認作業を自動化できる点です。これにより、勤怠管理業務を効率化できます。また、給与計算システムなどの外部システムとの連携できるものを選べば、労務管理の効率化となるでしょう。さらに、法改正が行われた場合にも迅速に対応できるため、適正な勤怠管理が可能です。

注意点

勤怠管理システムは、既存のクラウドサービスなどを活用できるほか、独自のシステムを構築できます。その場合、自社にあったシステムを構築するための開発費や導入コストなどが発生します。また、多機能でも操作が複雑になるケースも多いです。

さらに、導入前後の評価を数値で示しにくく、費用対効果を説明しづらいため、経営層の理解を得られない場合も少なくありません。

入退室管理システムによる勤怠管理

勤怠管理の手段として、入退室管理システムを導入する方法もあります。以下では、概要やタイムカードとの違いなどを解説します。

概要

入退室管理システムとは、認証システムによって入退室を記録でき、これらの履歴を管理できるシステムのことです。ICカードや暗証番号のほか、顔認証や指紋認証を含む生体認証などのさまざまな種類の認証システムが用いられています。ただし、利用できる認証方法は、導入するシステムによって異なります。

入退室管理システムで利用される主な認証方法
  • ICカード
  • QRコード
  • 暗証番号
  • 顔認証
  • 指紋認証

タイムカードとの比較ポイント

タイムカードは出退勤の打刻のみを行えますが、入退室管理システムは入退室の記録を自動化でき、従業員の勤怠データをシステム上で自動集計できます。また、パソコンだけでなく、スマホやタブレットでの操作も行えるため、外出先での打刻や勤怠管理も可能です。さらに、セキュリティ対策が充実しているシステムを選べば、セキュリティ対策の強化も行えるでしょう。

利点

入退室管理システムは多彩な認証システムが用意されているものが多く、自社にあったものを利用できます。なかでも、ICカードによる認証を行えば、比較的低コストでの運用が可能です。認証システムによって部外者の侵入も防げるほか、入退室が自動で記録されるため、従業員や顧客、取引先などの重要な情報の漏えいの防止にも役立ちます。

注意点

ICカードでは従業員間の貸し借りができてしまうため、不正打刻のリスクがあります。また、カード類の紛失や盗難のリスクがあり、厳重な管理体制の整備が必要です。利用する認証システムの種類によっては、導入時のコストが高くなる場合があります。導入費用やランニングコストにおいて、予算にあった認証システムを選びましょう。

勤怠管理には「入退室管理システム 入退くん」がおすすめ

入退室管理システムとは、ICカードや暗証番号、指紋認証などの認証システムによって、オフィスなどへの出入りを管理するためのシステムのことです。「入退室管理システム 入退くん」では、QRコードやICカードによる入退室管理が可能です。ICカードを専用の端末にかざすと、顔写真と入退室時刻が自動的に記録される仕組みになっています。

複数拠点の勤怠管理にも対応できるため、会社の規模や従業員数の変動にあわせてシステムを選び直す必要がありません。

まとめ

タイムカードによる勤怠管理は手軽にできる反面、人的なミスが起こりやすく、担当者の業務の負担が増える可能性があります。そのため、勤怠管理を自動化できるシステムの導入がおすすめです。

BPS株式会社の「入退室管理システム 入退くん」は、初期費用が無料で利用できる入退室管理システムです。1人あたり月額55円で導入でき、パソコンだけでなく、スマホやタブレットでの導入も簡単に行えます。企業ごとの勤怠ルールの設定も可能なうえに、ICカードやQRコードへの置き換えもできます。

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